Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

El outsourcing de impresión

Un servicio que genera ahorros

[13/10/2009] Son ya pocas las grandes empresas que dudan en utilizar el outsourcing de impresión. De hecho, la tendencia ya se ha expandido hacia abajo, a las medianas e incluso pequeñas empresas. Y es que las ventajas son bastante atractivas: menores costos de impresión y un parque de máquinas convenientemente actualizado y en buen estado.

Como en toda tendencia, las primeras en adoptar el outsourcing de impresión en el mercado peruano fueron las transnacionales presentes en el país y las grandes empresas locales. La lógica es simple y común a todos los servicios de outsourcing: dejar que una empresa especialista en el tema se encargue de todas las actividades relativas a los procesos de impresión de documentos. Vale decir, encargarse de mantener las máquinas funcionando, los papeles en suficiente cantidad, y hacer todo lo necesario para no desperdiciar consumibles. Y, claro, todo a un costo menor del que, en promedio, se presenta mensualmente en la empresa.
¿Cómo se logra esto? Apuntando a las ineficiencias. Es muy posible que en toda empresa se encuentren procesos o costumbres que generan un uso ineficiente en el proceso de impresión. Ya sea que se trate de una falta de control sobre lo que imprimen los empleados, o una ausencia del know-how necesario para simplificar los procesos, las empresas siempre pueden tener puntos de ineficiencia que no perciben, pero que un especialista sí puede detectar y resolver. He ahí el truco que utilizan las empresas de outsourcing para ofrecer sus servicios a un costo menor al usualmente generado por la propia organización.
La idea ya ha calado, felizmente, entre los ejecutivos locales. Estoy seguro que el 80% del top corporativo tiene clarísimo que ellos tienen que enfocarse en su negocio principa,l antes que estar pensando en buscar un proveedor de equipos, de supplies, de papel, de servicio técnico, y demás. Además, ya han comprendido que ellos no son los expertos y por ello no poseen la experiencia para implementar controles que les permitan ahorrar costos, que es algo que todos quieren en estos momentos, sostiene Enrique Pérez Suárez, gerente general de Lexmark Perú.
Sin embargo, a decir del ejecutivo, ya no son solo las grandes empresas las que solicitan este servicio, sino que firmas de diverso tamaño ya ven a este tipo de outsourcing como una solución alcanzable para sus presupuestos. De acuerdo a Pérez, en el pasado reciente las empresas que tenían un parque de impresoras de ocho o diez máquinas simplemente ni siquiera consideraban la idea del outsourcing; pero en la actualidad, incluso empresas con parques de máquinas así de pequeños pueden adoptar uno de estos servicios.
Los tres motivos del outsourcing.
Parafraseando a Ricardo Palma podríamos decir que los tres motivos del outsourcing son: ahorro, ahorro y más ahorro.
Como sostiene Pérez, ante todo, el proveedor del servicio debe demostrar al cliente que usando la solución va a ahorrar dinero. De hecho, el argumento para vender una solución de outsourcing pasa por mostrarle al cliente esto. Y ¿cómo lo va a tener? Simplemente utilizando el argumento de la ineficiencia al cual nos referimos anteriormente.
El otro gran argumento de venta es un tema de tecnología. Normalmente, un contrato de outsourcing se firma a 36 meses, al cabo de los cuales el proveedor procede a la renovación del contrato pero implementando nueva tecnología de impresión.
La manera tradicional -antes del outsourcing-en la que las empresas se han comportado en este campo fue usar los equipos comprados hasta que éstos ya no funcionen, pero ese ya no funcionen tenía sus inconvenientes: una vez transcurrido un periodo de tiempo los equipos, debido a su desgaste natural, van a comenzar a requerir de más servicio técnico -si es que la empresa desea que sigan funcionando. Así, casi imperceptiblemente se va generando un gasto no siempre considerado, ya que los llamados al servicio técnico van a ser mucho más frecuentes.
Por otro lado, hay que desterrar algunos mitos. Muchos tienen la idea de que el outsourcing en buena cuenta va a implicar el cambio de todos los equipos, cuando en realidad esto no es necesariamente lo que va a ocurrir.
Si llego a una empresa y veo que tiene equipos relativamente nuevos quizás esos equipos los puedo incorporar como parte de mi solución. Lo que voy a hacer es administrar esos equipos, y yo me voy a encargar de que no les falten suministros, servicio técnico, y puedan decirme cuánto imprimieron y quien mandó a imprimir, sostiene Pérez.
Tomando en consideración estos factores no es difícil entonces comprender que cada vez más empresas se estén animando a tomar este tipo de servicios.
El proceso
Las formas del servicio pueden variar, pero tomando en consideración la experiencia de Lexmark, uno se puede dar una idea de los parámetros mediante los cuales se rige el mercado.
Una vez que la empresa opta por implementar el outsourcing de impresión, luego de la suscripción del respectivo contrato, el proveedor desarrolla junto con el cliente el plan de trabajo que contempla todas las etapas de la implementación, los nombres de los profesionales responsables, el establecimiento de las fechas del proceso y el output esperado (resultado de la combinación de los diversos factores de producción). Este último elemento se produce previa adecuación de los sistemas, y la capacitación de los usuarios y administradores.
Es necesario precisar que la duración de cada etapa descrita dependerá de los niveles de complejidad de los compromisos acordados en cada caso.
Cuando el servicio de outsourcing de impresión ya se encuentra operando, las empresas pagan una cuota mensual durante la vigencia del contrato. De esta manera, se realiza una mejor planeación de egresos, control y contabilización de costos, así como una excelente administración de los trabajos de impresión y digitalización.
Igualmente, hay que considerar la reducción de las tareas administrativas producto de la adquisición de suministros, la reducción de las tareas de soporte técnico relacionadas con los dispositivos de impresión y digitalización, y la oportunidad de realizar una renovación tecnológica de acuerdo a los avances tecnológicos.
Beneficios
Entre los beneficios que provee un eficiente outsourcing de impresión se reconoce la mejora en la calidad del servicio a los usuarios de las compañías -función a cargo del proveedor especialista de la impresión-, permitiéndoles enfocarse en el core de su negocio.
Otra de las ventajas evidentes para las empresas es la eliminación de los costos ocultos: Costo del mantenimiento de los equipos, pérdidas ocasionadas por el mal uso de los equipos, horas-hombre perdidas por la misma causa, trato directo con un sólo proveedor, etc. Sobre este campo, Lexmark afirma que brinda a sus clientes ahorros que superan incluso el 25% del total de los costos antes de tercerizar la impresión.
Ahorrarse una cuarta parte de los costos de impresión debería ser una buena razón para considerar este tipo de outsourcing; nada mal para los tiempos que ahora se viven.
José Antonio Trujillo, CIO Perú