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Reportajes y análisis

Firmas usan herramientas de colaboración para apelar a las ideas de sus trabajadores

[02/09/2009] En las grandes corporaciones multinacionales, el expertise que podría ayudar a iniciar un impresionante plan de márketing o desarrollo, podría encontrarse oculto dentro del personal. Hallar a esa persona ha sido un viejo problema para los ejecutivos corporativos y los gerentes de proyectos.

Los gerentes de Procter and Gamble Co. y Cisco Systems Inc. ayer afirmaron que ahora tienen una variedad de opciones, que van desde la videoconferencia de alta definición a la mensajería instantánea y los wikis, para unir rápidamente a las personas y sus ideas.
P&G y Cisco han estado compartiendo información y tecnologías por siete años en sus esfuerzos separados para obtener herramientas de colaboración, tanto desde Cisco como desde otras firmas. Usar las herramientas ha hecho que ambas compañías obtengan los ahorros de costos esperados en viajes, y menos ropa y lágrimas en sus trabajadores. Y como bono, ambas compañías han podido descubrir ideas y propiedad intelectual antes oculta en cubículos en grandes edificios de oficinas, dijeron los gerentes durante una mesa redonda que se llevó a cabo sobre la tecnología de la telepresencia ayer.
Nos conectamos en cuestión de clics, con video en cualquier lugar y trabajamos en todo lugar, así que el trabajo no es un lugar sino algo que uno hace, señaló Laurie Heltsley, director de servicios globales de negocios en P&G en Cincinnati. La propiedad intelectual esencial que tenemos es [nuestra] gente y la colección de su expertise y todo los asociado con su identidad.
Con 138 mil trabajadores en 80 países, el gigante de los productos de consumo masivo -empresa valorizada en 80 mil millones de dólares- ahora encuentra que las herramientas de colaboración son una parte vital del negocio, indicó. Es una necesidad absoluta el encontrarse en capacidad de colaborar todos los días. Tenemos un mandato de realizar lluvias de ideas, escuchar, innovar, en donde la competencia sea feroz.
P&G encontró hace años que sus equipos de investigación y desarrollo de productos se podrían beneficiar apelando al expertise diseminado en toda la empresa, señaló Heltsley. Hallamos que podemos más juntos que lo que logramos separados.
Heltsley señaló que la capacidad de detectar la presencia de otro trabajador a través de una conexión en Internet -y averiguar si se encuentran disponibles para comunicarse mediante mensajería instantánea o teléfono o vía otros modos tales como la video conferencia- se ha convertido en la característica más importante de las herramientas de colaboración de P&G. Conversar no es tan importante, aunque sigue siendo una parte central de todo este proceso de colaboración, indicó. Es saber si alguien se encuentran disponible y tener el mecanismo para saber si hay alguien con el que uno pueda contactar.
Heltsley no ofreció cifras específicas de ahorros por usar las herramientas de colaboración, aunque anotó que la compañía había ahorrado cuatro dólares por cada dólar invertido en 70 sistemas de telepresencia de gama alta en cuatro regiones del mundo que la compañía comenzó a instalar hace dos años. Esos sistemas de alta definición son utilizados hasta cuatro veces más que las versiones anteriores de videoconferencias instalados en la compañía.
P&G está ansioso por ampliar sus capacidades de colaboración, señaló, y la compañía quiere probar nuevas plataformas de colaboración empresarial de Cisco cuando se presente una versión beta en dos meses.
John Chambers, CEO de Cisco, ha declarado que quiere que Cisco sea el líder en software de colaboración en los siguientes años, indicó Sheila Jordan, vicepresidente de comunicaciones y colaboración TI de la firma de redes. De hecho, dijo, Chambers ha comenzado a usar un video blog para comunicarse, mientras que Cisco ha publicado miles de videos en una canal interno que ella llama C visión.
Además de ofrecer ideas e información, los videos y las herramientas de colaboración ayudan a Cisco a crear un sentimiento de comunidad al interior de la jerarquía, algo que es esencial para el éxito pero difícil de lograr, señaló Rick Hutley, vicepresidente del grupo de soluciones de negocios de Internet de Cisco.
Hutley estimó los ahorros totales por usar herramientas de colaboración durante el año fiscal 2008 en 691 millones de dólares.
Hutley concordó con Heltsley de P&G acerca de la capacidad de la colaboración de unir a los expertos internos. Tenemos expertos virtuales, porque no tenemos suficientes expertos que están en suficientes lugares el tiempo suficiente, indicó. Hay una gran oportunidad para aprovechar las habilidades y expertise que uno ya tiene en su compañía, pero el problema es encontrarlo.
Parte del enfoque de Cisco a la colaboración incluye la construcción de herramientas de autoayuda en línea, a las que se pueda acceder desde cualquier lugar de Internet. Por ejemplo, señaló que los usuarios internos de Apple Macintosh crearon un Mac Wiki para proporcionar a los usuarios internos de Mac información sobre cómo reparar bugs y otro tipo de información. Usando el expertise interno de Mac la compañía se ha ahorrado un estimado de cuatro millones de dólares, que hubiera tenido que usar en contratar expertos en Mac para ayudar con los problemas, estimó Hutley.
Y los ahorros reales (de dólares) son menores en comparación con el valor que tiene construir una sentimiento de comunidad y apelar al expertise interno vía las herramientas de colaboración, añadió Hutley.
Cisco ni siquiera tiene wikis de software, anotó Hutley, pero los ha usado con otras herramientas, señalando que hay muchos trabajadores en cualquier organización que disfrutan contribuyendo con ideas a otros, como los entusiastas de Mac. Denles un escenario y se pararán ahí y cantarán todo el día, indicó.
Matt Hamblen, Computerworld (US)