Llegamos a ustedes gracias a:



Columnas de opinión

10 Factores claves para el éxito de un proyecto de implementación de TI

Por: Luis Talledo, gerente de aplicaciones empresariales de Deloitte.

[06/02/2017] Cuando hablamos de proyectos de implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), las expectativas son grandes por parte de la organización, las mejoras en los procesos, nuevos controles, mejor manejo de información, reducción de costos, decisiones en línea, procesos integrados, son algunos de los beneficios por los cuales las empresas toman la decisión de invertir en estos sistemas.

Sin embargo, no siempre los proyectos generan el retorno esperado, o satisfacen del todo la expectativa de todos los interesados en el proyecto. Las razones pueden ser muchas, por ello en este artículo hablaremos de diez factores claves de éxito que toda empresa debe tener en cuenta al realizar un proyecto de este tipo:

1. La implementación del sistema debe ser la prioridad. El tamaño de un proyecto de este tipo y el impacto en la organización, hacen que este tipo de proyectos sean de complejidad media/alta y por lo tanto con diferentes riesgos y factores claves de éxito; es por ello que tener un equipo de proyecto enfocado permitirá poder tener cumplimiento de cronogramas y una adecuada ejecución.

2. Patrocinio ejecutivo constante y efectivo.El sponsor del proyecto debe estar involucrado activamente en el proyecto, ya que eso permitirá incrementar la confianza de la organización en el nuevo sistema.

3. Adecuada selección del facilitador de Gestión de Cambio. La resistencia al cambio siempre estará presente, por ello seleccionar los perfiles correctos para el proyecto, la correcta estrategia y un buen facilitador de gestión del cambio es clave para su éxito.

4. Selección idónea para fecha de Go Live. No todas las temporadas son buenas para la salida en vivo del proyecto; por ejemplo, la temporada con mayor nivel de ventas o en una fecha de presentación de resultados a la casa matriz, o cuando se planean sacar promociones muy grandes al mercado.

5. Organización abierta y comprometida con el cambio. Si se logra "vender el proyecto a toda la organización será mucho más fácil conseguir recursos, conseguir que asistan a las capacitaciones y contar con flexibilidad de todos los colaboradores.

6. Liderazgo claro y efectivo del proyecto. El líder del proyecto debe tener buen nivel de conocimiento de gestión para poder controlar el alcance, cronograma, presupuesto y expectativas de alta gerencia.

7. Compromiso de la Alta Dirección y de aquellos a quienes se empodera. Durante todo el proyecto se necesitarán tomar decisiones, entregar recursos, planificar actividades y muchos otros puntos donde se requiere de la alta dirección, es por ello que su compromiso con el proyecto es clave.

8. Disponibilidad de tiempo de los key-users para la etapa de pruebas y de los usuarios finales para su capacitación. El Key user debe participar de forma activa durante todo el proyecto, el riesgo de que esto no suceda así es que se genere una dependencia de la empresa consultora. Por el lado de los usuarios finales la capacitación es un tema clave, esta debe ser planificada y dar el suficiente tiempo para practicar y validar lo aprendido.

9. Definición de estrategias claras para la limpieza y migración de datos. Muchas compañías, a pesar de contar con ERP's World Class, no obtienen la información e inclusive los indicadores como lo esperan y en muchas ocasiones esto se debe a la data que ingresan al sistema; por ello se recomienda trabajarla desde el inicio de proyecto y con validaciones de diferentes personas.

10. Conocimiento de la organización, del negocio y del modelo operativo. El conocimiento del negocio es clave por parte del equipo de consultoría y el Key User, ya que puede aportar experiencias pasadas en ese tipo de negocio, así como mejores prácticas de la industria.

Definitivamente, tener en cuenta estos factores claves, ayudará a reducir los riesgos y generar mucha mayor probabilidad de cumplir con las expectativas.