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¿Sabe dónde están trabajando sus empleados?

[23/10/2009] Es tiempo para que los programas de teletrabajo ad hoc sean mejorados.

La tecnología ha permitido a los programas de teletrabajo evolucionar más allá de las imágenes de gente conectándose por teléfono en pijamas, hacia trabajadores remotos usando herramientas de colaboración avanzadas para incrementar la productividad y asegurar la continuidad del negocio. En algunos casos, los planes de recuperación de desastres han engendrado programas de teletrabajo bien estructurados y documentados. Pero en la mayoría de las compañías, no hay políticas formales de teletrabajo establecidas, incluso cuanto más y más trabajadores se vuelven móviles.
El teletrabajo no es solo trabajar desde casa: es trabajar desde un lugar que no es la oficina corporativa. Casi todo el mundo hoy teletrabaja de una forma u otra, señala Chuck Wilsker, presidente y CEO de The Telework Coalition. La mitad de los trabajadores saben que lo hacen, casi la otra mitad no se da cuenta de que lo hacen cuando revisan el correo electrónico desde el cuarto de un hotel o desde un BlackBerry, por ejemplo, y un pequeño porcentaje de ciertos tipos de empleados podría no hacerlo nunca. Pero fácilmente 75% de las compañías no tiene políticas de teletrabajo oficiales, a pesar de que los empleados trabajan remotamente a menudo, lo cual podría ser un problema.
Aquí hay 10 simples pasos que pueden ayudar a las organizaciones a avanzar en sus programas de teletrabajo, de ad hoc hasta admirables.
1. Encueste a los empleados.
Cuando se están estableciendo políticas para el trabajo remoto, el mejor lugar para empezar es con los empleados. Las compañías deben encuestar al personal para entender quién querría trabajar remotamente y por qué. También considere el ambiente para determinar si el tipo de puestos de trabajo podría ser soportado remotamente.
Es crítico para una organización preguntar a los empleados si están interesados en el teletrabajo, y qué les gustaría ver en tal programa, señala Cindy Auten, gerente general de Telework Exchange. Tales encuestas también ayudan a establecer una base para saber qué grado de teletrabajo puede soportar una compañía. Las respuestas ayudarán a las organizaciones a establecer un programa que calce con sus empleados y su ambiente de trabajo.
2. Realice un análisis de costos
Los beneficios del teletrabajo pueden estar en el rango desde bienes raíces y costos de energía reducidos para los empleadores, a menos dólares gastados en desplazamiento para los empleados. Pero dependiendo del negocio, los beneficios de implementar un programa de teletrabajo podrían no superar inmediatamente los costos. Esa es la razón por la cual las compañías deberían invertir inicialmente más tiempo entendiendo cómo pueden ahorrar dinero e incrementar la productividad, señalan los expertos.
El principal conductor para un programa de teletrabajo exitoso basado en políticas es, generalmente, el ahorro de costos que una compañía puede materializar, señala Lawrence Imeish, consultor principal de Dimension Data. Pero las compañías necesitan entender cómo pueden ahorrar costos, por ejemplo en bienes raíces, e implementar los pasos necesarios para conseguir esos ahorros.
Por ejemplo, si 10% de la fuerza laboral estará trabajando remotamente, las compañías podrían invertir hasta 10% menos en inmuebles corporativos o recortar en gastos de LAN, y en lugar de eso invertir ese capital en tecnología para dar soporte al trabajo remoto.
El teletrabajo puede volverse valioso y estratégico si las compañías cumplen a cabalidad con un programa, desde el inicio hasta el final, señala Imeish. Entender que podría haber ahorros pero no cambiar los planes de inversión podría disminuir el beneficio de los ahorros en costos del teletrabajo.
3. Obtenga el soporte de la administración
Uno podría pensar que la retroalimentación positiva de los empleados y los potenciales ahorros en costos garantizaría el soporte de la administración para un programa de trabajo remoto, pero los defensores del teletrabajo deben asegurar la participación de los ejecutivos antes de mover las políticas al siguiente nivel.
Hay algunos en la administración que simplemente no apoyan el teletrabajo y no pueden ser fácilmente convencidos, señala Wilsker. He visto programas de teletrabajo exitosos detenerse completamente cuando una nueva administración toma el mando. Tome, por ejemplo, a AT&T.
Los defensores del programa también deben proveer actualizaciones continuas mostrando el éxito o los retos del programa de teletrabajo, ayudando a mantener el soporte de la administración. Los negocios cambian, las condiciones cambian. Las evaluaciones continuas ayudarán a la administración a entender cómo el teletrabajo continúa soportando las actuales operaciones de negocios, añade Wilsker.
4. Políticas de documentos
Para muchos, los programas de teletrabajo pueden ser tan simples como trabajar desde casa durante una tormenta de nieve, o tan involucrados como compartir turnos con otros y rotar días de trabajo remoto basados en múltiples horarios. Cualquiera de ellos puede funcionar, pero las políticas documentadas ayudarán a las organizaciones a evitar confusión o problemas cuando algo se salga de control.
El teletrabajo es un programa, y como todos los programas, cuanto mejor sea desarrollado y documentado, mejor funcionará, señala Ben Rothke, un consultor de seguridad senior de BT Professional Services basado en Nueva York. Los programas de teletrabajo exitosos no suceden de la nada. Son el resultado de una planeación, pruebas y entrenamiento significativos.
La documentación también puede ayudar a evitar el desconcierto cuando los empleados y las culturas chocan debido a los trabajadores remotos. No todos los trabajos son apropiados para el acceso remoto, y las compañías necesitan establecer guías claras respecto a cuáles posiciones pueden soportar el teletrabajo y qué tan seguido.
El guardia de una prisión obviamente no puede ser un teletrabajador. Las compañías deben seleccionar y escoger cuáles trabajadores son elegibles, comunicárselo claramente y mantenerlo documentado para evitar futuras molestias respecto a las restricciones, señala Imeish, de Dimension Data.
5. Adquiera tecnología
Conceder permiso para trabajar remotamente no va a garantizar un exitoso programa de teletrabajo. Los trabajadores remotos también necesitan las herramientas y la tecnología para permitirles trabajar productivamente en otros ambientes y colaborar con los compañeros de trabajo como si estuvieran sentados en el cubículo de al lado.
La mensajería instantánea, el correo electrónico, las cámaras web, la videoconferencia y las conferencias web son algunas pocas herramientas de colaboración que podrían permitir a los trabajadores remotos operar como si estuvieran en la oficina. Y tecnologías tales como los routers, que permiten a los trabajadores hogareños separar tráfico corporativo y personal, pueden ayudar a reducir riesgos de seguridad y acelerar las llamadas al helpdesk.
Los usuarios de casa, con sus hijos en la misma conexión, podrían de hecho volverse toda una pesadilla para el soporte, señala Imeish. No puede enviar simplemente a la gente a casa a trabajar, sin darles las herramientas adecuadas para ser productivos y para mitigar el riesgo para la compañía.
También podría ayudar estandarizar la tecnología. Por ejemplo, en lugar de hacer que los empleados usen lo que sea que encuentren, las compañías deberían seleccionar unas pocas opciones para los trabajadores del hogar y los trabajadores móviles. Los empleados pueden escoger de las opciones, lo cual permitirá a la compañía asegurar mejor su ambiente, y ayuda a los equipos de soporte a atender más fácilmente los problemas de los trabajadores remotos.
No quiere usuarios utilizando cualquier tecnología que tengan. Para hacer el teletrabajo exitoso, las compañías deben estandarizar en VPN y túneles encriptados, por ejemplo, dice Imeish.
También asegúrese de establecer de manera temprana quién paga por el equipo de la oficina de hogar o la conexión de banda ancha local, añade Wilsker. Las compañías podrían reducir costos con el teletrabajo, pero los empleados no deberían incurrir en costos adicionales, porque ellos acceden a trabajar remotamente.
No es un caso en el cual el empleado paga para trabajar desde casa. Las organizaciones necesitan establecer las reglas para quién paga por qué y cuánto hay en el presupuesto para la tecnología de teletrabajo, señala.
6. Asegure los datos
La propiedad intelectual corporativa y los datos de los clientes, por ejemplo, también necesitan ser considerados cuando se mueve el trabajo fuera de la oficina. En la misma línea que separar el tráfico y determinar las posiciones elegibles, las compañías deben entender a qué información tienen acceso los empleados y asegurar si, trabajando remotamente, los datos están siempre seguros.
¿Están los archivos seguros en la ubicación remota o están localizados alrededor de la casa de alguien? ¿Está el empleado desconectándose de sistemas seguros o está dejando las aplicaciones abiertas?, pregunta Auten de Telework Exchange. Hay demasiadas historias de laptops perdiéndose ya con datos críticos. Las compañías deben establecer fuertes políticas de seguridad y asegurar que puedan ser cumplidas
7. Requiera entrenamiento
Así como los empleados generalmente deben ser entrenados acerca de un nuevo sistema telefónico o una aplicación de correo electrónico, los expertos aconsejan a las compañías exigir entrenamiento en teletrabajo. Aprender tecnologías de acceso remoto y entender políticas de seguridad son solo dos razones por las cuales las organizaciones deben requerir a los empleados que desean trabajar remotamente, completar programas de entrenamiento.
El examen y el entrenamiento de los empleados -incluyendo administradores que podrían no conocer cómo manejar trabajadores remotos- debería ser obligatorio para aquellos involucrados en el programa de teletrabajo, señala Wilsker. Entender cómo comunicarse y mantener las líneas abiertas, es esencial para que el teletrabajo tenga éxito. Entrenar en herramientas de colaboración y las políticas relacionadas con mantenerse en contacto con la oficina, es crítica.
Las compañías incluso pueden ofrecer una especie de guía de recursos para aquellos empleados que teletrabajan. Cree una lista de control para que los empleados sigan diariamente, semanalmente y mensualmente para mantener el programa en el rumbo correcto, añade Auten.
Cuando las organizaciones están soportando teletrabajo, deberían revisar el programa sobre una base regular y recurrente. Algunos dobleces podrían necesitar ser resueltos y los empleados reentrenados con el tiempo, indica.
8. Mida el desempeño del empleado
Para asegurar que los empleados permanezcan productivos cuando están remotos, las compañías pueden usar como referencia la producción del trabajador antes del teletrabajo y medir el desempeño que sigue a la transición.
Si bien algunos administradores podrían medir el trabajo por la asistencia, los expertos dicen que hay mejores métricas para entender qué tanto se hace fuera de la oficina.
Si una compañía está enfocada en la producción en lugar de en el proceso, ellos van a preocuparse por la presencia, indica Imeish. Pero puede ser una premisa difícil de superar.
Por ejemplo, los programas de mensajería instantánea pueden ser configurados para mostrar cuando los usuarios están inactivos, pero si eso se siente demasiado Big Brother para algunas organizaciones, las políticas pueden ser usadas para probar la presencia, de manera remota.
Los administradores pueden requerir que los trabajadores hagan acto de presencia en ciertos momentos, provean actualizaciones del progreso de su trabajo y muestren resultados, señala Imeish. Es mejor definir el criterio del éxito de frente, y medir resultados a medida que avanzas. Las compañías deben obtener un poco más de productividad del teletrabajo.
La responsabilidad de la productividad tampoco cae solamente en los empleados. Si bien muchos en la administración podrían preocupase sobre trabajadores que rinden menos de lo esperado, los expertos dicen que generalmente sucede lo opuesto. Auten señala que los administradores deben estar en sintonía con el desempeño del empleado, y tratar de ayudarlo a sostener un balance entre su trabajo y su vida, a pesar de ser capaces de trabajar durante 24-7.
Los administradores deben ser muy responsables del rendimiento laboral de sus empleados. El teletrabajo requiere un balance entre el trabajo y la vida, y un programa puede deteriorarse si los empleados no se están retirando de su escritorio para almorzar o no se desconectan a una hora razonable, señala. El teletrabajo puede llevar rápidamente al desgaste de un empleado si no se establece un balance.
9. Provea soporte
No solo el trabajo remoto requiere tecnología para tener éxito, sino que los equipos de help desk necesitan entender quién trabaja fuera de las instalaciones y cómo soportar sus necesidades de la mejor manera. Debido a que muchos trabajadores remotos también aprovechan los horarios flexibles, el soporte podría no estar fácilmente disponible a todas horas.
TI necesita saber qué personas están trabajando remotamente y dónde. Habrá diferentes zonas horarias y diferentes hábitos de trabajo con los cuales necesitarán lidiar, lo cual podría ser visto como más trabajo para soportar, pero no debería ser así, señala Wilsker. Insuficiente soporte técnico podría obstaculizar el teletrabajo. Sea transparente con TI, de modo que ellos puedan entender cómo satisfacer las necesidades de los trabajadores remotos.
10.   Cultive la cultura del trabajo
Los trabajadores remotos quieren sentirse conectados a sus compañías, a pesar de estar ubicados en otro lugar. Los programas de teletrabajo pueden dejar a los empleados sintiéndose fuera del equipo, por lo que los defensores del programa deben estar seguros de incorporar las necesidades culturales en sus planes.
La tecnología puede zanjar la brecha de intimidad que los empleados experimentan con el teletrabajo en cierto grado. No se sentirá como si estuvieran en la oficina, pero use videoconferencia o cámaras web baratas para evitar que sus empleados se sientan aislados, señala Imeish. Si no puede ayudar a los empleados a sentirse parte del equipo, el teletrabajo puede llevar a la rotación del personal.
Denise Dubie, Network World (US)