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Gartner: Cómo ahorrar dinero en la gestión de contenidos

[30/08/2009] Aunque las organizaciones ya son conscientes de los beneficios que conlleva la tecnología de gestión de contenidos (Enterprise Content Management, ECM), éstas aún deben mejorar su implantación evitando incurrir en elevados costos. Gartner da las claves para apostar por ECM sin arruinarse.

Según la consultora Gartner, ECM es un marco de trabajo en el que se integran todo un elenco de tecnologías de gestión de contenidos así como formatos de contenido a lo largo de toda la organización. ECM es, por tanto, esencial en las empresas, sin embargo, como resalta la consultora, su implantación suele ser cara, su retorno de inversión difícil de justificar y, además, pocos trabajadores suelen tener acceso a estas tecnologías.
Para subsanar esta situación y mejorar la implantación de este tipo de herramientas Gartner recomienda seis aproximaciones tácticas que, según la consultora, ayudarán a las organizaciones a ahorrar hasta un millón de dólares en esta área:
1-. Eliminar el contenido obsoleto o duplicado y dejar el esencial antes de abordar un proyecto de ECM, BPM (business process management) y CEVA (content-enabled vertical application).
2-. Incorporar una política de implementación de este tipo de proyectos. Por ejemplo, esta política puede servir para separar distintos tipos de contenido o para depurar repositorios y servidores de archivos.
3-. Incluir un proveedor de servicios de contenidos y de código abierto en su estrategia. Las ofertas de código abierto han madurado y el mercado se ha estabilizado.
4-. Equilibrar el canal web. Las organizaciones deben dejar de gastar dinero en la transformación de datos manuales e invertir en un sistema de datos maestros estructurados y no estructurados.
5-. Explorar los beneficios de abordar una estrategia sostenible con el medio ambiente. Hay muchas iniciativas verdes que las empresas pueden abordar, como pasar los documentos físicos a electrónicos, etc.
6-. Abandonar el e-mail tradicional. Según Gartner, el modelo de servicios de correo electrónico hospedado se convertirá en una opción muy adoptada por las organizaciones.
Computerworld, España