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Reportajes y análisis

Microsoft OneNote para principiantes: Todo lo que necesita saber

[16/04/2017] OneNote es el mejor programa de Microsoft que, probablemente, no esté usando. En mi caso, se ha convertido en el hogar en línea para gran parte de mi trabajo: borradores de artículos, transcripciones de entrevistas, incluso pensamientos aleatorios sobre cómo reorganizar la oficina en casa.

Me encanta poder llevarlo conmigo prácticamente a cualquier lugar. OneNote está integrado en los dispositivos Surface de la compañía; y hay aplicaciones para iOS, Android, MacOS, y compatibilidad con Apple Watch y Android Wear. No es fácil construir una aplicación que sirva para tantos propósitos diferentes y que funcione bien entre plataformas, pero OneNote lo logra.

Otra ventaja de OneNote es que el ritmo de desarrollo es bastante rápido. Espere correcciones de errores y mejoras de características regularmente.

Si está harto de Evernote, o quiere algo con más capacidad que una simple aplicación para tomar notas como Google Keep, OneNote vale la pena. Siga leyendo para descubrir todo lo que necesita saber para empezar a crear una vida sin papel con OneNote.

OneNote cuenta con una estrategia organizacional básica fácil de seguir, tanto en Mac como en Windows.
OneNOte
Cómo se organiza OneNote

OneNote cuenta con un sistema de organización por niveles: cuadernos, secciones y notas. Por defecto, empezará con un cuaderno, pero puede crear más. Por ejemplo, tengo cuadernos para distintas tareas: investigación de artículos, artículos personales y otros temas importantes.

Las páginas de OneNote están diseñadas para ser un lienzo de forma libre. Puede resaltar, dibujar, ingresar texto, y deslizar y aplicar zoom como en su smartphone. Si prefiere mantener cosas dispersas, OneNote puede ser útil para listas rápidas o para realizar un seguimiento de las tareas pendientes que necesita realizar. Puede convertirse en un depósito de artículos que necesita para una investigación. También hay un elemento colaborativo, pues puede compartir cuadernos con un equipo.

El verdadero diferenciador es la tinta. Si tiene un dispositivo Microsoft Surface, el lápiz se puede utilizar para escribir notas a mano, marcar documentos o agregar un toque de color.

Marque todas las notas que quiera, pero mantenga un ojo en la creciente lista de páginas a la derecha.
OneNote

Si es un estudiante, es probable que desee organizar cuadernos por clases o proyectos. Si planea utilizar OneNote para tomar notas, un cuaderno puede ser suficiente si divide los elementos en secciones diferentes. Además, hay una función de búsqueda muy útil que combina todas sus notas, pero una buena estrategia de organización no debe pasarse por alto.

El truco es hacerle un seguimiento a todo el desorden que se puede acumular. Por ejemplo, si no elimina las páginas que ya no necesita, se volverá una cadena muy larga. De vez en cuando, es bueno eliminar páginas individuales.

Para lidiar con este desorden creé un cuaderno llamado Archivados. Cuando termino con una sección, la traslado a este cuaderno (haciendo clic derecho en la etiqueta de la sección). De esta manera, puedo conservar transcripciones de entrevistas u otras notas, pero manteniéndolas fuera del camino.

El tesoro de herramientas de OneNote

Una vez establecido en OneNote, explore los complementos y las herramientas que puede utilizar para expandir sus capacidades. Por ejemplo, guardar y recortar artículos de la web es una parte esencial de mi flujo de trabajo. Recomiendo encarecidamente el uso de la herramienta de recorte web de Chrome de OneNote para guardar artículos y leerlos después.

Normalmente prefiero guardar la página como un artículo, quitándole el material superfluo. Sin embargo, puede decidir entre guardarlo todo o recortar una región particular.

La herramienta de recorte web de OneNote puede guardar páginas web en una página de OneNote.
OneNote

No es de extrañar que Microsoft haya integrado este tipo de derecho de ampliación en Microsoft Edge. Puede recortar una página, marcarla y enviarla directamente a OneNote.

Si tiene una Surface Book, Surface Pro u otra PC de Windows con pantalla táctil (lo siento, usuarios de Mac), OneNote está ansioso por recoger sus notas escritas a mano. En cuanto a iOS, OneNote funcionaría bien para los usuarios de iPad Pro que manejan un lápiz de Apple.

No hay escasez de opciones de color para marcar sus archivos.
OneNote
Cómo manejar las dos versiones de OneNote

Una distinción importante que se debe tener en cuenta en Windows es que hay dos versiones de OneNote. Una es la versión gratuita creada para el escritorio y el móvil (para ustedes, decenas de usuarios de smartphones de Windows).

En la mayoría de los casos, la versión gratuita tiene una serie de ventajas. La interfaz está menos llena, y el diseño es coherente con la forma en que OneNote aparece en los dispositivos móviles. Las secciones y las notas individuales se enumeran al costado, siendo un poco más fácil de maniobrar si se utiliza el Surface Pen.

Sin embargo, hay algunas ventajas en la aplicación de escritorio de OneNote 2016 (necesitará una suscripción de Office 365 para usarla). Con esta, puede grabar audio y monitorear la toma de notas y drops en marcas de tiempo.

Existen un montón de opciones de personalización en la versión de escritorio de OneNote.
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Además, puede insertar un archivo de Office y editarlo dentro de OneNote. Tiene más opciones de estilos de página (como papel rayado o cuadriculado). Si está utilizando OneNote para un trabajo más extenso o para la colaboración en un equipo, la versión de escritorio tiene mucho más que ofrecer.

Ser móvil

Cualquier aplicación sólida de toma de notas necesita un buen componente móvil. Si hay un área en la experiencia de OneNote que todavía necesita un poco de trabajo, es ésta.

En parte es porque el concepto de "lienzo libre" no siempre aplica bien de manera móvil. Los sitios web u otros documentos largos que haya guardado probablemente necesiten una cantidad considerable de maniobras de zoom para leerse correctamente.

Algunos de sus descubrimientos en OneNote pueden no resultar especialmente útiles para móviles.
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Los artículos más largos o las notas tomadas con el lápiz pueden requerir un poco de esfuerzo adicional para ser entendidos, especialmente en una pantalla móvil más pequeña. Cualquier nota se puede reformatear a una lista (como en el ejemplo anterior), pero los resultados pueden parecer extraños.

La creación rápida de una nota se realiza de mejor manera con el widget de OneNote en Android o iOS. Eso es porque el único lugar dentro de la aplicación para crear una nueva página se encuentra después de abrir una de las secciones. Realmente tiene que aceptar el esquema de organización de OneNote. Es genial para encontrar sus notas, pero puede ser un poco engorroso si trata de anotar algo al ampliarlo.

Volviendo OneNote parte de su vida

Para los usuarios de Evernote, puede ser intimidante pensar en cómo hacer para que todas sus cosas lleguen a un nuevo servicio. Para ayudar a impulsar a la gente, Microsoft ha creado una herramienta para importar.

El traslado de los archivos de Evernote a OneNote se puede realizar con la herramienta de Microsoft.
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Exporte su contenido de Evernote en un archivo, que luego es abierto en OneNote. Durante el proceso de transición, habrá un nuevo cuaderno de OneNote para cada cuaderno de Evernote. Las páginas serán nuevas páginas, y las etiquetas se transformarán en secciones. Es posible que tenga que realizar una reorganización adicional después de la transferencia para configurar las cosas de la manera que desee.

Si es nuevo en OneNote, la clave es explorar su amplio conjunto de características. Hay pocos programas que pueden resolver sus ecuaciones matemáticas (a veces), grabar audio e incorporar videos en línea. Tómese el tiempo necesario para crear un flujo de trabajo que funcione mejor para usted. La bestia morada podría convertirse en el cuaderno digital que no sabía que necesitaba.