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Reportajes y análisis

Tips para usar la BI en forma económica, rentable y efectiva

[17/09/2009] Cuando Raghu Bala, CTO de Automotive.com, llegó a la compañía en el 2006 para ayudar a construir la infraestructura de inteligencia de negocios (Business Intelligence - BI), colocó en la pared de su oficina una copa con billetes de dólar y monedas, con un letrero que decía abajo: Limosna para el presupuesto BI.

En realidad si sacó un poco de dinero de ahí, medita Bala durante su charla el miércoles en la conferencia Perspectiva de la Inteligencia de Negocios organizada por Computerworld (US). Él y otros líderes TI compartieron sus tips sobre cómo utilizar la BI en forma económica, rentable y efectiva.
Ex ingeniero de Yahoo, Bala se sorprendió más de una vez por el poquísimo dinero que la compañía, que opera 200 revistas y sitios web como Motor Trend, utilizaba. Cuando Bala solicitó comprar una costosa SAN (storage area network, red de almacenamiento) para el almacenamiento del data warehouse, la gerencia se negó.
Una vez los dijeron, ?Puedo ir a Fry y comprar unos cuantos drives de 1 TB y juntarlos. ¿Por qué necesita gastar 200 mil dólares en una SAN??, recordó Bala. Tuve que explicarle todo acerca de los snapshot backups, Raid 5, Raid 10.
Cuando esto no convenció a su gerente, el exasperado Bala sarcásticamente sugirió de que simplemente consígame unos USB y los ponga en cascada, ya que después de todo son gratis.
Con el tiempo, Bala acordó que su equipo construyó su propia SAN con un cluster de servidores Linux. Esto involucró 12 mil dólares en costos de hardware y software, y de dos a tres meses de tiempo de su desarrollador principal. El resultado es impresionante: un almacenamiento de datos operativos a la medida con una caché en memoria extremadamente veloz que Bala afirma puede almacenar millones de eventos por hora.
Bala también ahorró dinero de otras formas, usando las herramientas gratuitas basadas en Excel que Microsoft empaqueta con su base de datos SQL Server, compartiendo administradores de base de datos con el equipo de ingeniería, y construyendo cubos para los reportes, solo luego de observar qué reportes construyen por sí mismos los power users de Automotive.com.
Esto le ahorró a TI el trabajo de tener que crear y enviar por correo docenas o cientos de reportes enlatados, y en cambio capacitó a los usuarios en la generación de sus propios reportes y en general a pensar por sí mismos, añadió.
Conoce tus clientes rentables y no rentables
Para las compañías con relaciones muy antiguas con sus clientes, una de las mejores cosas que se puede hacer con la BI es ver cuáles son rentables y cuales nos hacen perder dinero.
De acuerdo a Basil W. Blume, chief analytics officer de Colorado Capital Bank, el ratio promedio de clientes rentables/no rentables en la industria de la banca retail es de 70:30. No es solo rentable cuando todos tienen una cuenta de cheques con mil dólares, añadió. Sino que el 30% de los clientes ayudan al negocio.
Aunque no sea dirigido por la gerencia a resolver este problema, Blume sugiere que los gerentes BI deben hacerse cargo y trazar un plan para descubrir quienes son rentables.
Pero, ¿cuál de las muchas definiciones de rentabilidad debo usar? Blume sugiere usar el margen de contribución. Esta es una cifra relativamente simple de derivar, indicó, especialmente en comparación con el ingreso neto, que requiere que los usuarios dividan el ingreso bruto entre el total del costo.
Lograr la adopción en un lugar de trabajo no tecnológico
Anthony Marano Company es un mayorista de frutas y vegetales con 50 años en Chicago. Operando en un solo almacén de 37 mil metros cuadrados, la compañía de 200 millones de dólares al año, propiedad de la familia, se mantiene fiel a su herencia de tendero ítalo americano. Aquí hay muchos tipos que se llaman Joey, Nicky y Tony, afirma Chris Nowak, el chief technology officer.
Hasta el 2003, ninguno de los compradores y vendedores de Marano usaba computadoras. Los pedidos eran escritos a mano y la información del vendedor y el cliente era almacenada en tarjetas. Todo el expertise residía dentro del cerebro de los compradores y vendedores de Marano.
Esto parecía muy peligroso, considerando la naturaleza de tiempo real del negocio de Marano. La compañía se especializa en proveer mercadería en el último minuto. Somos el Walgreen de las frutas y vegetales las 24 horas del día. Las personas nos compran a nosotros cuando se quedan sin mercadería, señaló Nowak.
El gran tamaño de Marano y de su base de clientes significa que puede proporcionar información de precios vital a los granjeros que podría influir en sus decisiones sobre si darse la molestia de intentar recobrar una cosecha dañada, como las fresas en riesgo por un congelamiento. Eso no era fácil sin un sistema de BI.
Nowak fue traído para desplegar el primer sistema BI basado en computadoras de la compañía. Sabiendo que sería fundamental superar la resistencia de los usuarios (el personal de ventas), Nowak se aseguró en seleccionar una herramienta fácil de usar para ellos.
Licenció el software Inxight de SAP, que ofrece una herramienta de visualización llamada StarTrees. Estos son gráficos circulares expandibles que Nowak escogió adrede por su parecido al viejo sistema de tarjetas Rolodex.
Estos gráficos, rápida y convenientemente, permiten al vendedor obtener la información del precio y el stock de todos los 1.400 tipos de mercadería con la que trabaja Marano.
Los gráficos fueron tan útiles que pronto todos los 28 compradores y vendedores fueron capacitados y usaron el StarTrees, señaló Nowak. Esto les permite ofrecer precios más finos a los compradores y granjeros, y mover el producto de forma más eficiente con menos pérdidas, y en último término mejorando las utilidades, añadió.
Eric Lai, Computerworld (US)