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Reportajes y análisis

Microsoft Word vs. Google Docs:

¿Cuál funciona mejor para los negocios?

Microsoft Word vs. Google Docs

[29/12/2016] ¿Ha estado pensando en reevaluar en qué procesador de palabras se debería estandarizar su negocio? Las opciones obvias son las dos más conocidas: Microsoft Word y Google Docs. Pero ¿cuál es mejor?

Hace varios años, la respuesta a esa pregunta hubiera sido fácil: Microsoft Word por sus mejores herramientas de edición, formateo y marcado; Google Docs por su mejor colaboración. Sin embargo, ambas aplicaciones han sido actualizadas radicalmente desde ese momento. Con Office 2016, lanzado en septiembre del 2015, a Word se le dieron herramientas de colaboración en vivo; y Google ha estado añadiendo funciones sofisticadas de formateo, edición y marcado a Docs.

Para descubrir qué procesador de palabras es mejor para qué tareas, he hecho la versión tecnológica de un test de gustos. Comparé Google Docs y Microsoft Word usándolos para realizar tareas básicas del día a día, incluyendo comenzar un nuevo documento desde la plantilla, cambiar la fuente, copiar y pegar, usar plantillas, insertar gráficos, hacer investigación en línea y más.

Empecé creando un reporte típico de negocio. Luego hice un poco de formateo de texto, escogí nuevos estilos, copié y pegué el texto y realicé tareas similares. 

Después de eso, creé e inserté un gráfico, hice investigación en línea e introduje una foto de internet. Luego colaboré en el documento de dos maneras: en vivo y en línea (para que un compañero de trabajo y yo pudiéramos ver lo que el otro estaba haciendo), y usando herramientas de marcado y edición, de manera individual. 

Dado que es un mundo multiplataforma, trabajé en el mismo documento en múltiples plataformas: una PC de Windows, una Mac, una tableta de Android, una iPad y un iPhone. Usé tanto la versión en línea y la de cliente local de Word (Google Docs, por supuesto es solo basada en la web). Luego guardé el reporte en una gran variedad de formatos de archivo. 

Para mantener las cosas simples, las descripciones que siguen están basadas en la versión 2016 de Word que es parte de Microsoft Office 365, utilizado en una PC de Windows. Algunas de las características pueden aparecer de manera diferente en la Mac.

Y antes de que me olvide -hay una gran diferencia entre los dos que debería ser mencionada: el precio. Google Docs es, por supuesto, gratuito. Microsoft Word está disponible como parte de Microsoft Office, que tiene una gran variedad de iteraciones diferentes para el uso del personal o del negocio, y está también disponible como una suscripción anual o como una sola compra.

Por ejemplo, Office 365 Home cuesta 100 dólares al año y puede ser usado hasta en cinco PCs o Macs, cinco tablets y cinco teléfonos. El paquete incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access, con 1TB de almacenamiento en la nube de OneDrive. Si no le gustan las suscripciones, Office Professional 2016 ofrece las mismas aplicaciones para una sola PC por 400 dólares. También hay otros paquetes disponibles.

Y, por supuesto, hay un gran número de planes para Business que tienen derechos de licencia por asiento anuales.

Crear un reporte

La manera en la que presenta algo de manera visual puede tener tanto impacto como el contenido mismo de un reporte. Por esto, empecé a buscar una plantilla visualmente atractiva en la que basar mi reporte. Luego probé funciones como el manejo de texto y otras que su usan para escribir un reporte.

Microsoft Word: Word brilla cuando se trata de la elección de plantillas. Vaya a Archivo > Nuevo y salen inmediatamente 25 plantillas para reportes, calendarios, volantes y más.

Word sobresale cuando se trata de su elección de plantillas.
Microsoft Word vs. Google Docs

Sin embargo, solo tres de ellas eran para reportes, un número nada impresionante. Así que recurrí al repositorio en linea de las plantillas de Microsoft tipeando "reporte" en la parte superior de la hoja de plantillas y me gané la lotería: 96 plantillas diferentes con una gran variedad de diseños y estilos para distintos tipos de reporte. Podía elegir reportes anuales, reportes del estado de los empleados, reportes de las encuestas de la satisfacción del usuario y más.

Cuando le saba clic a cualquier plantilla me salían más detalles sobre ella, incluyendo su propósito y para lo que es ideal.  Todo lo que tenía que hacer era descargarla, guardarla y nombrarla, y tenía una plantilla muy bien diseñada para el reporte, lista para ser usada.

Como mencioné anteriormente, quería algo visualmente atractivo, así que escogí la que ya tenía gráficos. Me di cuenta que podía eliminar los gráficos que venían con la plantilla y reemplazarlos con los que encontré en línea. Además de un lindo diseño y buenos gráficos, la plantilla que seleccioné incluía otros extras también, incluyendo una mesa pre hecha de contenidos que incluían links a cada una de las secciones del reporte (llamadas Head 1, Head 2, etc). Cuando le cambié el nombre a cada una de estas secciones, el texto también se modificó en la tabla de contenidos automáticamente.

Decidí cambiar las fuentes y los atributos del texto. Fue muy sencillo: los escogí de la pestaña de Inicio. Fue igual de simple personalizar los estilos de párrafo, incluyendo el alineamiento, el espaciado y más. Pasó lo mismo con las listas de viñetas y numeradas. 

Los temas de Word (que se encuentran en la pestaña de Diseño) también están listos para usar. Los temas le permiten añadir colecciones pre creadas de atributos del texto y de párrafos a un documento completo, incluyendo títulos, cuerpo de texto y encabezados. Pase su mouse por cualquiera de los temas y el documento en el que está trabajando mostrará una vista preliminar de la manera en la que se vería si es que los escoge. Dele clic al tema para aplicarlo en el documento. 

Cuando se trata de copiar y pegar el texto, la función de pegado inteligente de Word puede ser su mayor potenciador de productividad. Cuando pega el texto desde otra fuente, puede elegir mantener el formato de la fuente, usar el formato en su documento actual o combinar ambos usando la opción de "Combinar formatos". Esa opción usa la mayor parte del formato del documento actual, pero retiene el importante de la fuente, como los enlaces web incorporados. 

Word tiene otra función extremadamente útil para el formato del texto: resalte el texto al que quiere cambiarle el formato, un mini menú aparecerá y le permitirá cambiar atributos como la fuente, el tamaño y el color. También puede convertir la selección en una lista numerada o de viñetas, o aplicarle estilos. 

Google Docs: Es muy sencillo crear un nuevo documento en base a una plantilla en Google Docs, pero no encontré la misma variedad y riqueza que en Microsoft Word.

Luego de iniciar sesión puede comenzar un nuevo documento haciendo clic en una plantilla blanca en la parte superior de la pantalla. Inicialmente, hay muchas plantillas para elegir. Cuando hice clic en Más encontré aproximadamente tres docenas en varias categorías, incluyendo Cartas, Educación, Trabajo y Curriculum.

Es simple crear un nuevo documento desde una plantilla en Google Docs, pero no tiene la misma cantidad y riqueza de plantillas que Microsoft Word.
Microsoft Word vs. Google Docs

La elección fue decepcionante. Mientras Microsoft Word tenía 96 plantillas para crear reportes, Google Docs tenía solo cuatro -y todas estaban en la sección de plantillas de Educación. Los diseños tienden a ser básicos, nada sofisticados y sin la presencia de tablas de contenidos interactivas, como las que Word tiene. Google Docs simplemente no puede competir con Word cuando se trata de plantillas pre hechas.

Por otro lado, es fácil usar el menú a lo largo de la parte superior de la pantalla para realizar tareas como el manejo del texto, crear viñetas y, cambiar fuentes y el tamaño de éstas. También es simple usar el menú de Insertar para añadir una gran variedad de objetos, incluyendo imágenes, enlaces, ecuaciones, líneas, caracteres especiales, encabezados, pies de página, etc.

Pero no espere nada más sofisticado que eso. Google Docs no tiene los temas incorporados de Word, no hay un mini menú para manejar el texto y cambiar el formato, y no existe la función de pegado inteligente.

Conclusión: Microsoft Word tiene una mejor selección de plantillas que Google Docs y son mucho más sofisticadas. Word también tiene mejores herramientas para cambiar el formato del texto y los estilos del documento. Si le interesa la manera en la que un documento se ve, Word es la mejor opción. Google Docs, en la mayoría de los casos, crea documentos de apariencia sencilla y carece de todas las herramientas básicas y necesarias para decorar el texto o insertarlo. 

Insertar un gráfico

¿Qué es un reporte sin un gráfico? Algo muy aburrido y poco informativo. Por eso probé qué tan fácil o difícil era crear o insertar un gráfico en un reporte de negocios.

Microsoft Word: Word hace que crear un gráfico sea muy simple. Lo que hay que hacer es ir a Insertar > Gráfico y seleccionar el tipo de gráfico que quiero crear. Fui capaz de elegir casi cualquier tipo de gráfico -además de los básicos, como el de barras, el de líneas, el pastel y el histograma; encontré otros un poco más esotéricos, como el de cascada, y el diagrama de cajas.

Cuando crea un gráfico de Word, una mini hoja de cálculo le permite ingresar datos.
Microsoft Word vs. Google Docs

Dependiendo del tipo de gráfico, podría obtener más que una posibilidad. Por ejemplo, puede elegir entre cinco diferentes tipos de gráficos de pastel, cuatro tipos de gráficos de valores y seis tipos de gráficos de líneas. Yo soy fan de los gráficos de pastel en 3D y esos fueron los que usé para el reporte. 

Cuando inserté el gráfico, apareció un tipo de mini hoja de cálculo en la que se pueden poner los datos. Cuando terminé, le di clic al gráfico para hacer que la hoja de cálculo desaparezca y no esté visible en el documento. Para editar los datos nuevamente le di clic al gráfico, y del menú que apareció seleccioné Editar datos > Editar datos

Se requiere de muy poco trabajo para cambie el diseño y el estilo de los gráficos, o hacer otro tipo de ediciones -por ejemplo, decidir qué elementos incluir o excluir. Cuando le da clic al gráfico aparece un conjunto de cuatro íconos a la mano derecha de éste. Uno le permite cambiar la forma en la que se presenta el gráfico en el texto para que pueda personalizar la manera en la que el texto se envolverá alrededor de él. El segundo le permite seleccionar qué elementos del gráfico incluir -el título del gráfico, las etiquetas de los datos y las leyendas. El tercero le permite cambiar los colores y el estilo del gráfico -por ejemplo, si es que el gráfico de pastel debería ser 3D, si debería tener piezas cortadas y más. Por último, el cuarto se encarga de los valores del gráfico que deberían ser mostrados. 

Puede hacerle clic derecho al gráfico para ver más opciones, tales como añadir nuevas etiquetas de datos o cambiar el tipo de gráfico. 

Google Docs: Así como con Word, es sencillo insertar un gráfico en Google Docs: Insertar > Gráfico y elige el tipo de gráfico que quiere (barras, bastones, pastel); uno básico de ese tipo -con datos simples- será luego insertado en el documento. Después inserte sus propios datos haciendo clic en el ícono "Abrir en Hojas", que abre un nuevo navegador con los datos y gráfico de muestra en una Hoja de Google (la aplicación de hoja de cálculo de Google). Vuelva a su documento original, donde encontrará un nuevo botón de Actualizar. Dele clic y cualquier cambio que hizo en el documento se verá reflejado en el gráfico de Docs.

Me di cuenta que tener que cambiar de pestañas de navegador y hacerle clic a un botón de actualizar era un método menos elegante que el de Word, donde todo se hace dentro del documento. También es problemático que para editar el titulo del gráfico o la leyenda, tenga que ir a la pestaña de hoja de cálculo -no puede hacerlo dentro del gráfico. 

Es muy sencillo insertar un gráfico en Google Docs.
Microsoft Word vs. Google Docs

Cuando crea un gráfico en Google Docs tiene la opción de escoger solamente entre algunos gráficos de barras, columnas, bastones o de pastel. Pero si lo edita en una pestaña de hoja de calculo separada obtiene una selección más grande, incluyendo un histograma, un gráfico de área, gráfico de área escalonado, etc. Nuevamente, si quiere ver cómo se ve ese nuevo tipo de gráfico en su reporte, tendrá que ir a la pestaña de reporte y darle clic a actualizar. Para mí, todo esto es innecesariamente confuso. 

En cuanto a los diferentes estilos de los tipos de gráficos, si quiere crear un gráfico de pastel en 3D puede hacerlo. Solo obtiene un diseño para cada tipo de gráfico: Bland, vanilla y -no hay otra manera de decirlo- aburrido. 

Dicho esto, hay algunas cosas buenas sobre la manera en que Docs maneja los gráficos. Ajustar el texto alrededor de un gráfico es muy sencillo: haga clic en el gráfico y elija la opción Ajustar texto del menú que aparece en la parte inferior del gráfico. Si ya creó un gráfico en Google Sheets, es fácil insertarlo en su Documento. Seleccione Insertar > Gráfico > De Sheets y será capaz de navegar a la Google Sheet en el que quiere insertar el gráfico y luego hacerlo. 

Conclusión: Microsoft Word es un claro ganador en este aspecto. Hay una selección más grande de estilos de gráficos, es más fácil hacer que se vean bien y es menos raro insertar datos que en Google Docs.

Fotos y búsqueda en línea 

Decidí arreglar mi informe con fotos y fuentes en línea -sin dejar Word o Google Docs. También probé qué tan fácil o difícil es hacer investigación en línea desde cada aplicación.

Microsoft Word: Word hace un muy buen trabajo permitiéndole hacer búsquedas y encontrar imágenes en línea sin tener que ir a su navegador -las herramientas para hacerlo están en Word. 

Quería encontrar una foto de una planta de acero para el informe. Fui a la pestaña de Insertar y le di clic a Fotos En Línea. (Nota: no hay un equivalente para esto en la versión de Mac). Como respuesta, aparece una caja que me permite hacer una búsqueda de imágenes de Bing (puede expandir la búsqueda a Facebook y Flickr). Vi docenas de imágenes, todas cubiertas por una licencia Common Creative que permite que sean usadas de manera legal y sin pagar regalías. (No vi manera alguna de revisar la licencia individual para cada foto. Pude expandir la búsqueda para encontrar todos los resultados, incluso aquellos no cubiertos por Creative Commons, pero prefiero seguir las reglas). 

Word le permite buscar en Wikipedia directamente desde Word usando un complemento instalado desde el Office Store.
Microsoft Word vs. Google Docs

Par insertar la foto, solamente tuve que darle clic. Esto hizo que aparezca una pestaña que da acceso a unas buenas herramientas de edición de fotos de Word, incluyendo nitidez, suavizado, cambio de contraste, edición de colores, adición de efectos, determinar cómo es que el texto se organiza alrededor de la imagen y más. 

Word ofrece varias herramientas útiles para la búsqueda online, incluyendo la capacidad de buscar en Wikipedia directamente desde Word, usando un complemento instalado desde el Office Store. Solo dele clic a Wikipedia en la pestaña de Insertar e instale el complemento. Luego, todo lo que necesita hacer en darle clic a Insertar > Wikipedia y escriba su término de búsqueda en la caja que aparece en el panel de la derecha. 

Otra herramienta es mucho más útil: Smart Lookup. Resalte el texto que desearía buscar en su documento, dele clic derecho y seleccione Smart Lookup en el menú que aparece. A la derecha aparece un panel con los resultados de búsqueda de Wikipedia, y la búsqueda de imágenes de Bing y de la web. 

Lo que falta es la capacidad de hacer una búsqueda sobre cualquier tema y usando las palabras que uno quiera, no solo sobre aquello que aparece en su documento. Por ejemplo, si quiere buscar sobre la producción anual de acero en los Estados Unidos en el 2015 y no tiene esas precisas palabras en su documento, tendrá que ir al buscador web para realizar la búsqueda.

Google Docs: No es una gran sorpresa: el motor de búsqueda más grande de todo el planeta le permite buscar imágenes e investigar desde su Google Docs, y hace un muy buen trabajo.

Dele clic al pequeño ícono de estrella de cuatro lados en la parte inferior derecha de la pantalla y un panel titulado Explorar aparecerá en la parte derecha de la pantalla. Este tiene una caja de búsqueda en la parte superior con sugerencias de información e imágenes que podría querer incluir en su documento, con base en el contenido de éste. Estas sugerencias se dividen en tres secciones: Temas, Imágenes y Búsqueda Relacionada.

Probé personalmente la función usando un informe titulado "Pain in the Rust Belt". Primero busqué en la sección de Temas, la cual vino con una mezcla de sugerencias. Mencioné el Rust Belt muchas veces en el informe, al igual que las plantas de acero y la industria automotriz, y los temas que escogió fueron Sun Belt, General Motors y un documental titulado "Red White and Blueprints: A Rust Belt Documentary". Dele clic a alguno de los temas de la lista para hacer una búsqueda en la web. 

El motor más grande de búsqueda del planeta le permite buscar imágenes e investigar desde Google Docs, y hace un muy buen trabajo.
Microsoft Word vs. Google Docs

Las imágenes tuvieron resultados mezclados también. Incluyeron una foto de una fábrica abandonada y un mapa que mostraba la Rust Belt. Pero también incluían un gráfico del cuerpo humano titulado "Codificación de Órtesis". (Eso se debe probablemente al título "Pain in the Rust Belt")

Todo fue mucho mejor con la sección de Búsquedas Relacionadas. Se incluyeron tres artículos -dos sobre el Rust Belt y uno sobre Youngstown, Ohio, ubicado en el Rust Belt.

Así que en vez de depender de Google para adivinar lo que estaba buscando, decidí usar la herramienta para realizar una búsqueda. Cuando busqué la frase "planta de acero", los resultados aparecieron en la parte derecha de la pantalla bajo tres pestañas separadas: We, Imágenes y Drive. Cada resultado mostraba el título de la página encontrada, su URL y una descripción. 

En su mayoría los resultados fueron relevantes. (La excepción fue un solo caso particular, el resultado principal de la búsqueda, un sitio web cuya descripción decía lo siguiente: "Planta de acero es sobre lo colorido, bizarro y extremo. Regalos inteligentes de la calle cubiertos con graffiti y llenos de hierba. Pruébelo y páselo").

La pestaña de Imágenes estaba más en el blanco -nada de hierba, solo fotos de verdaderas plantas de acero. Encontré muchas más imágenes que cuando usé Word -navegué a través de ellas y nunca llegué al final. 

Para revisar el estado de copyright de cualquiera de las fotos, coloque su mouse encima de esta y dele clic al pequeño ícono de búsqueda que aparece. Verá una versión más grande de la foto y una descripción general de su estado de copyright: "la imagen puede ser utilizada comercialmente con modificación". Para insertar una foto, ponga su cursor en el lugar en el que quiere colocar la imagen y luego dele clic a la foto. Debajo de ésta estará el URL del sitio web de donde es la foto. Puede dejarlo ahí o eliminarlo si quiere. 

En lo que respecta a la pestaña de Drive, hace una búsqueda en Google Drive para el término de búsqueda.

Google Docs tiene una herramienta de búsqueda más útil. Dele clic derecho a cualquier palabra en un documento, y puede obtener una definición o hacer otra búsqueda de la palabra. 

Conclusión: Google Docs destruye a Word en este aspecto, porque encuentra más imágenes online y hace que sea más fácil descubrir el copyright exacto de las imágenes. Asimismo, le permite buscar cualquier cosa en la web, no solo palabras que están dentro del documento.

Colaboración en vivo

Mi redacción de informes estaba en pleno apogeo, pero necesitaba averiguar qué tan bien Word y Google Docs me permitían trabajar simultáneamente en el mismo documento con otros. La colaboración online permite que muchas personas editen el documento, ver las ediciones que otras personas hacen y chatear con ellos mientras hacen el trabajo. Para los grupos, es una gran manera de terminar el trabajo rápido y juntos. 

Microsoft Word: Microsoft Office, incluyendo Word, siempre ha estado atrás de Google Docs cuando se trata de colaboración en vivo. Todavía sigue atrás. Hacer una conexión en vivo con alguien más es un proceso raro y a veces feo. 

Digamos que está trabajando en un documento de Word y quiere colaborar con alguien más. Dele clic al botón de Compartir en la esquina superior derecha de la pantalla y aparecerá un panel de Compartir. Luego, tipee un nombre en la caja de "Invitar personas" y Word busca en su lista de contactos. Si la persona no está en su lista de contactos, puede tipear su correo electrónico y puede añadir a mucha gente de esta manera. 

Colaborar en un documento de Word puede ser un proceso complicado.
Microsoft Word vs. Google Docs

Debajo del nombre elija si es que quiere que la persona sea capaz de editar el documento o solo verlo mientras trabaja en él. Escriba un mensaje (si quiere) y haga clic en Compartir

Word se encargará de mandar un correo electrónico a la gente con la que quiere colaborar. Luego ellos tienen que hacerle clic a un botón con un nombre extraño debajo del nombre del archivo, "Ver en OneDrive", para que sean enviados a ver la versión online de Word. Sin embargo, todavía no pueden colaborar. Primero, tienen que darle clic a Editar Documento y, de la pantalla que aparece, elija editar ya sea en el Word de cliente o en su versión en línea. Solo a partir de ese momento será capaz de hacer cambios y ver los cambios que ha hecho. 

Eso y es lo suficientemente malo, pero hay todavía otro problema: Puede colaborar en vivo solo si ha guardado el documento en OneDrive. Si trata de colaborar en un documento que no está en OneDrive y hace clic en Compartir, obtendrá un mensaje diciendo que primero tiene que guardar el documento en una ubicación online. Por "ubicación online", Microsoft se refiere a OneDrive -si guarda el documento en Google Drive o alguna otra ubicación online le llegará el mismo mensaje. 

Una vez que varias personas estén trabajando, podrá ver los cambios que otros están haciendo en tiempo real -cuando un usuario añade texto o edita el documento verá un cursor de color indicando su presencia (a cada persona se le asigna un color diferente). Coloque su mouse sobre el cursor y verá el nombre de la persona. En las pruebas que realicé, no hubo demora entre la edición que hizo un usuario y el momento en que se mostraron en el documento de otra persona. Realmente es en tiempo real. 

Si usted es la persona que comenzó la sesión compartida, verá una lista de cada persona editando el documento en el panel de Compartir. Dele clic al ícono de la persona y verá otras formas de contactarlo, incluyendo el correo electrónico, video y Skype. 

Si usa Office 365 Business Premium u Office 365 Business y está en una red corporativa, obtiene muchas más funciones de colaboración. Obtiene acceso directo a su lista de contactos empresarial en el panel de Compartir, haciendo que sea más fácil encontrar co-trabajadores y compartir con ellos. Si le da clic al ícono de cualquiera que esté trabajando en el documento, aparecerá una pantalla con las maneras en las que puede contactarlos incluyendo vía Skype for Business, llamada telefónica, video o correo electrónico.

Google Docs: Google Docs brilla cuando se trata de colaboración en vivo. A diferencia de Microsoft Word, no hay nada raro ni informal en el proceso de compartir en vivo, no hay confusiones sobre qué hacer y cómo hacerlo. Es tan natural como crear un documento.

Para colaborar en vivo con otros, dele clic al botón de Compartir en la parte superior derecha de la pantalla y luego tipee la dirección de correo electrónico de la gente con la que quiere compartir. A medida que tipea, Google Docs revisa su lista de contactos de Gmail. Sin embargo, puede escribir el correo electrónico de cualquier persona con la que le gustaría compartir, ya sea que esté en su lista o no.

Google Docs realmente sobresale cuando se trata de colaboración en vivo.
Microsoft Word vs. Google Docs

Puede elegir quiénes editan el documento, solo comentan o solo lo ven. Escriba en un mensaje opcional y se enviará un correo electrónico a sus colaboradores. 

Una vez que sus colaboradores reciban el correo, solo necesitan darle clic a Abrir en Docs para abrir el archivo. Todos los invitados pueden trabajar en el documento de manera simultánea. Así como en Word, todo el mundo está identificado con un cursor de colores y puede ver lo que están haciendo en tiempo real. Coloque su mouse sobre el cursor de alguien para ver su nombre. 

Dele clic al ícono de chat en la parte superior derecha de la pantalla, y podrá chatear con todos los que están trabajando en el documento. Encontré que el chateo en vivo mientras se trabaja, simultáneamente en el documento, hizo que la colaboración fuera más efectiva -la gente puede decidir quién trabaja en qué secciones del documento, por ejemplo, o discutir las ediciones mientras son realizadas.

También puede gestionar la colaboración de la gente y los derechos de edición después de haberlos establecido. Dele clic al botón de Compartir, luego haga clic en Avanzado y verá una lista de todos los que tienen acceso al documento. Puede cambiar los derechos de acceso (de editar a solo leer, por ejemplo) y encargarse de los ajustes globales del acceso al documento. Esto se hace eligiendo si es que alguien con derechos de edición también puede añadir nuevos colaboradores, y si a los que solo comentan y ven se les debería permitir descargar, imprimir o copiar el documento.

Conclusión: Google Docs es, de lejos, superior a Word en la colaboración en vivo. Las funciones de colaboración han sido construidas directamente en su interfaz y no parecen ideas posteriores, como con Word. Con Google Docs es muy simple invitar a la gente a colaborar, establecer sus derechos de colaboración y chatear con ellos mientras trabajan juntos. 

Hacerles seguimiento a los cambios en un documento

Nada es perfecto la primera vez -y a la mayoría de empresas les gusta hacerle seguimiento a los cambios que son realizado, usando las llamadas funciones de revisión. Probé, personalmente, la funcionalidad de revisión -marcado, comentarios, etc.- de Word y Google Docs. 

Microsoft Word: Las funciones extensivas de Microsoft Word han sido consideradas los estándares dorados por años -y con muy buenas razones. Para comenzar, Revisión tiene su propia pestaña. 

Para poner un documento en el modo de marcado, tiene que seleccionar Revisión > Seguimiento a los Cambios. En ese punto, cada edición que alguien le hace al documento será visible, con los borrados marcados como tachados, las adiciones en color y los comentarios en un panel a la derecha de la pantalla. Cada edición tiene el nombre de la persona que la hizo. También puede optar por tener varias ediciones etiquetadas en la parte derecha del documento en lugar de tenerlas en el texto.

Las varias funciones de revisión de Microsoft Word han sido consideradas los estándares dorados por años -y con muy buena razón.
Microsoft Word vs. Google Docs

Al repasar las ediciones de otras personas, puede elegir ver todos los cambios, algunos cambios (por ejemplo, puede decidir no ver los cambios de formato) o ninguno. Asimismo, puede, fácilmente, aceptar o rechazar cambios individuales dándole clic derecho al cambio; también hay un ícono en la cinta que le permite recorrer todos los cambios -o puede decidir simplemente aceptarlos o rechazarlos todos de una. Incluso si nunca ha usado el marcado antes le resultará muy fácil.

Una de las mejores características es que haciéndole clic derecho a un comentario, puede responderlo directamente dentro de él (creando un hilo de comentarios) o marcarlo como Hecho. El comentario seguirá existiendo, por lo que podrá revisarlo nuevamente si quiere, pero estará en gris para que sepa que no necesita prestarle atención.

Encontré el modo de Marcado Simple particularmente útil. Cuando prenda el Marcado Simple verá una línea vertical en el margen donde todas las revisiones fueron hechas, pero no verá en marcado mismo. Eso hace que sea fácil leer un documento revisado -sabrá dónde se han producido las ediciones sin tener que ver todos los marcados. Para ver las ediciones dele clic a la línea. 

Al compartir mi documento para editarlo encontré una función subutilizada especialmente útil -el grupo de Protección en la pestaña de Revisión. Esta función le permite controlar el tipo de edición que otras personas pueden realizar en el documento -por ejemplo, si es que hay una sección que no quiere que nadie toque o ciertas funciones de marcado que quiere que permanezcan apagadas. 

Seleccione un área del documento y seleccione Bloquear Autores. De esa manera, nadie excepto el creador del documento, podrá realizar ediciones hasta que la función sea apagada. Con la función de Restringir Edición también puede hacer que un documento sea solo de lectura o solamente permitir ciertos tipos de ediciones -por ejemplo, permitir documentos, pero no ediciones; o ediciones, pero no comentarios, etc.

Si está en una red corporativa, también podrá configurarlo para cada usuario -una función sumamente útil que Microsoft debería poner a disposición de los usuarios individuales, no solo de los corporativos.

Google Docs: Sorpresa: las funciones de edición y marcado de Google Docs son excelentes y retan a Word.

Para usar el marcado ponga el documento en el modo Suggesting haciéndole clic al botón de Editar en la parte superior derecha de pa pantalla y seleccione Suggesting. Así se les hace seguimiento a las ediciones -a cada usuario se le asigna un color, por lo que todas las borradas (mostradas como tachados), las adiciones y los comentarios son de ese color.

Las ediciones no solo se muestran en línea, sino también en el lado derecho de la pantalla, haciendo que sea mucho más fácil ver qué ediciones han sido realizadas. (En Word, las ediciones son mostradas o en línea o en la parte derecha de la pantalla, pero no en ambas). Los comentarios son mostrados solamente a la derecha. Para aceptar un comentario dele clic al check y para rechazarlo, a la X. También puede comentar en la edición individual -de esa manera puede tener conversaciones en curso sobre las ediciones hasta que sean resueltas.

Puede compartir un documento para la edición de la misma manera en la que lo comparte para la colaboración -haciéndole clic al botón de Compartir en la parte superior derecha de la pantalla y luego escribiendo los correos electrónicos de la gente con la que quiere compartir el documento. 

Las funciones de edición y marcado de Google Docs son excelentes y le hacen la competencia a las de Word.
Microsoft Word vs. Google Docs

Todo esto es bueno, pero a Google Docs le falta algunas de las finas y muy bien hechas funciones que ofrece Word. Por ejemplo, a pesar de que puede darle a otros usuarios acceso para editar o para leer, no se puede poner más sofisticado que eso -no puede bloquear partes del documento, como si puede hacer con Word.

Una función muy útil es una escondida que le permite regresar a una versión previa del documento. Seleccione Archivo > Ver historia de revisión, y aparecerá un panel en la parte derecha de la pantalla que muestra cada vez que usted u otros trabajaron en el documento. Haga clic en cualquier instancia de la lista y verá las ediciones realizadas durante esa sesión, así como los nombres de las personas que lo editaron. Si prefiere esa versión y no la actual, haga clic en Restaurar esta versión y regresará a ella. Asimismo, puede deshacer la reversión yendo a su historia de revisión y restaurándola desde ahí. 

Conclusión: Google Docs ha hecho mucho para alcanzar a las funciones de edición y marcado de Google -pero todavía no lo ha logrado. A pesar de que la función del historial de revisión es muy útil, a Docs todavía le faltan algunos de los finos controles que ofrece Word. Pero si no necesita esa cantidad de control sobre la edición, los dos son igual de buenos.

Trabajar en diferentes plataformas

Vivimos en un mundo multi plataforma, en el cual la gente tiene varios dispositivos en los que trabajan, incluyendo PCs de Windows, Macs, tabletas y smartphones. Probé trabajar en un informe en Microsoft Word y Google Docs en varios dispositivos, incluyendo una iPad y una tableta de Android.

Microsoft Word: Hubo una época en la que Microsoft ignoraba la versión Office de Mac, dejándola languidecer mientras invertía mucho tiempo desarrollando la versión de Windows. También había muy poco entusiasmo por desarrollar Office para los dispositivos móviles que no eras de Windows -probablemente con la esperanza de darle un impulso al Windows Phone y la su tableta Surface.

Esos días ya pasaron. Microsoft ha ampliado Office considerablemente para Mac y ofrece versiones completas de Office para teléfonos y tabletas de iOS y Android.

La versión de Mac, Office 2016 para Mac, se ve y trabaja de manera muy similar a la versión de Windows. Tienen la misma interfaz enfocada en la cinta, con las mismas pestañas (menos la de Archivo -esas funciones están disponibles a través de las combinaciones del teclado o haciendo clic en el ícono de archivo justo arriba de la cinta en la parte izquierda de la pantalla). 

La versión de Word de iPad tiene un diseño que imita las versiones de Windows y Mac.
Microsoft Word vs. Google Docs

Debido a las similitudes, me podía mover sin dificultad entre las versiones de Mac y Windows mientras trabajaba en el informe. La manipulación del texto y los párrafos, la inserción de fotos, el cambio del diseño y los estilos, la colaboración en vivo, los comentarios y las ediciones, y la visualización de los comentarios y las ediciones de otros, funcionaban exactamente igual. Sin embargo, los menús y la cinta son un poco diferentes, por lo que tendrá que acostumbrarse a una interfaz diferente en cada uno. 

También probé las versiones de Word para iPhone e iPad. Ambas aplicaciones son ejemplares -especialmente la de iPad. Su diseño imita las versiones de Windows y Mac con seis pestañas a lo largo de la parte superior: Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño, Revisar y Vista. Las funciones en cada una de las pestañas son equivalentes a aquellas en el Windows de las PCs y Macs, aunque no todas están disponibles. La pestaña de Inicio, por ejemplo, tiene íconos para el manejo del texto, incluyendo el de crear viñetas y listas, y cambiar las fuentes y los atributos de ésta; sin embargo, carece de funciones más avanzadas como los estilos de párrafos.

Ver el documento en una tableta es igual que verlo en una Mac o computadora Windows, ya que mantiene las mismas fuentes, diseños, gráficos y más. Asimismo, le permite ver todas las ediciones, comentarios y marcados; y puede colaborar en un documento de la misma manera que lo hace en una Mac o en una computadora Windows. 

La versión de iPhone no tiene el mismo conjunto de variadas funciones como la versión de la iPad, dado el tamaño pequeño de la pantalla y el teclado virtual del teléfono, por lo que no tiene la misma profundidad de edición de texto y otras características. Sin embargo, hace un muy buen trabajo acomodándose al factor de forma del iPhone. Los íconos a lo largo de la parte superior de la pantalla le dan al usuario un acceso rápido al cambiado de fuentes y atributos, a la búsqueda y al guardado. También hay un ícono para cambiar a una vista móvil que encaje su documento en la pantalla. Asimismo, puede ver el marcado y las ediciones que otros han hecho, marcarlos usted mismo, hacer cambios y más. La colaboración también funciona. 

Es algo confuso que el equivalente de pestañas esté escondido en otras versiones de Office. Para llegar a ellas en el iPhone tiene que darle clic al ícono de manejo de fuentes en la parte superior de su pantalla, y luego seleccionar el ítem de la mano superior izquierda llamado Inicio

Aunque todas las versiones móviles le permiten leer y editar los archivos de Office, no siempre tiene acceso a todas las funciones -como a la de hacerle seguimiento a los cambios- a menos de que se suscriba a Office 365.

Finalmente, probé la versión de Word en la tableta de Android, que se ve y funciona como la versión de iPad, pero con una función adicional -además de las pestañas de Inicio, Insertar, Dibujar, Diseño, Revisión y Vista en la cinta, tiene una de Archivo también, similar a la de la versión de PC. Así como con la versión de PC, puede abrir y crear archivos desde ahí. También puede ver el historial de versiones del archivo en el que está trabajando (función que no está disponible en la versión para PC), imprimir, compartir un archivo y cambiar los ajustes de Word. Sin embargo, no puede exportar el archivo a un formato diferente o gestionar su cuenta de Office como en la versión de PC.

Aparte de eso, la versión de Android en tableta es básicamente la misma que la del iPad. Así como con esa versión, no tiene acceso a todas las funciones tales como hacerles seguimiento a los cambios, a menos que se suscriba al Office 365.

Google Docs: Google Docs está basado en la web, por lo que trabajar en Mac no es diferente a trabajar en la PC de Windows. Sin embargo, hay aplicaciones de Google Docs para Android y Tablets de iOS. Probé las versiones de iOS y Android de esas aplicaciones leyendo un informe y trabajando en él.

Las versiones de tableta y de celular de Google Docs para iOS son idénticas y ambas muestran el reporte de manera precisa, incluyendo gráficos y diseños. La única diferencia es que el texto grande, como el que va en la carátula del informe, a veces es mostrado en tres líneas y no en dos.

Al principio, encontré un poco confusa a la aplicación de iOS -incluso para algo tan simple como añadir texto, que a veces funciona y a veces no, dependiendo en qué parte del documento está. Cuando está en la primera página del documento, aparece un ícono de Editar en la parte inferior derecha de la pantalla. Dele clic, el teclado aparecerá y se encontrará en el modo de Edición. Luego, podrá añadir texto y editar el documento. En la parte superior de la pantalla encontrará íconos para tareas comunes de manejo del texto, tales como hacer que este sea más grande y pequeño, ponerlo en negrita o cursiva, y más.

La versión de Docs de iOS puede ser, en principio, confusa.
Microsoft Word vs. Google Docs

Pero si no se encuentra en la primera página del documento -y no ha comenzado a editarlo- no hay ícono de Edición. Sin embargo, puede dar doble clic en cualquier parte de la pantalla para ponerse en modo Edición.

Para acceder a las funciones de la aplicación tiene que utilizar un menú que obtiene dándole clic a los tres botones verticales en la parte superior derecha de la pantalla. Éste le da las opciones de encontrar y reemplazar, poner el documento en forma de esquema, hacer una vista preliminar y compartir el documento con otros.

Fui capaz de usar la aplicación para colaborar en tiempo real, así como con la versión web. Sin embargo, tiene una deficiencia al momento de trabajar con otros: no puede hacerle seguimiento a los cambios que se le hacen al documento o ver las ediciones y comentarios que otra gente hace, a menos que el archivo esté en el formato de Word .DOCX. En ese caso, puede darle clic al botón de menú y seleccionar "Hacerles seguimiento a los cambios". Esta es una decisión rara por parte de Google, dado que Word es el mayor competidor de Google Docs.

La versión de la tableta de Android es casi idéntica a la de la iPad. Encontré diferencias muy sutiles. Por ejemplo, la versión de la iPad tiene una función de Vista Preliminar, que no la tiene Android; y esta última tiene Revisión de Ortografía, función que no la tiene la versión de iPad. 

Conclusión: El diseño y las funciones de Word son las más parecidas a lo largo de todas las plataformas --la versión de la tableta y del celular son muy parecidas a las versiones de los clientes de Windows y Mac. En cambio, la versión web de Google Docs es y se siente diferente que las versiones de tableta y celular, así que necesitará acostumbrarse a dos interfaces diferentes.

Trabajar en la web

Microsoft Word es un cliente que vive en una PC de Windows o Mac, y no una aplicación basada en la web como Google Docs. Pero también hay una versión gratuita de Word para que pueda trabajar con documentos de Word en línea sin tener que instalarlo. Lo probé para ver si podía competir con Google como un recurso basado en la web sin costo. 

Microsoft Word: La versión web de Word me pareció buena para editar en un momento de apuro. Se parece mucho a la versión de Windows, con una cinta en la parte superior que tiene las pestañas de Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de Página, Revisión y Vista. 

Desafortunadamente, es muy inferior a la versión "real" de Windows, y no tiene la misma profundidad de funciones. Por ejemplo, la pestaña de Diseño de Página tiene solo las herramientas más rudimentarias para márgenes, orientación, tamaño, espaciado y sangrado. También carece de funciones para justificación del texto y otras más avanzadas. 

La versión web de Word es buena para editar un poco, pero no tiene todas las funciones de la versión "real".
Microsoft Word vs. Google Docs

No necesité combinar correspondencia o herramientas de referencia como notas de pie de página, pero si las necesita estará en problemas, porque no hay pestañas de Referencias y Mailings en la versión web. 

También carece de habilidades de marcado -puede hacer comentarios y compartirlos, pero no puede crear marcados de edición. Tampoco puede aceptar o rechazar marcados que otros han hecho. 

Otra desventaja es que no puede editar o crear archivos .RTF en la versión online de Word, pero si puede manejar los archivos .DOCX, .DOC, .DOTX .DOCM, .DOTM, .DOT, .ODT, y .PDF. Asimismo, solo puede abrir documentos almacenados en OneDrive o Dropbox, hecho que algunas personas considerarán fastidioso. 

Conclusión: La versión de Word basada en la web ni siquiera se acerca al hecho de tener un conjunto completo de funciones de Google Docs. Sus herramientas rudimentarias de formato; su falta de herramientas avanzadas, tales como la justificación del texto; y su falta de herramientas de marcado significa que, si usted está buscando un procesador de palabras basado en la web, Google Docs es lo mejor.

Manejo de formatos de archivo

Los formatos de archivo de Word .DOC y .DOCX siguen siendo los estándares para los archivos de procesamiento de palabras. Pero no son los estándares a los que todo el mundo se adhiere. 

En el mundo actual, es importante ser capaz de manejar la más amplia variedad posible de formatos. Por eso probé qué formatos podían manejar tanto Microsoft Word como Google Docs. 

Microsoft Word: Además de sus formatos nativos, Word maneja una gran variedad de otros formatos. Puede guardar su documento usando .PDF, .RTF, .HTML, y formatos relacionados con .HTML tales como XML y el formato de documento abierto .ODT. 

Cuando guarda el documento en otro formato, también quiere conservar sus atributos -tales como justificar el texto alrededor de la foto. Cuando guardé el informe en .RTF, .PDF, y .ODT, Word funcionó muy bien. Los gráficos y la justificación del texto mostradas tal y como se ven en el informe original. 

Google Docs: Google maneja muy bien una gran variedad de formatos, incluyendo .DOCX, .RTF, y .PDF. Sin embargo, no guarda .DOC. Por otro lado, ofrece algunos trucos que Word no tiene, como guardar un documento en formato ePUB, un estándar abierto que permite que los documentos sean leídos en teléfonos, tabletas y lectoras electrónicas. 

Docs tiene otro truco más: puede publicar un documento como una página web. Mientras Word le permite guardar archivos en formatos HTML listos para publicar, Docs va más allá y hace la creación de la página en la web, y le da un link para que la pueda compartir con otros. 

Google Docs también hace un buen trabajo al momento de importar archivos desde formatos .DOC o .DOCX. Yo subí unos archivos .DOC y .DOCX a mi Google Drive y fui capaz de editarlos en Docs, con el mismo formato y diseño.

Conclusión: Tanto Microsoft Word como Google Docs hacen un excelente trabajo manejando una gran variedad de formatos de archivo. Para publicar en la web y en un formato de libro electrónico, va a querer usar Docs.

Conclusiones

Entonces ¿cuál de estos dos conocidos procesadores de palabras es mejor para crear informes y documentos similares? Como siempre, todo depende de sus necesidades. 

Si está buscando la mejor selección de plantillas, las mejores herramientas, la mejor variedad cuando se trata de crear gráficos y las mejores capacidades de manejo de texto y diseño, no hay duda alguna de que Word es el ganador. 

Cuando se trata de trabajar con otros, Google Docs lleva un poco de ventaja. Las funciones de marcado y de comentar de Word son mejores, pero cuando de colaboración en vivo y basada en Internet se trata, Google Docs hace los procesos mucho más simples.

Para todo lo demás es un empate. Ambos procesadores de palabras funcionan muy bien en varios dispositivos y manejan una gran variedad de formatos de archivo, pero si quiere publicar en la web o como un libro electrónico, Docs es superior.

Preston Gralla, Computerworld (EE.UU.)