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Reportajes y análisis

Los mejores consejos para OneNote 2016

10 formas en las que todos pueden organizarse

Crédito foto: Rob Schultz.

[30/12/2016] OneNote de Microsoft es una herramienta sorprendentemente versátil para anotar y organizar notas, hechos aleatorios y cualquier otra cosa que no encaja en una hoja de cálculo o una base de datos organizada. Para evitar que se convierta en un basurero virtual, aproveche sus jerarquías de páginas y esquemas, secciones y grupos de secciones, y cuadernos. Lo guiaré a través de estos aspectos fundamentales y luego le mostraré mis otras características favoritas.

Aquí, me concentro en OneNote 2016 -que viene con las versiones actuales de Microsoft Office, ya sea con la versión de escritorio u Office 365. En las versiones anteriores de Office, los comandos exactos descritos a continuación pueden variar ligeramente. También hay una versión limitada gratuita, que viene con Windows 10 y puede ser descargada en versiones anteriores de Windows.

Jerarquía 1: Páginas y esquemas

OneNote se presenta como un gran espacio en blanco. Es una página, con un campo en la parte superior donde se puede (y debe) dar un nombre a la página.

Seleccione un párrafo y sus párrafos subordinados.
Microsoft OneNote

Puede escribir lo que desee en esa página, incluyendo un esquema plegable. Para ello, escriba algo y pulse Enter para crear un nuevo párrafo. Pero antes de empezar a escribir, presione Tab. El nuevo párrafo está, ahora, subordinado al de arriba. Puede ajustar el estado de cualquier párrafo en el esquema pulsando Tab o Shift-Tab.

Coloque el cursor sobre el párrafo superior del esquema. Aparecerá un ícono de etiqueta gris. Haga clic sobre este para seleccionar el párrafo y cualquier párrafo subordinado. Haga doble clic en el ícono para contraer los párrafos subordinados. Un ícono de viñeta, que parece un signo de adición en un cuadro, le indica si un párrafo cuenta con párrafos subordinados ocultos.

Cree un esquema de páginas contrayendo las subpáginas.
Microsoft OneNote

Esa es la jerarquía dentro de una sola página, pero también puede crear una jerarquía de varias páginas. Las páginas se muestran en el panel de la derecha.

Para crear una nueva página, presione Ctrl-N. Pulse Ctrl-Shift-Alt-N para crear una subpágina subordinada a la anterior. Al presionar Ctrl+Alt+ y Ctrl+Alt- aumenta y disminuye las páginas.

Puede contraer el esquema de páginas haciendo clic en el pequeño chevron a la derecha del nombre de la página. Puede arrastrar y soltar todas las formas de páginas para moverlas hacia arriba o hacia abajo, pero debe contraer las subpáginas de una página antes de hacerlo. Si no están ocultas, al arrastrar la página, las subpáginas no se mueven con ella.

Jrarquía 2: Secciones y grupos de secciones

Todas esas páginas pertenecen a una sección en particular. Puede cambiar de una sección a otra haciendo clic en las pestañas cerca de la parte superior de la ventana de OneNote.

Cree una nueva sección.
Microsoft OneNote

Para crear una nueva sección, haga clic en la pestaña '+' al final de la fila de sección, y luego escriba un nombre.

Hacer clic derecho en una pestaña le ofrece opciones como Renombrar y Eliminar, así como la posibilidad de cambiar el color de la pestaña.

Puede reordenar el orden de las secciones arrastrándolas y soltándolas horizontalmente.

Las secciones aparentan ser la categoría más alta en un bloc de notas de OneNote, pero no lo son. Puede agrupar varias secciones en un grupo. Para crear uno, haga clic derecho en cualquier sección y pulse Nuevo grupo de secciones.

Dejar un grupo de sección.
Microsoft OneNote

Después de eso, puede arrastrar secciones dentro de grupos de secciones. Se ingresa a un grupo de secciones haciéndole clic. Se sale de uno haciendo clic en el ícono de flecha curva a la izquierda de las secciones.

Jerarquía 3: Creación y administración de cuadernos

Puede guardar todo en el cuaderno de notas predeterminado de OneNote, pero la creación de otros adicionales proporciona un nivel superior de organización.

La creación de un bloc de notas es muy parecida a la de un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel: Seleccione Archivo > Nuevo, e introduzca la información. Pero hay una diferencia interesante: Un bloc de OneNote no es un archivo, sino una carpeta que contiene varios archivos.

Microsoft OneNote
Un menú desplegable en la esquina superior izquierda le permite seleccionar o cerrar cuadernos.

Las versiones gratuitas de OneNote no le permitirán crear o utilizar un bloc de notas en una unidad local. Deben almacenarse en el servicio de la nube OneDrive de Microsoft. Las versiones que vienen con Office le permiten utilizar los blocs en cualquier lugar.

Puede tener varios cuadernos de notas abiertos al mismo tiempo. Encontrará el nombre del cuaderno actual en la esquina superior izquierda de la ventana de OneNote, a la izquierda de las secciones. Haga clic para que se despliegue un menú de todos los cuadernos abiertos.

Puede hacer clic en otro cuaderno para que aparezca, o clic derecho en Cerrar este cuaderno (también encontrará otras opciones en ese menú).

En busca de su información

No importa lo bien que organice sus datos, inevitablemente olvidará dónde dejó algo. Es ahí cuando utilizará la función de búsqueda de OneNote.

Los posibles resultados de búsqueda aparecen en un nuevo panel, inmediatamente después de empezar a escribir.
Microsoft OneNote

Encontrará el campo de búsqueda de OneNote en la parte superior derecha, justo encima del panel de la página.

Pero antes de empezar a escribir, asegúrese de que OneNote sepa dónde buscar. Abra el menú de búsqueda desplegable para esas opciones. Es probable que quiera la opción predeterminada, Todos los cuadernos, pero esa frase es engañosa. En realidad, significa todos los cuadernos abiertos. OneNote no puede buscar dentro de aquellos cerrados.

Si desea una búsqueda más específica, puede indicarle a OneNote que busque solamente en la sección actual, el grupo de secciones o cuaderno. Puede configurar cualquiera de estas opciones como predeterminada.

Los posibles resultados de búsqueda aparecen en un nuevo panel inmediatamente después de que comienza a escribir. Una vez identificada la página deseada, selecciónela.

Si abre la página y no puede encontrar el texto de búsqueda, presione CTRL-F. Cada repetición de esa serie será resaltada. Una bandera junto al campo de búsqueda le indicará cuántas veces aparece en la página.

Etiquetas, marcas de verificación, números y viñetas

OneNote ofrece casillas de verificación que le permiten convertir una página en una lista de compras o de tareas pendientes. Pero no son llamadas casillas de verificación; sino, To Do Tags.

ToDo Tags le permite marcar lo que ha hecho.
Microsoft OneNote

Para crear una lista de tareas pendientes, vaya al inicio en la cinta y seleccione Tareas. Aparecerá una casilla de verificación al comienzo del párrafo actual. Después de escribir algo y presionar Enter, la casilla de verificación aparecerá al principio del nuevo párrafo.

También puede, por supuesto, seleccionar un grupo de párrafos existentes y hacer clic en Tareas para agregar casillas de verificación en todas.

Haga clic o toque cualquiera de las casillas de verificación y aparecerá una marca de verificación adentro. Púlselo de nuevo y esta desaparecerá.

Otras etiquetas están disponibles en la sección Etiquetas de la cinta de inicio para que se sienta atraído por algo. Por ejemplo, puede utilizar la bombilla para sugerir una idea.

También, en la cinta de inicio, se encuentran las opciones de viñetas y números con las que, probablemente, está familiarizado por Word.

Notas rápidas sobre la marcha

¿A veces necesita anotar algo rápidamente -un número de teléfono o una idea- y, de repente, no sabe si ir a buscar el procesador de textos, el cliente de correo electrónico, o un lápiz y papel?

Si cuenta con OneNote en su PC, presione WIN-n para abrir una pequeña ventana donde puede escribir lo que sea. Ni siquiera tiene que ejecutar OneNote para hacerlo.

Y cuando haya terminado, solo cierre la pequeña ventana. No tiene que guardarla ni ponerle un nombre. Siempre puede recuperarla a través de una búsqueda, como se describe anteriormente.

Pero es posible que quiera saber dónde reside la nota.

Haga aparecer el menú Bloc de notas descrito en el tercer consejo, y encontrará una opción denominada Quick Notes en la parte inferior del menú. Selecciónela y llegará a la sección Notas sin archivar del bloc de notas (web) personal (el cuaderno de notas predeterminado de OneNote). Su última nota rápida será la última página de la sección.

Por supuesto que puede moverla a otra parte. Arrastrar y soltar funciona. También puede mover una página a través del cuadro de diálogo Mover o Copiar páginas, al que puede acceder haciendo clic derecho y seleccionando, o presionando Ctrl-Alt-m.

Vínculos internos y externos

Todos conocemos los vínculos. Hacemos clic en uno y aparece otra página web. Puede ponerle uno a una página web en OneNote, de la misma forma que en casi cualquier otro programa de aplicación.

El cuadro de diálogo Vincular.
Microsoft OneNote

Pero también puede insertar un vínculo para llegar a otra página de su cuaderno. O incluso a una página en otro cuaderno.

Aquí hay una forma rápida y sencilla de vincular otra página del cuaderno actual: En la página donde desea situar el enlace, escriba el título de la página, rodeado de corchetes dobles. Por ejemplo, si tiene una página llamada Harold Lloyd sobre la estrella de cine mudo, puede enlazarla escribiendo [[Harold Lloyd// ]]>. Tan pronto como escriba el segundo ], los corchetes desaparecerán y el nombre será un enlace.

Ese truco no funcionará entre diferentes cuadernos, así que está es una opción más versátil: Seleccione el texto del enlace deseado, luego presione Ctrl-K o haga derecho en el texto seleccionado, y pulse Vincular. Esto lo llevará al cuadro de diálogo Vincular, donde puede encontrar una página en la sección "O escoger una ubicación en OneNote".

También puede vincular un archivo -cualquier tipo de archivo- de su PC. Seleccione el texto y abra el cuadro de diálogo Vincular como se describe anteriormente. Luego, haga clic en el ícono de la carpeta y busque el archivo.

También puede utilizar el cuadro de diálogo Vincular para agregar un enlace a Internet.

Cifrado

Puede proteger con contraseña una sección de OneNote (no un cuaderno, un grupo de secciones o una página; solo una sección), con cifrado AES de 128 bits.

Haga clic en el botón Contraseña para encriptar una sección.
Microsoft OneNote

Para ello, haga clic derecho en la pestaña de la sección y seleccione Proteger por contraseña esta sección. Haga clic en Establecer contraseña e ingrese una.

Como siempre, debería usar una contraseña larga, sólida y compleja -que no vaya a olvidar. Si pierde la contraseña, perderá todo lo que se encuentra en esa sección.

También debe ser consciente de estos problemas:

* Una sección protegida que ha abierto con la contraseña, permanecerá abierta durante más tiempo del que desea. Puede bloquear manualmente todas las secciones protegidas por contraseña pulsando Ctrl-Alt-L.

* La búsqueda no puede leer contenido protegido por contraseña a menos que la sección esté desprotegida.

* Algunos dispositivos (incluido mi teléfono Android) no son capaces de abrir contenido protegido, incluso con la contraseña.

Si realmente desea cifrar un cuaderno completo, puede utilizar un software de cifrado de terceros o cifrar su unidad. Pero esa es otra historia.

Para compartir sus notas

Puede compartir sus cuadernos con compañeros de trabajo y miembros de la familia, pero solo si esos cuadernos están almacenados en OneDrive.

Puede compartir cuadernos con amigos y compañeros de trabajo.
Microsoft OneNote

Para compartir un cuaderno, seleccione Archivo > Compartir y, a continuación, haga clic en Compartir con personas. (¿Con quién más vas a compartirlo? ¿Con cabras?) Ingrese una dirección de correo electrónico en el campo respectivo, seleccione Puede editar o Puede ver, y escriba un mensaje. Para mayor seguridad, es recomendable activar la opción Requerir que el usuario inicie sesión antes de acceder al documento.

Después de todo, haga clic en Compartir.

El destinatario recibirá un correo electrónico siendo invitado a compartir su información. Un gran botón en el mail los llevará a la página web de su cuaderno (sí, todos los cuadernos almacenados en OneDrive están en la web -con un nivel de protección). El destinatario puede examinar y trabajar con sus notas en Internet. Una opción en la página les permitirá, también, utilizar su aplicación de OneNote instalada.

La versión de Windows vs. Las aplicaciones móviles

Microsoft proporciona aplicaciones gratuitas de OneNote para Android e iOS. Como una compensación por ser gratis, solo se puede acceder a los cuadernos almacenados en OneDrive.

Microsoft OneNote
La versión de Android de OneNote no se parece en nada a la de Windows.

La versión de Android (actualmente no cuento con un dispositivo iOS) no se parece en nada a la de Windows. Por un lado, la orientación es muy vertical. La aplicación muestra los cuadernos disponibles en su pantalla de inicio. Pulse uno y obtendrá una lista de secciones y grupos de secciones. Seleccione uno de estos últimos y obtendrá las páginas. Toque una página y probablemente encontrará algo que vale la pena leer.

Estas aplicaciones tienen otras limitaciones. No se puede mover una página a otra sección o cuaderno. Ni siquiera pueden ser reordenadas dentro de una sección.

Por otro lado, puede enviar una página a la pantalla principal de Android. En la lista de páginas de la sección, toque y deslice hacia abajo una página, y seleccione Agregar a la pantalla de inicio.

Ya sea en una PC o dispositivo móvil, OneNote es una herramienta poderosa. Tómese su tiempo en aprender los trucos, y no será decepcionado.

Lincoln Spector, PC World (EE.UU.)