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Cómo integrar tecnologías disruptivas en los contratos de externalización de TI

[03/01/2017] En la era de la disrupción digital, la habilidad para implementar exitosamente nuevas tecnologías como la movilidad, big data y sistemas de analítica, opciones de computación en la nube o robótica, para obtener una ventaja competitiva, es algo crítico. En algunos casos, recurrir a un proveedor de servicios TI existente podría no ser la mejor manera de hacer esto. Sin embargo, en muchos casos, existen ventajas cuando se trabaja con proveedores obligatorios. Hacerlo podría permitir que los consumidores de externalización den fuerza a los compromisos contractuales existentes y a los términos para acelerar el proceso de contratación.

Los líderes del negocio y de TI podrían querer un socio confiable para manejar su ambiente completo de tecnología. Al expandir el alcance de un contrato existente, el cliente puede retener estándares de desempeño y niveles de servicio para el ambiente completo, y mantener procesos eficientes de gobierno corporativo. También podría ser una manera de minimizar cualquier transición o costos de terminación.

Los retos de integrar tecnología disruptiva en un contrato existente

Sin embargo, la integración de tecnologías disruptivas en un acuerdo existente de abastecimiento puede representar un conjunto de nuevos retos, señala Linda Rhodes, socia de la firma de abogados Mayer Brown localizada en Washington D.C. "Los derechos contractuales y las protecciones disponibles al cliente en áreas importantes -como el control de derechos, derechos de aprobación, derechos de auditoría, derechos de posesión de propiedad intelectual y derechos de post terminación- probablemente serán diferentes en muchos aspectos, afirma Rhodes.

"Los modelos de precio utilizados para las tecnologías disruptivos, como la nube, todo como servicio y la autonomía o la robótica, probablemente también serán bastante distintos. Además, el proveedor existente de servicios TI podría tener que depender de un subcontratista para proporcionar algunas de estas capacidades.

Asimismo, existen problemas potenciales comunes a la hora de expandir el alcance de cualquier contrato de externalización de TI. Podría haber costos de transición por considerar. "Moverse a una nueva solución de tecnología va a requerir un trabajo de transición, que incluye diseñar la nueva solución, desarrollar un plan detallado de transición, determinar una hoja de ruta para la migración, y migrar hacia la nueva tecnología, señala Rhodes. "También podría ser necesario implementar nuevas herramientas, como las herramientas de reporte y procesos. Los clientes deben incorporar dichos costos adicionales en sus casos de negocio.

Moverse hacia una nueva solución de tecnología podría resultar en la terminación de todo o parte del acuerdo existente por conveniencia o el desencadenamiento de compromisos mínimos, dando como resultado un pago continuo de cargos mínimos o cargos de terminación. "Al trabajar en el contexto de su contrato existente, quizás tenga el poder de negociar ciertos cargos de terminación, afirma Daniel Masur, socio a cargo de la oficina de Washington D.C. de Mayer Brown y líder de la práctica de negocios y abastecimiento de tecnología. "Pero ciertos cargos de terminación, como los costos hundidos, podrían no ser negociables.

Los costos hundidos pueden incluir al equipo que se vuelve irrelevante. "Si el cliente es propietario o alquila los equipos, es probable que se tengan equipos que no está en el fin de los términos o en el fin de su vida útil al momento de la migración hacia la nueva solución, sostiene Masur. "Si el proveedor es dueño del equipo, entonces el proveedor tendrá costos hundidos y querrá pasar esos costos al cliente mediante los cargos de terminación.

De manera similar, podría haber contratos de mantenimiento externo que tendrían que ser terminados con sus propias tarifas de terminación asociadas. Adicionalmente, el cliente de externalización podría haber alquilado un espacio que ya no es necesario con la nueva solución de tecnología. Eso, también, debe estar calculado en los casos y planeamiento del negocio.

Pasos que pueden tomar los clientes de externalización de servicios de TI para integrar tecnología disruptiva

Primero que nada, los clientes deberían definir el proceso óptimo desde el inicio. "No se sienta forzado a ligar las negociaciones con la renovación del contrato, señala Masur. "En lugar de esto, debe motivarse por los objetivos y requisitos del negocio. Las compañías también deberían definir el rol del proveedor obligatorio de externalización en el proceso.

En segundo lugar, las compañías deberían realizar un análisis detallado de la relación costo-beneficio. Esta evaluación "podría ser más complicada que el análisis de costo-beneficio asociado con las transacciones tradicionales, sostiene Masur. "Con frecuencia, las motivaciones para la nueva solución tecnológica abarcan más que solo el ahorro de costos. Los beneficios anticipados podrían incluir la mejora del tiempo de despliegue, la productividad del usuario final, la velocidad de las ventas, el costo del inventario, la efectividad del marketing, las tarifas de renovación del cliente, y más".

En tercer lugar, los clientes de externalización no deberían subestimar los retos y consideraciones en el cambio de administración. Los empleados de la compañía deben estar dispuestos a adoptar estas nuevas tecnologías y procesos con el fin de extraer el valor planificado. "Sea honesto en lo que respecta a la disposición de su organización para adoptar el cambio, ceder el control, aceptar soluciones y renunciar a la personalización, aconseja Masur.

Finalmente, los clientes deberían crear y mantener la fuerza de negociación a lo largo del proceso. Para ese fin, "es importante crear fechas límite y un sentido de urgencia, así como mantenerse anticipado a la competencia, afirma Masur. "Asegúrese de entender qué es lo que quiere de este proceso el proveedor y construya eso dentro de su estrategia.

Stephanie Overby, CIO (EE.UU.)