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Estamos usando robots, aunque no lo crea

[07/03/2017] Quizás usted está usando robots y no lo sabe. Esa fue una de las primeras ideas que lanzó al público Kort Syverson, socio especialista de servicios compartidos de Deloitte, durante la conferencia "Robótica: revolucionando los conceptos de automatización y mejoramiento de los procesos, llevada a cabo hace unos días.

De hecho, el conferencista preguntó si alguno de los presentes usaba robots. Nadie levantó la mano. Luego preguntó si alguno usaba macros en Excel. Obviamente, casi todos -o todos- alzaron sus manos. "Bueno, están usando robots, dijo. Y es que el concepto que tenemos de robots es el de esos seres humanoides que cada cierto tiempo aparecen en algún video, o incluso aquellos brazos mecánicos que se pueden encontrar en una fábrica de automóviles automatizada.

No, en realidad, un robot es un software que automatiza, y la RPA (Robotic Process Automation) se refiere a aplicaciones que realizan tareas repetibles basadas en reglas, usualmente realizadas por humanos, mediante el uso de tecnología.

"La RPA es entonces una tecnología que interactúa con las aplicaciones existentes en computadoras, tal como lo hacen los humanos. Cambia de una aplicación a otra, simulando la interacción de un humano con múltiples aplicaciones; valida datos, crea reglas basadas en algoritmos de decisiones con parámetros predefinidos. Y, lo más importante de todo esto, trabaja 24x7, señaló el ejecutivo.

Por supuesto, uno se pregunta que diferencia a este tipo de automatización -la RPA- con las automatizaciones que ya se tienen. El expositor explicó que usualmente, para automatizar un proceso, se tienen herramientas de integración que pueden unir los procesos generados por soluciones distintas. Pero esa herramienta está hecha para esa integración, no para otras. Si se desea automatizar los procesos, por decir, A y B, se tiene que buscar esa herramienta, y lo propio se tiene que hacer con los C y D, y E y F. ¿Y si queremos unir A con D, o B con C? Si no existen estas herramientas de integración, lo que se tiene que hacer es RPA.

Por supuesto, existen especialistas en diferentes áreas -y Deloitte dio nombres como UiPath y Jidoka, que son algunas de las marcas con las que trabajan- pero básicamente es una forma muy flexible de hacer flujos de trabajo.

"Su atractivo no solo consta en poder hacer integraciones entre los procesos que existen en una empresa, sino que en que son, por lo general, más económicos, anotó Syverson. El expositor indicó que una licencia de robot puede encontrarse entre los tres a 13 mil dólares, pero el payback se puede apreciar en seis a 12 meses.

Y hay mucho terreno donde actuar. Se estima que el 49% de los trabajos que realizamos diariamente son repetitivos, así que se puede encontrar casos de uso. "De hecho, los procesos de finanzas, abastecimientos, manufactura, soporte a la toma de decisiones, comerciales y recursos humanos se encuentran entre los que tienen mayor potencial al ser automatizados mediante robots, explicó el ejecutivo.

Pero, para ello, añadió que es necesario tomar en cuenta algunas lecciones aprendidas de las implementaciones que han sido exitosas en el pasado, como seleccionar los procesos o actividades adecuadas, realizar pruebas, primero estandarizar el proceso y luego automatizar, acordar de antemano la medición y el seguimiento de los beneficios, y educar a los usuarios, entre otras.

"Este último punto es importante, pues alrededor de la automatización robótica existen muchos mitos, pero quizás el principal y más temido es que destruye el trabajo de las personas. En realidad, el que algo se robotice no implica que ya no se requiera de intervención humana, aunque sí implica que ésta va a ser distinta. Ya no se enfocará en procesos repetitivos sino en aquellas tareas que agreguen valor, anotó Syverson.

No es difícil realizar una automatización robótica, pero mientras más estandarizado esté el proceso a automatizar y menos variables entren en juego, más grande será el retorno de la automatización.