Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

G Suite y Office 365: La batalla se intensifica

Colaboración en la nube

[05/05/2017] Los CIO y administradores de TI están adoptando cada vez más a Office 365 de Microsoft y a G Suite de Google para la colaboración, productividad y mensajería. Estas suites de productividad basadas en la nube se están expandiendo, ganando nuevos conjuntos de funciones y nuevas aplicaciones para sus usuarios empresariales. A inicios de mes, tanto Google como Microsoft introdujeron aplicaciones de colaboración basadas en chat para reposicionarse y poder competir en este espacio de rápida evolución y de alta competitividad.

Teams de Microsoft, que ha estado en beta desde noviembre, pasó a un estado de disponibilidad general para los clientes de Office 365. Y Google introdujo un Hangouts reconstruido, que ha sido dividido en dos aplicaciones -Hangouts Chat para las comunicaciones basadas en chat y Hangouts Meet para conferencias de audio y video.

Aquí revisaremos cómo se comparan estas ofertas, quién cuenta con el dominio del mercado y los próximos desafíos a enfrentar.

Enfoques diferidos de comunicación

Aunque existe redundancia entre las funciones de Teams y Hangouts, Microsoft y Google tienen estrategias distintas. "Teams mezcla múltiples modalidades de colaboración en una sola interfaz y eso ayuda a los trabajadores que desean reducir todo el cambio de contexto -saliendo y entrando de muchas aplicaciones- con el fin de realizar su trabajo, afirma Adam Preset, director de Gartner. "Ser capaz de manejar más conversaciones y tareas asincrónicas, así como interacciones sincronizadas en un solo lugar, hace que sea más fácil encontrar el trabajo que necesita cumplir para después llevarlo a cabo, afirma. Hangouts, por otro lado, constará de dos experiencias fuertemente integradas que podrían ayudar a los trabajadores a "separar su trabajo, si así lo desean, afirma Preset.

"Ambas maneras de manejar la colaboración y la comunicación pueden funcionar, afirma. "Dependiendo del contexto, a veces querrá una navaja suiza. En otras ocasiones, deseará un bisturí. Uno no desearía que una cirugía fuese realizada con una navaja y no desearía intentar tallar con el bisturí.

Slack y otras herramientas de comunicación para equipos fomentaron un mercado altamente competitivo para las comunicaciones empresariales, pero los beneficios de estas aplicaciones siguen siendo debatidos. "Las funciones más atractivas de herramientas basadas en chat son las que evitan que el usuario tenga que abandonar el lugar donde está trabajando para moverse a otra aplicación y la teoría es que esto contribuye a la productividad, afirma Patrick Moorhead, presidente y analista principal en Moor Insights & Strategy. "El jurado aún no decide si realmente mejoran la productividad. Me gusta esa teoría, pero los beneficios no son claros. En lugar de tener 500 correos electrónicos, uno podría tener 500 notificaciones del chat y eso logra poco.

Teams y Hangouts son más flexibles y operan sistemas que no requieren de mucho hardware especializado, que es una gran ventaja en relación a los sistemas dedicados de telepresencia, según Jan Dawson, analista jefe y fundador de la firma de investigación llamada Jackdaw. "Existe el argumento de que estas aplicaciones de chat pueden de alguna manera reemplazar al correo electrónico, cuando en mi experiencia éstas con frecuencia simplemente se convierten en otro canal de comunicación para administrar y vigilar, así que los méritos son al menos algo debatibles, afirma.

"Aunque algunos empleados las adoptan y algunas culturas de compañía han cambiado lo suficiente para hacer que la adopción de comunicación basadas en chat constituya una parte más grande de la comunicación interna, también existe mucha resistencia siempre, y conseguir la adopción de los empleados puede ser difícil, afirma Dawson. Sin embargo, Teams y Hangouts funcionarán bien en organizaciones que ya usan otras aplicaciones de productividad provistas por Microsoft y Google, básicamente porque los beneficios de la integración son mucho más fuertes que las aplicaciones independientes como Slack, aunque esta sí cuenta con algunas integraciones con servicios externos, afirma.

Las huellas del mercado le dan a Google y a Microsoft una ventaja, pero el campo de la comunicación empresarial no será un contexto en el que el ganador se llevará todo, de acuerdo a Raúl Castañón-Martinez, analista senior de 451 Research. "Las compañías podrían proporcionar Teams o Hangouts, pero los trabajadores podrían seguir prefiriendo usar Slack, por ejemplo, afirma. "Podría parecer contraintuitivo, pero una plataforma abierta le conviene a Google y a Microsoft, y se beneficiarían de desarrollar un ecosistema que le abrirá las puertas a más aplicaciones que pueden añadir valor a su propio conjunto de herramientas.

Microsoft lidera en impulso

Aunque ambas compañías están compitiendo para expandir su presencia en las empresas, Microsoft ha estado en la industria por décadas y Google es relativamente novata, de acuerdo a Castañón-Martinez. Y la ventaja de Microsoft se refleja en la cantidad de clientes reportada por las compañías. Microsoft afirma que 85 millones de personas usan Office 365 mensualmente. Por su parte, G Suite actualmente tiene tres millones de clientes de negocio y tres de sus aplicaciones están en más de mil millones de teléfonos inteligentes, según Google.

"Office 365 está liderando la colaboración y productividad empresarial largamente, afirma Moorhead. "Microsoft tiene la bendición de contar con una enorme base instalada y están aprovechando esto. Google empezó con una base de clientes y están añadiendo nuevos clientes, pero los puntos de inicio son bastante distintos.

"Microsoft siempre ha capturado gran parte del gasto en este campo y es probable que esto continúe así, incluso si Google logra algunos avances modestos, afirma Dawson. Google tiene algo de dominio, pero Office 365 tiene el legado de la base de Office a la cual le vende y está creciendo mucho más rápido en términos absolutos debido a dicha base, afirma él.

Microsoft es "simplemente la opción predeterminada en muchas empresas y eso tiene un gran poder, afirma Dawson. "La fortaleza de Google radica en su flexibilidad y es un enfoque que prioriza a la web, lo que encaja mejor en muchos negocios más pequeños y ágiles, así como con en los trabajadores más jóvenes.

Completo vs. lo mejor de su clase

La actual propuesta de valor de Office 365 y G Suite es el conjunto completo de herramientas que cada uno ofrece a sus respectivos clientes. "Ambos proveedores brindan un conjunto amplio de herramientas, pero cada herramienta en estas suites no es necesariamente la mejor de su clase, afirma Preset. "A veces simplemente necesita una herramienta para ser lo suficientemente bueno. Sin embargo, viendo a cada suite, los compradores sí prefieren una composición significativa. Mientras más atractivo individual tenga cada elemento del paquete, un comprador de TI pasará menos tiempo y gastará menos dinero buscando soluciones externas que compensen las debilidades en el paquete.

El enfoque basado en 'lo mejor de su clase' es más teórico que práctico, debido a que las API para integraciones externas siempre serán vulnerables hasta cierto punto, de acuerdo a Moorhead. "Es muy importante tener una solución holística debido a que los usuarios fluyen de un lado a otro entre sus experiencias y solo hay una garganta para apretar, afirma.

Google y Microsoft tienen un rango amplio de aplicaciones, muchas de las cuales pueden considerarse las mejores de su clase, pero llegar a ese nivel en todas sus aplicaciones es poco probable, según Castañón-Martinez. "El desafío será asegurar que la sinergia entre las aplicaciones genere valor de manera efectiva al usuario final, afirma. "El todo debería ser más que la suma de sus partes.

El problema con las soluciones puntuales es que los profesionales de TI tienen que unir varias aplicaciones, y eso presenta problemas de responsabilidad cuando las cosas salen mal, advierte Dawson. Muchas áreas de TI preferirían tener "una sola garganta que apretar, algo que es más difícil de obtener con una solución fragmentada, afirma. "Hasta las integraciones pueden ser una molestia de implementar y administrar, y si existe algún tipo de elemento requerido con frecuencia se desmoronan.

Los desafíos que esperan a G Suite y a Office 365

Microsoft y Google enfrentan distintos desafíos conforme se expanden y evolucionan sus respectivas aplicaciones para trabajo en el 2017, según Castañón-Martinez. "Google está en el proceso de probar su valor en el campo empresarial, afirma. "Tienen un producto sólido en G Suite y están acertando con despliegues grandes, pero aún necesitan trabajar en el desarrollo de una red asociada y construir su imagen como proveedor de software empresarial.

Mientras tanto, a través de los años, Microsoft ha acumulado muchas herramientas de colaboración y productividad que son "confusas y redundantes, afirma. "Teams podría ser una oportunidad de consolidar y confluir estas herramientas bajo una sola interfaz unificada.

Microsoft también debe superar las percepciones de que Office 365 es "o muy grande o no lo suficientemente funcional, afirma Dawson. El reto de Google será confrontar percepciones negativas de su enfoque basado en la web y qué tan bien podría funcionar offline, afirma.

"Lo positivo de G Suite es que comienza desde una posición que da prioridad a la nube y lo que obtiene es una experiencia que refleja esto, con capacidad de respuesta cuando se cuenta con buena conexión, afirma Moorhead. G Suite es simple, pero también carece de muchas de las funciones y opciones de Office 365, añade.

"Office 365 también está certificado en las medidas de seguridad más estrictas para todos los países, afirma Moorhead. "El problema más grande de Office 365 es la percepción de que es legado y viejo, lo cual no es cierto.