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Columnas de opinión

Cómo construir un caso de negocios para SharePoint

Por: Russ Edelman, presidente de Corridor Consulting

[23/11/2009] Desarrollar un caso de negocios para cualquier inversión TI es un ejercicio complicado. Pero construir un caso de negocios para SharePoint representa retos específicos, porque mucho de su ROI es intangible: las implementaciones de SharePoint pueden llevar a mejoras de procesos, pero no siempre es fácil cuantificar el valor en dólares de esas mejoras.

Cualquier caso de negocios -sea para SharePoint o para cualquier otro sistema- normalmente requiere de varias métricas financieras, tales como la estimación del retorno de la inversión (ROI), el costo total de propiedad (TCO), los flujos de caja descontados (DCF), el valor actual neto (NPV) y una tasa de retorno interna (IRR). Lo que usted necesita es determinar cuáles de estas métricas son las que requieren sus analistas financieros para evaluar un caso de negocios de implementación de software.
Fundamentalmente, un caso de negocios para cualquier implementación de software debería incluir tres puntos básicos: los ahorros tangibles (hard savings), los ahorros intangibles (soft savings) y la mitigación de los riesgos. Un caso de negocios específico para SharePoint también debería atender la gran funcionalidad del producto y su amplio soporte al usuario, los cuales son puntos a favor de SharePoint.
Cuando estos cinco puntos se encuentran bien definidos y comunicados de forma apropiada en su caso de negocios, sin duda logrará con mayor rapidez la aceptación y el financiamiento de las inversiones en SharePoint.
ROI tangible
Un caso de negocios sin un modelo bien estructurado de los costos para SharePoint no pasará la proverbial prueba del olfato con la mayoría de los analistas financieros, y con justa razón. Sin embargo, con un modelo de costos establecido, el caso de negocios puede seguir adelante.
El primer elemento de cualquier caso de negocios, para cualquier aplicación de software, es el ahorro en costos que dará como resultado. Las organizaciones que implementan SharePoint para soluciones basadas en procesamiento de imágenes, por ejemplo, pueden demostrar cómo se minimizan o eliminan el almacenamiento físico y los costos de recuperación. Otro ejemplo de ahorros tangibles relacionados con el procesamiento de imágenes es la eliminación o reducción de los costos de entrega: debido a que SharePoint almacena los documentos en un ambiente centralizado en línea, éstos ya no tienen que ser enviados a varios lugares. Finalmente, SharePoint por lo general permite a las compañías consolidar o eliminar otros sistemas corporativos de administración de contenido que podrían haber estado usando, lo cual a su vez puede dar como resultado ahorros medibles en licencias de software, mantenimiento de software y experiencia técnica.
Russell Stalters, jefe de Arquitectura de la Información y los Registros de BP, está planeando acelerar las implementaciones de SharePoint en su compañía debido a los sustanciales ahorros que el producto está introduciendo.
Los proyectos de SharePoint están llegando a aproximadamente el 50% de los costos totales de los sistemas de administración empresarial de contenidos (enterprise content management – ECM) tradicionales, señala, añadiendo que los beneficios de SharePoint van más allá de los ahorros en costos asociados con la reducción de licencias de software.
ROI intangible
El segundo elemento de un caso de negocio tiene que ver con los ahorros intangibles (soft savings) -los beneficios menos tangibles que resultan de implementar software y sistemas. En muchos casos, los ahorros intangibles que se derivan de SharePoint son mejoras en la eficiencia, tales como la cantidad de tiempo que una persona o grupo ahorrará como resultado de usar SharePoint para automatizar los procesos de negocios manuales o para recuperar documentos almacenados.
Usted puede respaldar sus demandas de mejora de eficiencia realizando estudios de time and motion, los cuales registran la cantidad de tiempo que le toma a alguien realizar una actividad antes y después de que se implemente SharePoint. Esto generalmente requiere un análisis bastante profundo de las actividades de los trabajadores, y es importante no sobreestimar el tiempo disponible de los trabajadores. Por ejemplo, si se introduce un proceso de SharePoint que permite a un trabajador completar un trabajo de una hora en cinco minutos, no debería reconocer todos los 55 minutos como ahorro. Es mejor estimar una porción más pequeña de los ahorros de tiempo.
Otra mejora de eficiencia relacionada con SharePoint es la reducción del tiempo que toma producir un producto importante en su organización. Por ejemplo, empleando SharePoint para la administración de casos, podría demostrar la forma en que SharePoint puede reducir el tiempo necesario para el cierre de un caso de 10 a 5 días. Si el tiempo necesario para el cierre de un caso es un factor importante en su organización, debería incluirlo en la parte de ahorros intangibles de su caso de negocios.
Mitigación de riesgos
La tercera sección de un caso de negocios de SharePoint describe los riesgos que una compañía podrá mitigar usando el producto. Específicamente, SharePoint sirve como un repositorio redundante para almacenar versiones electrónicas de sus documentos, de tal forma que las compañías generalmente lo usan como parte de sus estrategias de disaster recovery. Si su compañía se encuentra interesada en el disaster recovery  y la continuidad de los negocios, podría amortizar una parte de los costos del sistema durante el período de probabilidad -el tiempo durante el cual sería probable una catástrofe.
Adicionalmente, debido a que SharePoint es ampliamente usado alrededor del mundo, hay un pool de recursos de fácil disposición para soportarlo. En este sentido, SharePoint reduce el riesgo de la contratación de personal TI.
La funcionalidad de SharePoint
La vasta funcionalidad de SharePoint -que se ve mejorada por la existencia de productos complementarios de los socios de Microsoft- ha jugado un importante rol en muchas decisiones de compra. De hecho, las organizaciones generalmente emplean SharePoint como un sistema de administración de contenido web, para colaboración, administración de archivos y por sus avanzadas capacidades de búsqueda. Además, así usan un producto para múltiples propósitos, en lugar de tener que comprar varios productos para satisfacer varios requerimientos funcionales.
Ese es el punto que debe resaltar en su caso de negocios: aprovechando SharePoint y los complementos de los socios de Microsoft, su empresa será capaz de hacer más con menos. Usted ahorrará dinero porque estará licenciando menos productos, y debido a que está licenciando menos productos, sus costos de mantenimiento de software también serán menores. Adicionalmente, si su organización ya es compradora de productos de Microsoft, podría incluso ahorrar más dinero consolidando todos sus licenciamientos de productos y mantenimientos de software de Microsoft (Software Assurance) bajo un solo acuerdo de licencia de software.
Su caso de negocios para SharePoint debería también señalar explícitamente las capacidades clave que el sistema ofrece, y cómo esas capacidades reducirán los costos del desarrollo de aplicaciones y del mantenimiento actual.
Por ejemplo, la amplia funcionalidad de SharePoint permitió a Conservation International, organización global sin fines de lucro, reducir sustancialmente el tiempo y el costo de implementar un sitio web. Nosotros intentamos construir un sistema complejo sin SharePoint, y el proceso le tomó tres años a dos desarrolladores, dice Alexandre Dinnouti, director de Aplicaciones Web de Conservation International. Finalmente, nos dimos cuenta que nunca terminaríamos el proyecto. Redirigimos los recursos para utilizar SharePoint 2007, y tuvimos lista la primera versión del sistema en menos de seis meses.
Amplia Adopción
A medida que ha avanzado la adopción de SharePoint, ésta se ha vuelto una aplicación casi tan crítica como el correo electrónico para las operaciones diarias de una organización. Su caso de negocio debería señalar esto debido a que, como los usuarios ya se encuentran familiarizados con el producto, el análisis de los requerimientos empresariales y de las migraciones tomará menos tiempo que lo que generalmente requiere una implantación de software típica, además los costos de entrenamiento también se reducirán. Posiblemente, podría reconocer estos ahorros en costos y tiempo en las discusiones sobre el ROI tangible y el intangible, pero recomiendo que los mencione de forma separada, ya que cuantificar las reducciones de costos específicas asociadas con la adopción por parte de los usuarios podría ser todo un reto.
En Analog Devices, fabricante global de semiconductores, los costos de entrenamiento se redujeron debido a que los usuarios adoptaron en gran medida SharePoint por sí mismos. Dice el CIO Peter Forte: SharePoint ha crecido bastante con Analog, y esto ha sucedido básicamente como resultado de iniciativas populares de impulso de la tecnología que fueron asumidas por las propias comunidades de usuarios.
Forte añade que debido a que los usuarios tomaron un interés activo en promover SharePoint, se volvieron muy competentes con el programa y requirieron de menos soporte de parte de TI. Aunque necesitaron menos soporte de TI, terminaron colaborando con TI de manera más efectiva. Estos factores son difíciles de cuantificar en un ROI tangible o intangible, pero vale la pena señalarlos en un caso de negocios. 
Puntos finales
Una vez que haya hecho un borrador de su caso de negocios, prepare un documento de síntesis que se refiera al ROI tangible, el ROI intangible, los riesgos mitigados, las características y la adopción de los usuarios. Su documento sumario también debería señalar los riesgos clave y las presunciones que usó para preparar el caso de negocios.
En las secciones sobre ROI tangible e intangible, considere introducir tres estimados distintos: ahorros conservadores, ahorros agresivos, y un escenario moderado o balanceado. Planee de manera conservadora y asegúrese de que tiene ordenado sus detalles de soporte.
Su caso de negocios también debería referirse a la administración del cambio. A pesar de la facilidad de uso de SharePoint y su amplia adopción por parte de los usuarios, todavía representa un cambio para ellos, y si ese cambio no es considerado en el caso de negocios, el sistema podría no introducir el valor esperado.
Finalmente, el caso de negocios debería enfatizar que SharePoint será implementado paso a paso y de manera controlada. Seguir estas recomendaciones le permitirá desarrollar un caso de negocios fuerte para SharePoint y una base sólida para su implementación.
CIO (US)
Russ Edelman es presidente de Corridor Consulting, firma que se especializa en el diseño, desarrollo e implementación de soluciones SharePoint de misión crítica para organizaciones Fortune 5000. Corridor también es el cofundador de www.SharePointGovernance.Org, un sitio gratuito para organizaciones que desean compartir lo bueno, lo malo y lo feo de los problemas con el gobierno de SharePoint.

COMENTARIOS
clb2308@   mar, 18-sep-12

BUENAS TARDES TENDRÁN UN CASO DE NEGOCIO YA DOCUMENTADO QUE ME PUEDAN COMPARTIR?


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