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Reportajes y análisis

Telepresencia: Solo para usuarios con poder

[01/12/2009] Qué es Telepresencia: es un sistema de videoconferencia de alta definición, de habitación a habitación, comercializado por proveedores como Cisco, Polycom y Hewlett-Packard.

Los abogados en DLA Piper usaron la tecnología para negociar los detalles de un litigio de patentes. Un equipo de abogados se reunió en San Diego, otro en Palo Alto, a ocho horas por la costa de California. Colocaron documentos sobre una mesa, tomaron café y charlaron por varias horas como si estuvieran en una habitación. El despliegue, que comenzó en julio, fue tan exitoso que muchas oficinas están pidiendo ahora adquirir la tecnología, según Donald Jaycox, CIO de DLA Piper.
Por qué Telepresencia: porque es cool y futurística. Los proveedores a menudo la venden como una bala de plata de clase empresarial, para los problemas de la alta gerencia -ahorros en viajes, mejora de la productividad y mejora de la colaboración. Pero la mayoría de proveedores no proporciona datos sobre el ROI tangible.
El verdadero negocio: En muchos casos, la telepresencia funciona bien como reemplazo de las reuniones físicas. La firma internacional de contabilidad Deloitte ha reemplazado miles de reuniones físicas con la telepresencia de Polycom y ha disminuido sus gastos de viajes -un punto muy importante en una economía en crisis y como parte de una iniciativa verde corporativa, señala el CIO Larry Quinlan. Un reporte de Forrester Research publicado en febrero encontró que las compañías que usan telepresencia ahorran cerca de 20% en viajes anualmente.
Para la mayoría de las compañías, sin embargo, la videoconferencia es más un feed de webcam entre laptops. Una suite de telepresencia puede costar tanto como una fila de servidores o un nuevo array SAN. Ted Schadler, analista y vicepresidente de Forrester, afirma que los altos costos de la telepresencia pueden ser justificados al conectar las oficinas de grandes sedes. Pero cuanto menor sea la cantidad de gente que utiliza la tecnología, menor será el retorno, señala Melanie Turek, analista principal para comunicaciones empresariales de Frost & Sullivan.
Otro desafío tiene que ver con conseguir que la telepresencia -que usa toda una habitación para su funcionamiento- se conecte con videoconferencias empresariales estándar y webcams de laptops -así que el alcance es limitado en cuanto a la conexión entre grupos de empleados. También se tiene el tema de cómo los salones de conferencia deben ser diseñados para la telepresencia. Tenemos poca dificultad con la implementación, pero sí algunos problemas en los salones, como la iluminación de espacios y la acústica, señala Jaycox. La telepresencia da la ilusión de que todos están sentados alrededor de la misma mesa de conferencias, pero algo tan simple como tener un termostato en un salón y no en otro, puede arruinar la experiencia porque la gente rápidamente puede darse cuenta de que la otra localización se ve diferente.
¿Debería invertir?: Si puede pagarlo y lo va a usar bastante. DLA Piper gasta 60% de sus costos de despliegue en su equipamiento, 30% en la preparación de los cuartos, y 10% en la instalación. Jeff Steinhorn, CIO de Hess, ha implementado la telepresencia en cuatro localizaciones globales. Pero dice que la tecnología debería satisfacer las diferentes necesidades: webcams para chats rápidos y telepresencia para reuniones importantes con ejecutivos senior. Steinhorn observa el mercado, y ve cómo el low end mejora y el high end se vuelve menos caro. ¿Qué se conecten los dos? No tiene precio.
John Brandon, CIO.com