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Reportajes y análisis

Los pros y los contras de Office 2010 para las empresas

[18/01/2010] Con Office 2010 listo para ser lanzado en junio, las empresas de todos los tamaños están considerando si vale la pena el dinero y las molestias de actualización; especialmente las pequeñas y medianas empresas, que no se mudaron de Office 2003 a Office 2007.

Un informe de la firma de investigación Forrester titulado Una mirada a lo mejor y peor de Office 2010 resalta las mejoras del Office 2010 como la integración de las aplicaciones de Office en la web y la adición de herramientas de redes sociales a Outlook; pero se pregunta si Microsoft podrá cumplir realmente con estas características.
Estas características basadas en la web son completamente nuevas, y por lo tanto es probable que resulten riesgosas, según el informe de Forrester. El informe también señaló que algunas empresas entrevistadas planean obtener licencia de Office 2010 para algunos de sus trabajadores, pero que todavía quieren usar alternativas libres como Google Docs y Zoho como complemento.
Incluso las empresas que planean actualizarse dudan de que Microsoft pueda ofrecerles una nueva experiencia en línea sin problemas, escribe el autor del informe, Sheri McLeish.
Sin embargo, el informe de Forrester afirma que Office 2010 está rompiendo fronteras solo por el hecho de poner las herramientas más conocidas de Office en línea.
Basada en entrevistas a docenas de profesionales de TI, sobre los planes de sus empresas en cuanto a Office 2010, Forrester señala que las empresas disfrutarán tanto del Office 2010 como de los dolores de cabeza que la actualización podría traer consigo.
Los Pros
Rompe viejas fronteras: Forrester enumera tres características de Office 2010 que lo hacen romper fronteras. Primero, el uso de SharePoint Workspace (antes conocido como Groove) para compartir y editar contenido de SharePoint tanto online como offline. Segundo, aliviar los temores de seguridad de las empresas al hacer que la disponibilidad del Office Web Apps sea privado, como parte del acuerdo de licencia de las empresas. Y tercero, la integración de herramientas de redes sociales (como LinkedIn) en Outlook, a través de Outlook Social Connector.
Estas nuevas características de integración -si funcionan sin problemas- le dan a Microsoft una ventaja sobre las suites de productividad en línea mejor establecidas como Google Apps y Zoho, según el informe de Forrester.
Opciones de suites simplificadas para las empresas: Hay un total de siete ediciones de Office 2010, pero para los clientes con licencias por volumen (en su mayoría empresas grandes), Microsoft ha reducido esa cantidad a dos: Standard y Professional Plus. Esto es la mitad de las que había para Office 2007 (las ediciones Ultimate y Enterprise han sido eliminadas).
Office Professional Plus 2010 incluirá OneNote, SharePoint Workspace (antes Groove) y Office Web Apps. Office Standard 2010 incluirá Publisher, OneNote y Office Web Apps. Los precios non-retail para estas versiones todavía no están disponibles.
Forrester afirma en el informe que tener menos licencias por volumen de las suites reducirá la confusión y facilitará a los clientes empresariales comprender las diferencias entre cada oferta y elegir el portafolio adecuado para satisfacer las necesidades de su organización.
Con las licencias por volumen de las ediciones, las empresas que cuentan con un acuerdo Software Assurance pueden alojar Office Web Apps en una nube privada dentro del firewall de la empresa, y luego dar a los trabajadores acceso a las aplicaciones a través de la web. Esto debería animar a los compradores de las empresas que quieren mantener un mayor control de seguridad y acceso, escribe McLeish.
El informe también señala que Google tiene planes de ofrecer Google Apps en una nube privada, mientras que Zoho ofrece en la actualidad las instalaciones en nube privada a través de su socio VMware.
Hay muchas nuevas características: La actualización de Office 2010 puede valer la pena para las empresas simplemente porque trae muchas cosas nuevas.
Forrester destaca las mejoras en la interfase del usuario, tales como más opciones de comando en la vista Backstage (el botón del logotipo de Office utilizado para acceder a la vista Backstage en Office 2007, se ha cambiado a un tab File en Office 2010), así como más memoria con la versión de 64 bits, los vínculos de Word a OneNote, y una característica de Excel llamada Sparklines que ofrece gráficos de barra y de línea junto a los datos.
El informe también cita las mejoras de seguridad para reforzar la complejidad de las contraseñas, un modo protegido de ver los archivos descargados, y más control de hilos de correo electrónico en Outlook.
Los Contras
Inconvenientes de la versión de 64 bits de Office: La ejecución de la versión de 64 bits de Office 2010 significará beneficios tales como utilizar más datos y memoria, y permitir libros de Excel mucho más grandes; pero hay algunas desventajas.
Forrester señala que los controles ActiveX y archivos DLL (dynamic link libraries) que fueron escritos para el Office de 32 bits no funcionarán en el de 64 bits. La solución para resolver estos problemas es la obtención de controles compatibles de 64 bits y add-ins, o instalar la versión de 32 bits de Office 2010.
También, las bases de datos a las que se les ha quitado el código fuente (como los archivos .mde, .ade, y .accde) no pueden mudarse entre las ediciones de 32 bits y 64 bits de Office 2010.
La tecnología de integración puede tener fisuras: Microsoft tuvo que rediseñar el software de colaboración Groove, del Groove Networks adquirido en el 2005, para cambiarlo a la marca SharePoint Workspace. Además, Outlook Social Connector integrará herramientas de redes sociales de sitios como LinkedIn a Outlook, por primera vez. Así que no esperemos que cada característica esté limpia y sin fisuras, escribió McLeish.
Forrester predice que Microsoft refinará estas nuevas herramientas de colaboración de SharePoint y Outlook, pero que seguirá enfrentándose a problemas antes de lograr que su amplia gama de nuevas características estén limpias y sean fáciles de usar.
Los cambios de código de programación en Office 2010: Para los desarrolladores, el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) ha sido mejorado para soportar 64 bits, y el Object Model de Office 2010 ha sido actualizado. Así que esos negocios que se mudan de Office 2003 a Office 2010, tendrían que lidiar con el código de programación antiguo, que es incompatible.
Outlook puede ser el más afectado ya que los cambios efectuados a Object Model han llevado a reescribir una interfase MAPI y a realizar ajustes en el panel de navegación. Cualquier empresa que haya realizado grandes migraciones de contenido en Outlook usando macros, tendrá que realizar pruebas para ver si necesita volver a escribir el código.
La clave es planificar y probar la compatibilidad del código, asegura McLeish. Nadie en TI quiere ser la causa de una interrupción en el negocio por un código roto.
Shane O'Neill, CIO.com