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Cómo elegir el servicio de almacenamiento de nube adecuado

Almacenamiento cloud

[17/12/2016] El almacenamiento de nube es una herramienta indispensable en el mundo hiperconectado de hoy. Pero a diferencia de los primeros días del almacenamiento de nube, cuando los proveedores regularmente desplegaban nuevas capacidades y rutinariamente incrementaban los límites de almacenamiento, el mercado ha madurado en términos de capacidades y normas de almacenamiento. Aquí le presentamos algunos factores claves que debería considerar antes de elegir un nuevo servicio de almacenamiento de nube.

OneSync de MetaCtrl permite a los usuarios elegir carpetas enteras para ser descargadas en sus dispositivos móviles.
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Empezar con la nube

Una de las primeras cosas que debería hacer cuando escoge entre servicios de nube es comparar las opciones de almacenamiento, las funciones y los costos. Los ofrecimientos gratuitos podrían funcionar si es que solo necesita lo básico, pero algunas de las capacidades más importantes o avanzadas están disponibles solo a través de planes de pago. Algunos servicios de nube ofrecen gratuitamente un espacio de almacenamiento bastante limitado y algunos no ofrecen ningún espacio.

Dejando de lado las capacidades y el almacenamiento, otra consideración importante es el nivel de funcionalidad disponible dentro de las aplicaciones móviles oficiales. Las versiones iOS y Android de las aplicaciones populares de servicio de nube también suelen ofrecer experiencias y funciones muy diferentes, y con frecuencia están limitadas en comparación con sus versiones para escritorio. Por ejemplo, a veces tiene que seleccionar manualmente los archivos para descargarlos a los dispositivos móviles, y usualmente no puede descargar carpetas enteras sin seleccionar individualmente los archivos dentro de ésta. Afortunadamente, algunos servicios de almacenamiento de nube también cuentan con aplicaciones externas para ayudar a administrar las carpetas al usar dispositivos móviles compatibles.

Muchos de los servicios de nube de hoy tienen problemas para mantener un registro preciso de los archivos que son modificados regularmente. Así que la capacidad de guardar múltiples copias de los archivos de distintos puntos en el tiempo, o "versioning, puede ser una función clave si planea modificar regularmente los mismos archivos. Sin embargo, no todos los servicios de nube respaldan el versioning de archivos, y la funcionalidad de los que lo hacen varía mucho. Dropbox Pro ofrece un historial de versiones ilimitado, por ejemplo, pero almacena las revisiones solo por 30 días, a no ser que pague por la opción de historial de versiones extendido premium, o cambie a Dropbox for Business. El versioning de Microsoft OneDrive funciona para archivos de Office, pero no para otros, y las versiones que guarda le restan espacio de almacenamiento.

Los usuarios pueden generar reportes detallados basados en criterios específicos con Egnyte.
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Actualmente, casi todos los ofrecimientos líderes de almacenamiento de nube mantienen los datos dentro de lugares estáticos, imponen límites en la capacidad de cambiar de nombre a las carpetas raíz, o solo sincronizan carpetas almacenadas en las carpetas raíz. Sin tener que recurrir a soluciones alternativas u operar un software de sincronización de archivo, existen servicios como SugarSync que le permiten mantener intactas sus estructuras de carpetas existentes, pero también le permiten seleccionar carpetas arbitrariamente para su sincronización.

Seguridad en la nube

La seguridad ya es una consideración crucial cuando se trata de la nube, y se volverá más importante aún conforme vayan progresando los hackers. Desafortunadamente, muchas personas simplemente no entienden la seguridad de la nube. Las declaraciones de los proveedores de nube sobre cómo usan el cifrado fuerte para los datos en tránsito y los datos en reposo contribuyen a generar erróneamente la impresión de que su información siempre está protegida.

Sin embargo, la verdadera amenaza llega por parte de hackers muy hábiles que quieren abrirse paso dentro del almacenamiento de nube, y esto se debe a que vastos pools de datos hacen que sean blancos atractivos. En esta situación, no importa si es que esas compañías cifran o no los datos, porque las llaves de descifrado asociadas serían necesariamente almacenadas por el mismo proveedor de nube y también podrían ser robadas en un ataque.

Dejando de lado a los ataques que implican a toda la plataforma, puede evitar que los hackers intenten atacarle individualmente. La autentificación de doble factor puede contribuir a la protección frente a ataques de fuerza bruta, pero aun cuando está disponible se encuentra deshabilitada de manera predeterminada. Los sistemas de autentificación de doble factor envían contraseñas de un solo uso vía mensaje de texto o mediante una aplicación que puede ser utilizada junto con su contraseña para añadir una capa de seguridad.

SpiderOak One en formato de escritorio cifra los datos antes de cargarlos para que los proveedores de almacenamiento de nube no tengan visibilidad de los datos.
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También podría elegir cifrar los datos antes de cargarlos a la nube, pero tal enfoque limitaría a muchos los beneficios del almacenamiento de nube. Servicios como SpiderOak One apuntan a facilitar ese proceso con aplicaciones de escritorio que automáticamente cifran los datos mientras éstos son cargados y los descifran cuando son descargados, con el fin de que los datos nunca estén a disposición del proveedor de nube.

El acceso a los detalles de los intentos de login recientes podría alertarle de los intentos de intrusión digital, y tales logs de acceso también pueden jugar un rol a la hora de determinar la extensión de una intrusión en los datos después de que haya sucedido.

Tomar en serio el almacenamiento de nube

Si se apoya en el almacenamiento de nube para su trabajo, posiblemente desearía explorar opciones enfocadas en el negocio. Aunque son más costosas, este tipo de servicios vienen con herramientas avanzadas que le permiten administrar múltiples productos de nube desde una sola consola administrativa, monitorear el uso en toda la organización y reforzar las configuraciones específicas como la autenticación de doble factor.

Dependiendo del proveedor, las capacidades de colaboración también podrían estar disponibles, incluyendo carpetas que pueden ser compartidas con miembros específicos del equipo, alertas para las modificaciones de los archivos y la capacidad de añadir comentarios a los archivos.

Dropbox for Business permite a los usuarios reforzar las configuraciones como la verificación de dos pasos.
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Los servicios que rastrean los cambios en un archivo por lo general también crean reportes de auditoría con logs detallados de las modificaciones del archivo y la información sobre las personas y dispositivos que acceden a ellos. Los administradores pueden suspender las cuentas de usuario cuando los empleados se van para asegurar que los archivos importantes no sean borrados, o transferir permisos a otros cuando las responsabilidades cambien.

Algunos servicios de almacenamiento de nube se integran con otros servicios y aplicaciones externos. Dropbox y Microsoft, por ejemplo, tienen un acuerdo que permite a los usuarios abrir archivos Microsoft Office desde la aplicación de Dropbox, y ellos también pueden acceder a documentos almacenados en Dropbox usando servicios de Microsoft Online.

A pesar de las creencias populares, la nube no es demasiado grande para poder fallar. Sí genera un valor genuino, pero encárguese de hacer lo que debe antes de adoptar servicios de nube. También es buena idea recordar que sincronizar sus archivos con el servicio de almacenamiento de nube no constituye el reemplazo del respaldo real de sus datos.

Paul Mah, CIO (EE.UU.)