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Microsoft Teams: Qué esperar si es que su compañía hace el cambio

La nueva aplicación de chat de Microsoft pretende ser la alternativa gratuita frente a HipChat, Slack y otras.

[24/03/2017] Microsoft Teams, aunque aún no lo sepa, podría ser la nueva aplicación de chat que podría terminar utilizando. Desde la semana pasada, las empresas que se subscriban a Office 365 tendrán acceso a Teams, la aplicación gratuita de Microsoft que responde al surgimiento de la comunicación corporativa interna vía chat en tiempo real. En cualquier momento, podría recibir un correo electrónico diciendo que su oficina está pasando a esta aplicación. Nosotros pasamos un tiempo utilizándola para que sepa qué puede esperar de ella.

Justo lo que necesitábamos, otra aplicación de chat

Uno podría decir que ya lo hemos visto todo. Aproximadamente en la última década, PCWorld ha pasado de GChat a HipChat y después a Slack, con el uso ocasional de Skype, Google Hangouts y otras aplicaciones más.

Teams no es completamente desconocida, puesto que incorpora un poco de Yammer y una pizca de Skype, así como de Outlook y otras más. Sin embargo, con cualquier aplicación de chat, los problemas pueden surgir cuando ningún empleado tiene la certeza de cuál es la aplicación que debe utilizar para adjuntar o compartir archivos, crear reuniones, llevar a cabo llamadas de video o colaboraciones.

Microsoft Teams claramente siente que todas estas acciones son su responsabilidad. Pero algunas de sus capacidades adicionales pueden parecer innecesarias, mientras que otras funciones importantes, como contar con canales privados, aun no se encuentran integradas. El desafío para Microsoft -y para nuestro equipo, que tuvo que ser privado de Slack para probar Teams- es la inercia: Si cuenta con una solución que funciona, quédese con ella.

¿Quién la recibe? Los clientes comerciales de Office 365 con un plan Business Essentials, Business Premium o Enterprise E1, E3 y E5. Si es un usuario hogareño, podría terminar utilizando Teams como un componente incluido de la subscripción pagada de su compañía, y necesitará conectarse a Teams. También se encuentran clientes móviles gratuitos disponibles para Android, iOS y Windows Phone

Dentro de Windows 10, puede utilizar Teams como una aplicación de escritorio o una aplicación basada en navegador, en teams.microsoft.com. Como pudimos descubrir, algunos navegadores, como Safari de Apple para Mac, no la soportan.

Aunque ciertamente no tiene que maximizar la ventana de Teams, existe bastante espacio desperdiciado si lo hace. En lugar de esto, intente encajarla en una mitad de la pantalla.
Microsoft Teams

¿Qué es lo que estoy viendo?Después de activar la aplicación, navega Teams utilizando la barra del lado izquierdo. La vista predeterminada parece ser la vista de Teams (naturalmente), que lleva hacia la ventana de chat general. Arriba de Teams están las otras pestañas utilizadas con mayor frecuencia: La sección Chats, así como la sección Actividad.

Al igual que Outlook, Teams está muy pensada para dispositivos móviles.
Microsoft Teams

Piense en Actividad como el centro de notificaciones de Teams, donde puede ver quién ha respondido sus mensajes -una pestaña que se llena rápidamente. Las pestañas de Meetings le permiten ver su propio calendario e iniciar reuniones, mientras que Files alberga los archivos que le pertenecen y ha utilizado recientemente, así como otros archivos que su grupo ha compartido.

Por alguna razón, Microsoft decidió esconder la opción de Configuración de Teams detrás de su propio ícono personal en la parte inferior izquierda. Puede que no le importe cómo se ve su ícono, pero la parte de Notificaciones de la Configuración esconde bastantes opciones de personalización. La sección de Configuración también le permite controlar los esquemas de color llamados Temas, como opciones oscuras o de alto contraste. Personalmente, a mí me gustaría ver un tema Compacto también, puesto que Teams, al igual que Skype, desperdicia bastante espacio en blanco.

¿Cómo sé qué está sucediendo? Debido a que Teams es una aplicación de Windows, también podrá ver notificaciones que se deslizan hacia su pantalla en la esquina inferior derecha de su ventana principal de escritorio. Una de las diferencias clave entre Slack y Teams es que, de manera predeterminada, Slack muestra canales abiertos y conversaciones en la barra izquierda de navegación. Teams le obliga a hacer clic o pasar por encima del ícono apropiado de Chat para mostrar las conversaciones abiertas. El resultado es que Slack le muestra si es que tiene cinco mensajes de su jefe, mientras que la vista predeterminada de Teams le dice que tiene cinco mensajes -sin indicar quién envió esos mensajes, dificultando el establecimiento de prioridades.

Una de las funciones más útiles de Microsoft Delve es su repositorio de archivos comunes. Teams también incluye dicha función.
Microsoft Teams

Las configuraciones de Notificaciones le permiten configurar cómo desea manejar las respuestas, likes, menciones de equipo, menciones personales y otros elementos, ya sea en forma de un banner de notificación, una mención en la lista de alertas en Actividad, o de ninguna forma. (Una opción de notificación enviada por correo electrónico también está disponible para las menciones personales). Poder configurar las alertas para casos como "cambios en los roles del equipo podría ser reconfortante para algunos trabajadores híperalertas; otros apenas encogerán los hombros frente a la gama de opciones.

Microsoft Teams incluye al útil asistente de programación de calendario de Microsoft, para que pueda saber cuándo están disponibles las personas.
Microsoft Teams

Teams también incluye su propio calendario personal y un útil asistente para ayudarle a programar una reunión más formal, en vez de un simple chat determinado.

¿Cómo uso el chat? Su administrador probablemente habrá configurado alguna clase de ventana de chat, así que empezar a utilizar el chat no debería ser difícil.

Una de mis funciones favoritas dentro de Microsoft Teams es la amplia gama de stickers que pueden editarse.
Microsoft Teams

Está claro que Microsoft diseñó Teams pensando en los trabajadores más jóvenes, debido a que la aplicación cuenta con más opciones configurables de chat que otros clientes que he visto. A diferencia de Slack, uno no tiene que escribir comandos secretos para darle formato al texto; CTRL + I hará que el texto pase a itálica, igual que en Word. Puede adjuntar archivos y utilizar emoticones. Teams también incluye esa integración casi obligatoria de Giphy GIF. Una de mis funciones favoritas es la de los stickers personalizados de Microsoft, a los que también se les puede agregar frases. Finalmente, sí así lo desea, un ícono de video le permite moverse de un chat a una llamada entre usted y otra persona, o a una llamada grupal. Incluso cuenta con el chatbot de Microsoft, T-Bot, que ofrece ayuda al estilo de Google Assistant.

Sin embargo, a diferencia de Slack, aun no es posible editar o borrar un mensaje en Teams, o marcarlo con cualquier otra cosa que no sea un pulgar hacia arriba. (Corrección: Teams evita que edite o borre mensajes después de que transcurran 24 horas. Antes de este periodo, puede hacer clic en el menú de elipsis que está al lado del mensaje, y seleccionar si es que quiere borrarlo o editarlo).

¿Con quién puedo hablar? A diferencia de Hangouts u otros servicios, Teams le obliga a buscar a sus compañeros de trabajo. Los canales a los que está subscrito son fáciles de encontrar, pero descubrir quién está en ellos requiere de un clic derecho en el nombre del canal para desenterrar la lista de miembros. Slack utiliza el riel izquierdo para hacer una lista de los compañeros de trabajo y los canales, pero Teams simplemente lo deja en blanco. Sería de mucha utilidad si Teams autosugiriese compañeros de trabajo a través del recuadro de búsquedas, aunque sí autocompleta un nombre si es que lo empieza a escribir.

Microsoft incluso tiene su propio chatbot para facilitar las cosas, aunque nuestra copia no estaba habilitada.
Microsoft Teams

Y por ahora, solo puede comunicarse con los compañeros de trabajo. Más adelante, afirma Microsoft, será posible añadir a socios, trabajadores independientes y a otras personas fuera de la compañía.

Si hace clic derecho en el nombre de un miembro, Teams muestra una tarjeta de contacto, junto con una opción de enviar un correo electrónico al contacto o iniciar un chat con éste, así como la posibilidad de iniciar una llamada de video o de VoIP. (Si intenta hacer clic derecho en el nombre de un compañero de trabajo en la ventana emergente, la tarjeta aparece directamente detrás de la ventana emergente, y está oscurecida en su mayoría. Asimismo, hacer clic derecho en el nombre de una persona no ofrecerá opciones adicionales -solo el retrato). Al igual que Microsoft Delve, Teams también le ofrece la posibilidad teórica de descubrir dónde se encuentran dentro de una organización. En realidad, necesitará que un administrador configure esto.

Abrir una tarjeta de contacto ofrece muchos canales nuevos de comunicación, incluyendo correo electrónico, voz, y chat de video.
Microsoft Teams

Los chats privados rastrean el historial del chat y mantienen un registro de los archivos que ha compartido. Debe reconocerse que Teams coloca esta información de manera directa y visible, mientras que Slack entierra los archivos compartidos dentro del pequeño ícono de conversación en la parte más alta de la pantalla de un chat. A los administradores les podría gustar saber que todos los datos son almacenados en nubes regionales instaladas en Azure Active Directory, y que los chats son administrados por Microsoft Teams Chat Service. Sin embargo, a todos los usuarios les va a importar saber que Teams retiene todos los mensajes, incluyendo los mensajes borrados, entre 7 y 30 días.

Teams ha omitido algo importante: Actualmente, no existen canales privados. Si está en recursos humanos y desea discutir una evaluación de desempeño, necesitará abrir un chat privado.

¿Cuál es la diferencia entre un canal y un chat? En Slack, un "chat con cinco personas y un "canal con cinco personas comparten muchas características. Aunque los chats y canales de Teams pueden ser marcados como favoritos para que se guarden en la barra lateral -igual que con Slack- todo lo restante que se relaciona a ellos difiere significativamente.

Dentro de Teams, un canal alude más a un espacio de trabajo compartido. Tiene archivos y conversaciones compartidas, y un cuaderno OneNote compartido. Puede añadir aplicaciones compartidas de Office, una lista de sitios web, y más. Teams no le impone una complejidad adicional, aunque ciertamente fomenta el "apego por medio de aplicaciones compartidas. Aunque Slack promueve el uso de plugins, carece de una integración profunda con Office.

¿Qué tan buenas son las conferencias de video? Con la posible excepción de Hangouts y Skype, la mayoría de aplicaciones de chat para PC alientan a sus usuarios a interactuar por medio de texto. Teams se encuentra en esa categoría también. Sin embargo, si así lo decide, puede activar una llamada de voz o de chat de video utilizando el poder de (¿qué más podía esperar?) Skype. Recuerde que las llamadas de video también están disponibles en Android, pero aún no están en iOS o en teléfonos Windows.

Slack le da prioridad al altavoz…
Microsoft Teams

Dado que el chat de Teams está basado en Skype, probablemente ya está familiarizado con la manera en que funciona. La diferencia clave que puedo observar entre Slack y Teams parece ser que esta última favorece la subdivisión equitativa de su pantalla entre todos los participantes; mientras que Slack prefiere darle la pantalla completa a quien sea que se encuentre hablando (o inquietándose, dependiendo del caso). Con una conexión intermitente de Wi-Fi, tanto Slack como Teams no se desempeñaron con particular fluidez. Sin embargo, ambas parecieron favorecer al audio sobre el video, que probablemente es la manera correcta de actuar. Un máximo de 80 personas puede incorporarse a una llamada de video o de VoIP utilizando Teams, afirma Microsoft.

…razón por la cual Microsoft Teams otorga a sus participantes el mismo nivel de importancia.
Microsoft Teams

Cómo se desempeñó Teams: Teams aún se siente incompleto debido a las funciones que le faltan (canales privados, principalmente). Mis compañeros de trabajo se quejaron del espacio desperdiciado y del lento desempeño. Mi jefa apareció como dos entidades: Una ligada a su cuenta de Skype para negocios, y la otra relacionada a Office 365.

Las funciones como stickers personalizables son divertidas, pero Teams necesita poner énfasis a otros aspectos. Ser una aplicación gratuita es un buen comienzo, pero con tanta competencia establecida, uno realmente no puede esperar que los clientes empresariales retrocedan un paso y esperen que un proveedor se ponga al día.