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Columnas de opinión

Metodologías de gestión de proyectos en TI

Por: Luis Talledo, gerente de Aplicaciones Empresariales de Deloitte

[03/10/2016] A lo largo de estos últimos años, los proyectos de tecnología han tomado mucha más relevancia e impacto en los objetivos estratégicos de las compañías. Proyectos que van desde los más simples hasta los más complejos, como la implementación de un sistema de control de horarios de entrada, o un sistema ERP para todas las áreas de la compañía. Pero, ¿qué es lo que esperan las empresas al realizar este tipo de inversiones?

Podemos encontrar muchas razones como la innovación, la estandarización de procesos, mayores eficiencias y reducción de costos, el cumplimiento normativo y tributario, la generación de competitividad, etc. Sin embargo, cualquiera que sea la motivación de las compañías para invertir en estos proyectos, muchas veces el resultado no termina siendo el esperado por la incorrecta utilización de las metodologías. Mientras más estratégica sea la metodología, mayor será su impacto positivo en la organización.

Hoy en día existen distintas metodologías tanto para la gestión de proyectos como para el desarrollo de software, algunas más tradicionales como la del PMI o PRINCE2, o el mundo de las metodologías agiles como SCRUM. Sin embargo, sea cual sea la metodología a usar, lo importante es que apoye a obtener los resultados esperados del proyecto en el tiempo y costo planificado.

Es importante, tener claro desde el principio todos los costos del proyecto. Parte importante de cumplir con las expectativas de los directivos es poder realizarlo en base al presupuesto aprobado, para ello, se debe contar con una estructura detallada de costos directos, como el software; y costos indirectos u ocultos, como los costos logísticos, personal interno, contingencias frente al riesgo, mantenimiento, hardware, etc. Esto permitirá tener un buen análisis del ROI del proyecto.

Una buena práctica que motiva las metodologías de gestión de proyectos es que existan documentos de diseño de la solución aprobados por distintos niveles de la organización, incluso antes de iniciar la construcción. Esto permite tener claridad de cuál será el alcance detallado, y lo que se podrá o no obtener de la solución. En estos procesos es importante involucrar demostraciones del producto para que la visibilidad sobre el resultado final sea más cercana al entregable final, lo que apoya también a no generar sobrecostos para el proyecto.

Otro impacto importante al utilizar metodologías de gestión de proyectos es poder gestionar los riesgos. Esto permite al comité de proyecto y a la organización tener visibilidad de los riesgos que podrían poner en peligro el cumplimiento de alguno de los objetivos del proyecto o la toma de acciones correctivas y no reactivas que terminan siendo más costosas.

Por otro lado, gestionar la calidad de los entregables del proyecto puede ayudar sustentablemente en el resultado final del mismo. Un ejemplo claro es una buena metodología de pruebas que permita identificar tempranamente errores, con el objetivo de obtener los beneficios del proyecto en el tiempo planificado.

Asimismo, otro de los principales problemas en los proyectos de TI se deriva de las expectativas del alcance y las funcionalidades esperadas por parte de los usuarios. Normalmente esto puede deberse a una falta de involucramiento de los interesados en el proceso de selección del software, o una falta de delimitación clara del alcance en documentos.

Está claro que los proyectos de TI fueron, son y serán necesarios en las organizaciones para acompañar y soportar el constante crecimiento e innovación. Por esta razón, es que cada vez es más necesario que las desviaciones sobre los objetivos planificados sean cada vez menores y las metodologías de gestión de proyectos sean requisitos para lograrlo.