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Reportajes y análisis

Aumente su productividad con estas siete aplicaciones

[15/11/2016] Cuando piensa en aplicaciones móviles, es posible que los nombres que le vengan a la mente sean Facebook (incluyendo a Messenger), YouTube y Google (Search, Play, Maps y Mail), que son todas las que se encuentran encabezando la lista Nielsen de las aplicaciones más populares.

Aunque llamen menos la atención, las aplicaciones de negocios fueron la segunda categoría de aplicaciones más descargada desde la Apple Store, de acuerdo a Statista, representando el 10,2% de todas las descargas, siguiendo a la categoría de juegos que abarca el 23,4% de las descargas.

Muchas de estas aplicaciones apuntan al trabajo remoto, la colaboración y el aumento de la productividad. Los life hackers y los autoproclamados nerds han compilado listas de "las mejores aplicaciones de productividad; hemos compilado unas cuantas aplicaciones más después de hablar con tecnófilos y con personas que actualmente trabajan en el área de TI.

Las aplicaciones de productividad populares incluyeron a todas las que fueron diseñadas para la comunicación y colaboración interna o externa.

1. Un ejemplo es Slack, una herramienta de búsqueda, archivado y mensajería para equipos de trabajo. Carrie Pendolino, vicepresidenta de marketing de Open Source Storage en Campbell, California, usa Slack diariamente para la comunicación interna y las sesiones de chat con los empleados de Open Source Storage, así como para mantener a todas las conversaciones organizadas en conjuntos de grupos.

2. Ella también usa una aplicación llamada SyncUP regularmente para sesiones de chat y llamadas de conferencias tanto internas como externas, que aparecen en texto y en correo electrónico. "Con SyncUP, me encanta el hecho de poder chatear, enviar documentos y sostener llamadas de conferencia con personas que no pertenecen a mi oficina, afirma Pendolino. "La uso con clientes, agencias y contratistas.

Pendolino combina SyncUP con Slack para lograr un máximo efecto. "Estamos construyendo un sitio web nuevo, y necesito el aporte de todos, así que instalé un SlackTask para ayudar a administrar el proyecto internamente, y después yo uso SyncUP para integrar a nuestra firma de desarrollo y creatividad con algunos miembros de nuestro equipo interno, dice ella.

Esto es mucho más fácil, señala, que rastrear el progreso mediante la revisión de viejos diálogos de correo electrónico para atar cabos. "Todos los documentos y conversaciones están a su disposición inmediata, anota. "No tengo que recordar lo que fue mencionado en las conversaciones telefónicas, mensajes de texto o correos electrónicos -toda la información está ahí de un vistazo y es fácil de analizar.

Colaboración en tiempo real

3. En Expert Exchange, una de las redes mundiales más grandes para profesionales de tecnología, Gene Richardson prefiere HipChat de Atlassian para comunicarse con equipos e individuos en cualquier lugar y en cualquier momento. Richardson, actual chief operating officer, solía ser programador y administrador de TI, con más de 20 años de experiencia práctica en tecnología para empresas grandes.

Experts Exchange también ha integrado sus procesos de construcción de software a HipChat. "Una vez que se subscribe a un grupo relevante, después podrá informarse en tiempo real cuándo el código ha sido actualizado, las persona que lo están probando, los resultados de las pruebas, y el momento en el que está entrando en producción, afirma Richardson. "Creo que una propuesta clave para las aplicaciones móviles es la habilidad de recibir notificaciones o alertas críticas en su pantalla. Esto asegura que obtenga información en tiempo real que sea importante para lo que necesite.

4. Asimismo, aproximadamente hace dos años, todos los equipos de Experts Exchange se cambiaron a la aplicación de Google Drive para negocios y ahora la usan con regularidad. "Los documentos son fáciles de cargar, con niveles apropiados de seguridad y acceso, a Google Drive, lo que nos permite retirar, actualizar y comentar desde dispositivos móviles, afirma Richardson.

Para mantener el sistema seguro, la compañía usa autentificación de dos factores, empleando la aplicación Google Authenticator como el segundo factor. "Esta sincroniza y cambia una llave de autentificación cada 60 segundos para asegurar que nadie más pueda usar sus credenciales de cuenta y le permite acceso solo al dispositivo que usted ha registrado, anota Richardson.

Organizarse

5. Aparte de las aplicaciones utilizadas para la colaboración, otra categoría popular incluye aquellas aplicaciones que le ayudan a mantenerse organizado, casi cumpliendo el rol de un segundo cerebro. Un ejemplo es Get It Done, una aplicación de administración de tareas para navegadores web y smartphones de David Allen Co.

La teoría básica "es que usted retira de su mente todas las cosas que tiene que hacer y las coloca en un sistema, señala Mitch Maiman, presidente de Intelligent Product Solutions, una compañía de diseño y desarrollo de productos en Hauppage, Nueva York. Aunque muchas personas anotan listas de tareas pendientes, recordatorios, ideas, horas de reuniones, citas, libros que desean leer -cualquier cosa- en el pedazo de papel más cercano, la aplicación Get It Done ofrece un lugar no solo para almacenar, sino para programar y rastrear estos fragmentos de información.

"Le genera libertad, afirma Maiman. "Si adopta la mentalidad de colocar todo ahí religiosamente, le permite olvidar el caos porque está en el sistema. Maiman -quien usa Get It Done diariamente, en las noches y fines de semana- prefiere esta aplicación para lista de pendientes o recordatorios, porque es más sólida y puede usarla en su navegador web o en su teléfono inteligente.

6. Asimismo, Maiman se apoya en una aplicación para tomar notas -Note Plus- para mantener un registro de su material escrito, como las notas tomadas en reuniones y proyectos. "Solía mantener un registro en un cuaderno de ingeniería, pero aun así terminaba con muchos documentos marcados, cosas en mi escritorio y fichas sueltas, afirma. "Yo no lo llevaba conmigo a todos los lugares a los que iba, y no estaba organizado -era secuencial en términos de tiempo, pero no de acuerdo a temas.

Actualmente, Maiman usa una iPad con un teclado para tomar notas en la aplicación Note Plus. "Me permite organizar mis notas por tema, indica, como reuniones con nuevos clientes, clientes actuales, personal, etcétera. Él inclusive ha encontrado un lapicero stylus que funciona bien con la aplicación, así que también puede registrar notas escritas a mano. "No recuerdo la última vez que puse algo dentro de una carpeta en mi escritorio, indica.

Inclusive cuando no puede utilizar su iPad, como cuando se encuentra conduciendo, Maiman ha encontrado una manera de registrar ideas y recordatorios, usando la aplicación Voice Note. "Uno abre la aplicación con un clic, graba lo que quiere decir, y ésta convierte el audio en textos y se los envía a su correo electrónico, señala. "Cuando llego a mi casa o a mi oficina y abro mi correo, ahí está el mansaje. Es minimalista y simple, lo que la hace elegante. Actualmente, Voice Notes está disponible solo para dispositivos Android, pero una prueba beta se encuentra en proceso para una versión para iPhone.

7. Por supuesto, el fastidio de casi todos los que intentan permanecer organizados es mantener un registro de las contraseñas. Maiman usa la aplicación eWallet de Ilium Software, que funciona como una bóveda cifrada para asegurar la información. "Si uno crea una contraseña con letras, números y signos de puntuación -y mantiene contraseñas separadas para muchas cuentas- es difícil recordarlas, señala. Con el uso de eWallet, él puede acceder con facilidad a todas las contraseñas que crea.

Con miles de aplicaciones disponibles, es posible que exista una aplicación de productividad para cualquier área de su vida profesional o personal. Con la accesibilidad de los teléfonos inteligentes y las aplicaciones móviles, pronto no habrá excusa para ser una persona desorganizada.

Mary Brandel, Network World (EE.UU.)