Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Cómo instituir un proceso de outsourcing ágil de TI

[07/04/2017] Tradicionalmente, las organizaciones de TI han empleado de seis meses a un año, o más, en el proceso de transacción de outsourcing, encontrar proveedores y en negociar un contrato apropiado. Pero a medida que los acuerdos de servicios -y los 'como servicio'- de TI se han vuelto más cortos, ese extenso proceso ya no tendría sentido.

Durante años, los consultores y consejeros de la industria han debatido sobre los beneficios potenciales de un sourcing más veloz. En el actual y rápidamente cambiante panorama de la tecnología y negocios, podría volverse algo imperativo. Pero un contrato de outsourcing efectivo requiere más que limitarse a una versión acelerada del proceso de transacción tradicional de servicios de TI.

"Los intentos para acelerar el proceso incluyen dejar de lado las actividades importantes o apresurarse en la elección de una solución para cumplir con los plazos o los objetivos del presupuesto. En algunos casos, las actividades incumplidas pueden ser retomadas y completadas durante la transición, afirma Michele M. Miller, directora de Shared Services and Outsourcing Advisory de KPMG. "Sin embargo, encontramos que, en la mayoría de casos, estas actividades nunca son completadas y resultan en pérdida de valor e insatisfacción con el resultado del proyecto de outsourcing.

Preparándose para un enfoque ágil del outsourcing

Los CIO deben tomar cuatro pasos para asegurarse de preparar a sus organizaciones para un nuevo enfoque de outsourcing ágil, afirma Miller. Primero, deben definir su estrategia de negocio, incluyendo el estado futuro de los servicios de TI y del negocio, para evaluar con certeza cómo el outsourcing impactará a sus compañías en el futuro. Segundo, deben tener un entendimiento claro de sus casos bases -el costo actual de hacer negocios y el costo de hacerlo a futuro. Tercero, tienen que definir sus modelos objetivo de operación (alineados con la estrategia del negocio) para poder calcular los beneficios potenciales de la optimización comparados a los del outsourcing o resourcing.

Finalmente, deben ensamblar un equipo para la transacción del outsourcing, dedicado y experimentado, que haya estado involucrado en la creación de la estrategia y que esté autorizado para trabajar de cerca con los proveedores en el planeamiento del día a día, diseño y documentación de la solución, así como en la supervisión de los resultados deseados del negocio. Esta preparación toma tiempo y esfuerzo. Sin embargo, "estos pasos son necesarios para lograr un contrato exitoso de outsourcing, afirma Miller, "y la mayoría de las compañías están dispuestas a hacer el esfuerzo. De hecho, parte de la razón por la que el grupo de Miller documentó este enfoque de outsourcing fue el hecho de que algunas compañías ya habían establecido estos componentes clave.

Con la colocación de esos cimientos, los líderes de TI pueden intentar un enfoque más ágil frente al outsourcing. Al igual que el enfoque del desarrollo de software que comparte su nombre, un proceso ágil de transacción de outsourcing involucra una comunicación constante y colaboración entre la organización de TI y sus proveedores a lo largo del ciclo de vida del outsourcing, adaptándose a las necesidades conforme éstas cambian. A diferencia del enfoque tradicional de sourcing, en el cual los clientes del servicio de TI lidian con el proceso de manera lineal -reuniendo requisitos, creando un RFP, interactuando con proveedores y estableciendo un contrato- las transacciones ágiles de outsourcing son más fluidas.

El outsourcing ágil comienza con una serie de aceleraciones. "Estas aceleraciones se concentran en 'solucionar' versus aplicar el enfoque tradicional, donde el cliente bosqueja una solución desde el inicio, con frecuencia excluyendo otras alternativas potencialmente beneficiosas que pudieron considerarse seriamente, afirma Miller. "Por medio de estas aceleraciones, los involucrados consideran alternativas juntos para construir conjuntamente una solución sólida y viable. Esto resulta en una respuesta RFP más acertada en la fase de investigación previa a la transacción, y un precio más preciso durante las propuestas de precio o la oferta final más conveniente.

Debido a que el proceso es colaborativo, con el conocimiento de ambas partes en lo que refiere a requisitos y soluciones en la etapa temprana del proceso, las líneas de tiempo pueden reducirse significativamente. De hecho, los requisitos y soluciones de negocio se entienden tan bien que una línea de tiempo de 26 semanas puede ser consensada en 12 semanas, afirma Miller. Pero el incremento en la velocidad es solo uno de los muchos beneficios. El outsourcing ágil puede afinar la concentración en los resultados del negocio y generar una colaboración más grande no solo entre cliente y proveedor, sino también entre el ecosistema de proveedores de una compañía para poder lograr esos resultados, de acuerdo a KPMG.

A la mayoría de compañías les atrae el concepto de outsourcing ágil, pero no todas pueden hacer que funcione. "Estos proyectos no son más cortos porque dejamos de lado procesos críticos; el cliente necesita haber completado los cuatro elementos clave mencionados, tener la disposición para trabajar en un ambiente iterativo de ritmo acelerado y tomar decisiones rápidas a lo largo del proyecto, señala Miller. "Al igual que muchos componentes del outsourcing, no existe un enfoque único que funcione para todas las situaciones.

Los proveedores de servicios de TI apoyan este nuevo enfoque, de acuerdo a Miller. "Ellos entienden que un enfoque colaborativo para el sourcing tiende a tener resultados más exitosos para ambas partes porque cada una comparte la responsabilidad del diseño de la solución. Sin embargo, sí requiere que también hayan realizado el trabajo de diseñar y documentar sus soluciones por adelantado para facilitar su integración dentro del proceso.