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Razones por las que necesita crear una política de redes sociales

[20/11/2016] Así se trate de Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat o Reddit, es muy posible que sus empleados estén pasando algo de su tiempo en al menos una de estas redes sociales durante las horas de trabajo. Pero antes de que corra hacia TI e instale filtros web en toda la compañía, existen unas pocas cosas que deben considerarse respecto a los hábitos que sus empleados tienen en las redes sociales.

"Las redes sociales son más accesibles que nunca -y no desaparecerán pronto- así que es muy buen momento para que los empleadores se integren. Si una compañía tiene una política clara respecto al uso de redes sociales en el trabajo y comunica estos parámetros efectivamente, no debería existir la necesidad de bloquear sitios, puesto que los empleados permanecerán productivos e involucrados, afirma Tisha Danehl, vicepresidenta de Ajilon Professional Staffing.

Las redes sociales ciertamente pueden tener un efecto negativo en los centros laborales: Pew Research encuestó a más de dos mil adultos estadounidenses en relación a sus hábitos en redes sociales en el trabajo, y encontró que un 56% de los encuestados dijo sentir que las redes sociales le generaban una distracción del trabajo que tenían que hacer. Sin embargo, si se manejan correctamente, las redes sociales pueden tener un lugar en el trabajo, sin interrumpir los negocios del día a día y hasta pueden aumentar el involucramiento de sus empleados.

Profesionalismo borroso

Las redes sociales juegan un rol en la cultura de su oficina. Gracias a sitios como Facebook, la línea entre amistad y profesionalismo se ha difuminado, de acuerdo a Danehl. Un estudio de redes sociales en el centro laboral de Ajilon encontró que el 51% de personas está conectada a su jefe en alguna plataforma de redes sociales, lo cual puede llevar a desajustes entre la vida laboral y personal. Ella resalta que también puede llevar a situaciones difíciles si a un empleado le molesta lo que otros están publicando, se trate de las elecciones actuales o simplemente una opinión con la que no están de acuerdo.

Y la negatividad relacionada al trabajo en redes sociales es común. El estudio de Ajilon encontró que el 24% de encuestados admitió haber escrito una publicación negativa sobre el trabajo en las redes sociales, 5% reconoció haberse quejado de su jefe y otro 5% se quejó de un cliente. Danehl resalta que estas situaciones pueden convertirse rápidamente en una pesadilla de relaciones públicas o generar confrontaciones internas cuando un empleado ventila en redes sociales temas de trabajo.

Deborah Cohn, profesora asociada y directora de enriquecimiento profesional en NYIT School of Management afirma que en su investigación ha encontrado que la cultura de las redes sociales puede generar dificultades en aquellos que desean mantener el profesionalismo en el trabajo y prefieren la privacidad.

"Puede ser estresante para las personas que quieren mantener separada su vida en casa de su vida en el trabajo. Por ejemplo, si usted publica un tuit sobre su día en la playa cuando se reportó enfermo y lo notan, lo despedirán. O si publica fotos de la boda de su hijo y sus compañeros de trabajo se preguntarán por qué no fueron invitados, afirma.

Estos trabajadores podrían sentirse presionados por otros para aceptar solicitudes de amistad y conectarse en plataformas que ellos preferirían reservar para sus vidas fuera del trabajo.

Los lineamientos para las redes sociales

Si quiere evitar la pérdida de profesionalismo en su negocio por medio de las redes sociales, tiene que crear lineamientos, indica Danehl. Las políticas para las redes sociales son consideradas como parte de la cultura de su compañía, lo que significa que deben formar parte del entrenamiento y la integración de los nuevos empleados; no asuma que ellos conocen el protocolo.

Y como empleado -si está en el mismo bote que el 16% del estudio de Ajilon que dijo no estar al tanto de la posición de sus compañías respecto a las redes sociales- pregúntele a alguien. Es preferible saber qué esperar cuando ingresa, que descubrirlo más adelante y probablemente cometer un error en las redes sociales.

Tener un lineamiento establecido también protege a su compañía si es que surge algún problema legal, afirma Paul Menes, codirector de Entretenimiento y Medios Digitales en ADLI Law Group P.C. Una buena política resaltará claramente qué se considera apropiado, y qué no, así como las consecuencias de no seguir la política; y asegúrese de hacer que cada empleado lea y firme el documento, indica.

Y las legalidades que rodean a las restricciones de redes sociales en el trabajo funcionan para ambos lados -las compañías necesitan ser conscientes de lo que pueden bloquear legalmente. "Pueden estar violando las leyes estatales o federales al hacerlo, especialmente si los negocios permiten e incentivan que los empleados hagan uso de sus dispositivos personales para usos de negocio, señala Menes.

Las leyes y regulaciones de redes sociales pueden variar de estado a estado, como señala el artículo en Law360 escrito por Arthur V. Lambert, socio de FisherPhillips. Por ejemplo, si busca el perfil de un candidato durante el proceso de contratación, podría estar sujeto a demandas por discriminación, o podría encontrar cómo algunos de sus compañeros de trabajo que se conectan a las redes sociales, pueden desencadenar problemas relacionados al acoso. Pero el artículo señala que tener el lenguaje correcto en su política le ayudará a proteger a su compañía -y a sus empleados- en caso de que algo salga mal.

El lado positivo de las redes sociales

En el trabajo se promueven los descansos -párese y camine por la oficina, estire sus piernas y agarre una taza de café. Las redes sociales también pueden verse desde esa perspectiva; Pew Research encontró que el 40% de los empleados en compañías sin restricciones, había usado las redes sociales para tomar un descanso del trabajo.

El estudio también encontró que los trabajadores fueron tan propensos a mencionar razones personales para usar redes sociales, como lo fueron para mencionar razones relacionadas al trabajo. De aquellos que dijeron que usaban las redes sociales por razones de trabajo, el 71% afirmó que le gustaba usarlas para mantenerse conectado con sus colegas, un 56% dijo que con frecuencia contactaban a expertos en su campo y un 46% dijo que las usaban para encontrar información que necesitaban para cumplir con su trabajo. Finalmente, un 56% de este grupo afirmó que el uso de redes sociales contribuía con el desempeño laboral, mientras que solo el 22% dijo sentir que las redes sociales perjudicaban su desempeño.

Los datos sugieren que, aunque las redes sociales pueden ocasionar que algunos no sean productivos, si puede crear una cultura que alienta el uso de redes sociales con fines laborales -como el networking, generación de reconocimiento de marca o encontrar y compartir información innovadora relacionada a la industria- podrá lograr que sus empleados se involucren alrededor del atractivo de las redes sociales.

"Asimismo, en el mercado laboral de hoy en día -que se enfoca en los postulantes-, las compañías tienen que mantenerse competitivas para poder atraer y retener el mejor talento. Privar a los empleados de algo que muchas compañías no solo están adoptando, sino aprovechando, puede resultar en una moral baja y en actitudes displicentes, sostiene Danehl