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Reportajes y análisis

G Suite vs. Office 365

¿Cuál es la mejor suite de oficina para negocios?

[14/06/2017] Cuando las personas piensan en una suite de productividad, tanto Microsoft como Google tienden a venir a la mente. Y por una buena razón: Aunque existen otras alternativas en el mercado, éstas siguen siendo las principales herramientas de software para los usuarios de negocios en todo el país.

Ambas ofrecen funcionalidades similares -procesamiento de palabras, almacenamiento de archivos y aplicaciones de hojas de cálculo- pero difieren en muchos aspectos. Por ejemplo, Microsoft ofrece despliegues de nube y escritorio de su suite Office 365, mientras que la G Suite de Google -antes conocida como Google Apps- se basa en aplicaciones e integraciones basadas exclusivamente en la nube.

A fin de cuentas, elegir entre las dos compañías depende de las necesidades individuales de cada negocio. El precio, almacenamiento y facilidad de uso serán factores importantes para tomar una decisión, aunque hacerlo no siempre es algo sencillo. Para ayudarle, revisaremos cuál de las suites de oficina es la mejor para los usuarios de negocio.

G Suite vs. Microsoft Office 365: Resumen

Ambas suites de productividad tienen una variedad de funciones. La G Suite cubre un conjunto de aplicaciones, de las cuales las más usadas son la aplicación Presentaciones, Hojas de cálculo para la edición de hojas de cálculo, el procesador de palabras Documentos y la plataforma de almacenamiento Drive. También ofrece una integración excelente de aplicaciones externas, las cuales pueden ser descargadas desde la Google Web Store.

La suite Microsoft Office 365 también viene equipada con un amplio conjunto de herramientas bastante conocidas. Esto incluye a Word, Excel, PowerPoint, el cliente de correo electrónico, OneDrive como su plataforma de almacenamiento de nube, junto con otras funciones como Skype y Microsoft Teams como su herramienta para mensajería instantánea y colaboración.

Tanto la suite Microsoft Office como la G Suite vienen llenas de muchas funciones adicionales que no son mencionadas aquí, pero éstas son las principales funciones que la mayoría de usuarios de negocio buscará a la hora de decidirse por una nueva suite de productividad.

En términos de opciones de despliegue, se puede acceder a la G Suite vía Internet, aunque se pueden tomar atajos para el escritorio. No existe un software que pueda ser descargado. Dar un clic en alguno de estos íconos abrirá nuestro navegador web y abrirá cualquier aplicación que elija en la G Suite. Por otro lado, la suite de Microsoft Office siempre ha sido descargada al escritorio y accedida offline mediante el software en su PC o laptop. Sin embargo, en un intento por competir con la suite de nube de Google, los paquetes de Microsoft Office 365 contienen ambas versiones para que los usuarios puedan elegir y cambiar entre el acceso vía escritorio o a través de Internet.

Otra área donde las dos suites se diferencian es, en parte, en el diseño y la usabilidad. Algunos negocios van a preferir la sensación simple y limpia de la G Suite, mientras que otros serán atraídos por la carga mayor de funciones de la suite Office 365. Por ejemplo, los programas de bandera de Microsoft como Excel y Word están llenos de funciones útiles, pero esto puede hacer que navegar su software en el escritorio sea algo complicado para usuarios poco experimentados. Sin embargo, si desea la sensación general de las aplicaciones de Microsoft, quizás debería probar la versión en línea de Word y Excel debido a que ofrecen una suite más simple.

Las aplicaciones de G Suite son simples y, aunque carecen de algunas de las funciones de la suite Office 365, puede descargar complementos para navegador para la mayoría de tareas que no son respaldadas internamente por Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.

G Suite vs. Microsoft Office 365: El procesador de palabras y documentos

Documentos de Google adopta un enfoque minimalista para el procesamiento de palabras al ofrecer un creador de documentos simple, a diferencia de Microsoft Word, que permite la creación de documentos para tareas pesadas.

Como se dijo anteriormente, Word, el procesador de escritorio insignia de Microsoft, es rico en funciones y permite realizar una gran variedad de tareas que Documentos de Google no puede. Sin embargo, para algunas personas, muchas de las funciones ofrecidas por Microsoft terminarán sin utilizarse jamás y no son necesarias. De hecho, algunas veces Word puede parecer demasiado complicado y sobrecargado de funciones.

Google realmente supera el desempeño de la versión de Word para escritorio de Microsoft con sus capacidades de edición y uso compartido de documentos en tiempo real. Por ejemplo, los usuarios de Documentos de Google pueden acceder a un documento, hacer cambios o sugerir ediciones y cada cambio será anunciado o resaltado, y hasta enviará notificaciones a otros miembros del documento compartido. Microsoft Word no puede desempeñar esas acciones al mismo nivel. Lo que puede hacer es ofrecer ediciones sugeridas por medio de la pestaña 'revisar', aunque esto no sucede en tiempo real o con tanta simpleza como en las iniciativas de Google.

Los usuarios de Documentos de Google incluso pueden ver ediciones previas, así que ninguna información se pierde o se reemplaza.

Para aquellos que busquen algo conveniente, Documentos de Google es la mejor entre estas dos opciones. Documentos guardará automáticamente el trabajo, integrará añadidos comunes y se puede obtener acceso desde cualquier dispositivo con una conexión a Internet.

Microsoft Word ofrece una interfaz familiar y está lleno de funciones que pueden manejar archivos y documentos gigantes. La versión para escritorio de Word es más recomendable para aquellos que requieren de una edición y procesamiento substancial de documentos. Aunque puede que no sea tan responsivo, o colaborativo como Documentos de Google, las personas están familiarizadas con su diseño y sus funciones, así que mudarse a Microsoft frecuentemente es un proceso simple en este aspecto.

G Suite vs. Microsoft Office 365: Hojas de cálculo

Excel de Microsoft es superior a la oferta de Google en lo concerniente a herramientas de hojas de cálculo. Está hecha para un procesamiento de números complejo, así como una importación y exportación considerable de datos.

Esto no significa que Hojas de cálculo de Google sea completamente inútil. Hojas de cálculo no será capaz de manejar la misma cantidad de datos que Excel, pero aun así es muy funcional.

Hojas de cálculo puede crear gráficos, calcular sumas de relleno automático y, a través de complementos calificados, Hojas de cálculo puede crear mapas y convertir datos simples en conocimientos significativos.

Sin embargo, sí carece del poder Excel, así que para aquellos que usan una suite de oficina principalmente para el manejo de números, será mejor que opten por Microsoft.

G Suite vs. Microsoft Office 365: Cliente de correo electrónico

Tanto la suite Microsoft Office 365 como G Suite ofrecen clientes de correo electrónico sólidos. Sin embargo, sus estructuras de precio y funciones difieren bastante.

Si vemos específicamente a Microsoft Office 365 Business Essentials, los usuarios recibirán 50GB de almacenamiento en el buzón, 1TB de almacenamiento de archivos y acceso para hasta 300 usuarios. Microsoft ofrece una opción premium para negocios, pero creemos que el paquete Business Essentials era el más compatible con el del plan Business de G Suite.

Con Google, obtendrá mucho más, aunque es un paquete únicamente en línea, como de costumbre. Los usuarios de Business de G Suite recibirán un almacenamiento ilimitado para el buzón de entrada, 1TB de almacenamiento en nube y un acceso de usuario ilimitado.

En términos estéticos, ambos clientes se ven bastante distintos. Google es simple y funcional. Mientras que el cliente para escritorio de Microsoft está lleno de funciones y esto a veces puede aletargar su máquina, dependiendo de la antigüedad de ésta. Aunque vale la pena resaltar que los usuarios de Business Essential también tendrán acceso a un cliente de navegador.

La velocidad y funcionalidad de búsqueda de Gmail es algo con lo que Outlook no puede competir, siendo los usuarios capaces de navegar el cliente en línea con relativa facilidad. Y, aunque el software de escritorio de Outlook puede aparentar retardarse, éste ofrece muchas funciones que Gmail parece haber pasado por alto, como un visor integrado de fotos, acciones instantáneas (marcar o borrar un correo electrónico rápidamente) e integración con redes sociales.

Los usuarios de Outlook también pueden crear incontables 'reglas' que pueden personalizar perfectamente la manera en cómo se administran las salidas y llegadas de sus correos electrónicos.

Ambos clientes de correo electrónico proporcionan calendarios que están ligados a sus cuentas y a otras en el centro de trabajo. Los calendarios de Gmail y Outlook también pueden registrar reuniones, programar reuniones y hasta reservar salas para reuniones una vez que esta función haya sido apropiadamente instalada.

En Outlook de Microsoft, el cliente web de correo electrónico si logra competir con Gmail. Su enfoque minimalista implica su facilidad de uso, incluso para nuevos usuarios, y las capacidades de búsqueda y categorización son rápidas y responsivas.

Outlook ha sido una parte sólida de Office 365 y de la oferta para negocios de Microsoft durante años, y su traslado a un cliente en línea parece seguir ese camino. Sin embargo, Google aún sigue siendo el rey en este campo, incluso si no es 100% perfecto.

G Suite vs. Microsoft Office 365: Herramientas de colaboración

Ninguna suite de negocios estaría completa sin herramientas de colaboración y tanto Microsoft como Google ofrecen dos opciones sólidas.

Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en un chat instantáneo que permite a sus usuarios crear grupos de chat, enviar mensajes privados y archivos de manera instantánea. Teams es bastante similar a Slack, puesto que también se le notificará si su nombre ha sido mencionado directamente en ese chat (o canal). Para captar su atención, también podrá ver una bandera roja o signo de exclamación al lado del mensaje en donde se le ha mencionado.

La alternativa de Google, llamada Google Hangouts, ofrece mensajería instantánea, chats grupales y uso compartido de pantalla integrado. Sin embargo, al igual que con la mayoría de comparaciones realizadas entre los productos de Microsoft y Google, el enfoque minimalista de Google significa que Google Hangouts no cuenta con algunas funciones que Teams sí ofrece.

Por ejemplo, Microsoft Teams permite a los usuarios crear múltiples canales a los cuales cualquiera puede unirse, como podría ser uno para Marketing, otro para Ventas; mientras que Google Hangouts solo puede crear grupos de chat que tienen que ser instalados por alguien que será la única persona capaz de añadir a más personas.

Los grupos de Google Hangouts son buenos para un mensaje o chat rápido, pero al parecer carece de la complejidad para desempeñar otras tareas que Microsoft Teams si puede. La experiencia del usuario también es muy simple, lo que es bueno si es que no espera mucho, pero Teams es una mejor alternativa para las personas que trabajan en proyectos grupales o necesitan de una colaboración constante.

No olvidemos que Microsoft también ofrece Skype for Business, que es genial para llamadas de conferencia grupales y reuniones en video. Y, aunque Google Hangouts si ofrece sus propias capacidades de llamadas de video, Skype for Business tiene una adopción mayor y está bien establecida en el campo de las conferencias de video.

G Suite vs. Microsoft Office 365: Precio

El precio es probablemente uno de los factores de decisión más grandes cuando se trata de comprar cualquier software para negocios y tanto Google como Microsoft tienen precios competitivos.

Google ofrece un costo de tres niveles para los usuarios de negocio: Basic, Business o Enterprise.

Los negocios pequeños podrían decidirse por la opción Basic. Que ofrece 30GB de almacenamiento, dirección de correo electrónico de negocio, conferencia de video y de voz, calendarios compartidos y Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones por 3,50 dólares mensuales por usuario.

Para negocios más grandes, la opción Business será la más apropiada, pues ésta ofrece todas las funciones del primer nivel, pero añade almacenamiento de nube ilimitado, reportes de auditoria, e-discovery para correos electrónicos y chats, así como políticas de archivamiento por 10 dólares mensuales por usuario. Adicionalmente, su modelo Enterprise requiere una cuota personalizada y ofrece funciones avanzadas de seguridad.

La suite Microsoft Office 365 también ofrece tres opciones de precio: Business Essentials, Business y Business Premium.

Business Essentials otorga a los usuarios acceso a Office 365 de Microsoft, un buzón de 50 GB, 1TB de almacenamiento de archivos, Skype y Microsoft Teams a seis dólares mensuales por usuario. Por 10 dólares, Business, el paquete que le sigue, ofrece la versión de escritorio completa de Office 365, 1TB de almacenamiento de archivos y aplicaciones para tableta/teléfono, pero no incluye correo electrónico.

El paquete Business Premium ofrece todas las funciones de Business y Business Essentials por 15 dólares mensuales.

Microsoft también ofrece un conjunto de paquetes empresariales que proporcionan distintos tamaños de buzón y de almacenamiento.

Hemos comparado el paquete Business de G Suite con Business Essentials de Microsoft Office 365, de principio a fin en términos de almacenamiento, precio, usuarios y aplicaciones.

Dado que existen muchas opciones disponibles, nosotros descubrimos que el paquete Business de G Suite y Business Essentials de Office 365 fueron los paquetes más comparables para negocios medianos, puesto que ambos ofrecen suites exclusivamente en línea.

G Suite vs. Microsoft Office 365: Veredicto

Tanto G Suite como la suite de Microsoft Office 365 pueden competir entre sí en todos los campos.

Google triunfa en términos de colaboración y facilidad de uso, mientras que las fortalezas de Microsoft radican en ofrecer una suite que está llena de funciones y es capaz de procesar documentos detallados y cantidades grandes de datos.

Las organizaciones que actualmente usan el cliente de correo electrónico de Google encuentran que su transición a la hora de adentrarse más en el sendero de G Suite es sencilla, algo que es igual de relevante para aquellos que usan el cliente de correo electrónico Outlook de Microsoft.

Para los negocios que desean una suite en línea que sea la más simple de usar, Google es la opción ideal. Su enfoque, donde varias soluciones se encuentran en solo lugar, es atractivo para los negocios que se encuentran en sus inicios y para aquellos en busca de una suite de productividad limpia y responsiva. Aunque la interfaz de usuario de la suite Office 365 resultará más familiar a la mayoría, basándose en la amplia experiencia en herramientas de productividad de Microsoft.