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5 consejos para construir una cultura del video en su organización

[ 31/12/2016] Crear una cultura compatible con el video puede ser uno de los retos más espinosos en la adopción de las videoconferencias. Dado que los principales proveedores de la solución se encuentran practicando lo que recomiendan, con frecuencia meses y años antes de que algunos vayan a adoptar tempranamente esta tecnología, solicitamos a algunos proveedores qué recomendaciones tenían para lograr que las personas se sintieran cómodas con las comunicaciones en cámara.

Aquí tenemos algunos de sus mejores procedimientos sugeridos:

Comience desde arriba. En Polycom, se requiere que cada reunión se realice a través de video, y eso incluye a la alta gerencia. "Si quiere promover esa cultura, necesita ser modelada desde arriba, resalta Amy Barzdukas, vicepresidenta de soluciones de marketing globales en Polycom. "La expectativa de que usted aparezca en video tiene que percibirse como importante por parte de los ejecutivos de mayor rango.

Establezca reglas de etiqueta. Basándose en sus años de experiencia, Polycom ha creado una lista de reglas respecto a qué hacer y qué no hacer durante un video, para que todos mantengan el mismo protocolo: El fondo debe verse profesional, vístase apropiadamente (nada de pijamas y pantuflas), preste atención a la iluminación, no tenga miedo de usar el botón de mute, y no comparta de más el contenido de su pantalla de manera no intencional.

Mantenga conexiones uno a uno. Aparte de las videoconferencias usuales y la colaboración de proyectos, los empleados de Cisco Systems han empleado el video para mantener relaciones de trabajo a larga distancia, como la que se da entre un ejecutivo y su asistente de administración que se mudó a otra parte en busca de un mejor balance entre su trabajo y su vida personal. Ellos instalaron un sistema de video en el cubículo que solía ser de ella, que estaba ubicado fuera de la oficina del ejecutivo, y otro en la oficina de casa de la asistente, manteniendo una conexión ininterrumpida para permanecer siempre en contacto. "Les permitía tener una experiencia cara a cara cuando ella estaba trabajando desde su casa a unas mil millas de distancia, afirma Andy Payne, director senior del equipo EMERGE de Cisco.

Continúe refinando los sistemas para darles un mejor servicio a los empleados. Paye pensó en una manera de promover el video para ayudar a que los desarrolladores de Cisco en la sede de San Jose trabajaran de manera fluida con los desarrolladores de la sede de San Francisco sin tener que lidiar con el tráfico del Área de la Bahía. Se utilizaron cámaras web y pantallas grandes en ambas oficinas para crear un portal de video, que fue concebido para funcionar como una sala común de descanso y dispensador de agua virtual para el equipo.

A pesar de su familiaridad con el video, los empleados no se sintieron cómodos con el sistema inicial. El equipo refinó el sistema para que los empleados pudieran añadir su propio contenido al flujo de video, ofreciendo un artículo noticioso de interés, por ejemplo, o añadiendo trabajo del proyecto que podría servir para iniciar una conversación que ayude a derrumbar barreras.

Aunque no hay un secreto mágico para crear un nivel de confort con el video, la clave está en experimentar con distintos casos de uso que atraerán a las personas con el tiempo, afirma Payne. "Una vez que existe algo para generar una conversación, notamos que las personas empezaron a hablar y a añadir cosas a la lista de contenido, indicó.

Apunte hacia la ubicuidad. Si la meta final es el video empresarial de uso completo, es importante tener una solución que funcione donde sea que lo necesiten los empleados. "Para realmente motivar la adopción del video, tiene que ser algo ubicuo, como una línea telefónica, afirma Lori Wright, CMO de Blue Jeans Network. "Si solo ofrece la solución para escritorio, sus empleados no la utilizarán. Si el video no es parte de todos los espacios para conferencias, sus usuarios no lo utilizarán. Si cree en el poder del video, entonces construya para que éste esté disponible en todo lugar.