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Reduzca costos en infraestructura de administración de TI

[20/01/2010] Mucho se ha escrito sobre las mejores prácticas de administración de TI para enfrentar la recesión económica. Sometidos a una creciente presión, muchos CIO comienzan a ver la administración de infraestructura de TI como un medio eficiente para dirigir la transformación del negocio. Para aprovechar de la mejor manera el entusiasmo que muestran la mayoría de organizaciones hacia este nuevo enfoque, presentamos a continuación algunas estrategias que pueden ayudarle a obtener resultados en corto tiempo. 

Debido al vertiginoso ritmo con que se producen los cambios en el espacio tecnológico, muchas organizaciones han recurrido al outsourcing para algunas de sus actividades más importantes que, de lo contrario, consumirían un significativo porcentaje de recursos internos. La administración de la infraestructura de TI es una de las áreas que se puede encargar a una tercera parte. Una serie de estudios indican que entre el 80 y 85% de las actividades de administración se pueden ejecutar a distancia, ofreciendo así una posibilidad para reducir costos*.
* Fuente: "Remote Infrastructure Management Services: Igniting India's leadership", reporte NASSCOM-McKinsey 2008).
Anteriormente, la infraestructura de TI solía consistir en trasformaciones basadas en los activos. Sin embargo, con la irrupción de soluciones como el cloud computing, SaaS y los modelos de utility computing, ahora las empresas pueden descargar sus activos suscribiéndose a componentes de servicios de TI sin tener que adquirir hardware. Esta modalidad está resultando muy útil, especialmente ahora que casi todos los días aparece una nueva sigla tecnológica.
Las estrategias de los CIO para mejorar la productividad y racionalizar los costos 
Es muy difícil que en este momento los grandes proyectos resulten financieramente viables puesto que, para responder a la intensa presión que sufren, los CIO siguen abocados a incrementar la productividad y reducir costos. Sin embargo, no todo está perdido: hay estrategias de eficacia comprobada que los CIO pueden aplicar para salir airosos del reto que significa darle soporte al negocio con un presupuesto de TI recortado. En este sentido, recomendamos un enfoque de tres etapas para abordar los temas de optimización de costos, innovación y alineamiento de las TI y el negocio para lograr el objetivo central de crecer gracias al apoyo y la eficiencia de las TI. 
Antes de implementar estas estrategias, los CIO tienen que realizar un riguroso cálculo de riesgo y beneficio para determinar el impacto que estas podrían tener en la organización. En lugar de dejarse llevar a ciegas por el entusiasmo que generan algunas de estas estrategias, tienen que reunir información y evaluar cuidadosamente su repercusión. 
Muchas de estas estrategias dan por descontado que las organizaciones cuentan con las capacidades para llevar a cabo programas de transformación. Sin embargo, es necesario que los CIO hagan un análisis realista de las posibilidades y, de ser necesario, bajar un poco las expectativas. Los CIO tendrán que preparar una hoja de ruta detallada sobre la manera en que se adquirirán las capacidades requeridas. Una selección sensata de socios y proveedores de confianza puede ayudar a acelerar este proceso.
Uno de los elementos cruciales es equilibrar los objetivos tácticos y los objetivos estratégicos de largo aliento. Si bien la recesión ha forzado a muchos CIO a hacer profundos recortes en los costos de la organización para lograr ventajas tácticas, deben tener presente que si comprometen las estrategias de largo plazo, estarán poniendo en riesgo la organización cuando la situación se normalice.
Si aplican este enfoque de tres etapas, en el que cada paso sirve de base para el otro, los CIO estarán en capacidad de entregarle a sus empresas los beneficios prometidos, aunque tienen que fijarse objetivos realistas en ese sentido.
Corto plazo: Limpieza
Postergar los gastos discrecionales: Esto es relativamente fácil de conseguir, pero hay que tener cuidado de identificar bien los proyectos que pasarán a la cola. Aunque ya esté en marcha algún proyecto de actualización de aplicaciones, los CIO deben evaluar sus beneficios y postergar su implementación si no son cruciales para el negocio. Los CIO tienen que analizar todos los proyectos y establecer prioridades con un criterio de costo-beneficio. Durante el ejercicio de racionalización también es aconsejable tomar en cuenta la futura dirección y el crecimiento. 
Desactivar las aplicaciones que se usan nunca o casi nunca: Los CIO deben considerar la racionalización de aplicaciones como una estrategia para reducir los costos de las operaciones de TI. La eliminación de aplicaciones redundantes es indispensable para sanear el inventario de aplicaciones y reducir los costos de soporte. Este paso resultará sumamente útil en organizaciones que han crecido a través de M&A, o que están organizadas en base a líneas de negocios. 
Portafolio de aplicaciones basado en un enfoque de costos de soporte: Los CIO tienen que revisar los costos de administración del portafolio de aplicaciones y ajustar los niveles de servicio en base a la utilidad e importancia de estos portafolios, luego de consultarlo con los socios de negocios. Una manera de conseguir este objetivo es construir un inventario de aplicaciones, clasificar las necesidades de soporte y mantenimiento teniendo en cuenta las aplicaciones centrales, aquellas que comienzan a ser obsoletas y las de nueva generación, para luego construir modelos adecuados de soporte con niveles relevantes de servicio. De esta manera, las TI podrán reducir sus niveles de servicios para entre 30 y 40% de los portafolios de aplicaciones, obteniendo a la vez una reducción de hasta un 20% en los costos.
Mediano plazo: Reducir la complejidad
Consolidar soporte, plataformas y tecnologías: Luego de eliminar las aplicaciones redundantes, es aconsejable consolidar la infraestructura de aplicaciones y soporte. Las estrategias en este sentido incluyen:
• Servicios compartidos: Establecer un modelo de servicios compartidos para el soporte de aplicaciones y las actividades de mantenimiento: la implementación de un buen modelo de servicios compartidos permite dar soporte a la racionalización de personal para reubicar la mano de obra en nuevos proyectos estratégicos. Reforzar la capacitación del personal de soporte ayudará a incrementar la tasa de productividad y aplicación por persona.
• Consolidación de infraestructura: Consolidar la infraestructura de aplicaciones y recurrir a la virtualización siempre que sea apropiado, ayudará a reducir los costos del datacenter.
• Consolidación de la arquitectura de la empresa: Los CIO tienen que aprovechar esta oportunidad para evaluar las plataformas de aplicaciones y construir estrategias de largo y corto plazo, y dirigir la organización hacia una arquitectura de nueva generación. Al hacerlo, los CIO podrán estar preparados para el momento en que la situación empiece a mejorar y serán capaces de responder a las cambiantes exigencias del negocio. 
• Consolidación del soporte de aplicaciones: Después de haber estandarizado los procesos, los administradores de TI tienen que apuntar a consolidar el soporte y el mantenimiento tanto dentro como através de los portafolios de aplicaciones. Hemos observado ahorros de entre 5 y 10% en gastos generales, así como en costos operativos debido a la consolidación. 
¿Por qué no recurrir a la fuente abierta?: Los productos de fuente abierta pueden ser una alternativa a los productos propietarios, lo cual tiene aspectos positivos y negativos que dependerán de la importancia de la tarea para la que se quiera implementar el producto Open Source. La adopción de productos de fuente abierta solo es aconsejable después de haber sopesado su madurez y su soporte. Justamente, la falta de soporte es uno de los principales inconvenientes de esta alternativa. Los CIO tienen que tomar una decisión en el momento adecuado para implementar estos productos en su entorno. Según la información disponible, el nicho de implementación de fuente abierta en plataformas web y middleware, ha propiciado una reducción de más de 25% en costos de licencias para los clientes. 
Estandarizar procesos de TO y operaciones: Los CIO deben recurrir a las mejores prácticas de administración de servicios: aplicar los principios six sigma y lean para hacer más eficiente el proceso de mantenimiento y soporte. Por lo general, las organizaciones pueden lograr un ahorro de entre 5 y 10% en costos operativos gracias a la estandarización de los procesos, mediante una productividad mejorada. Estas cifras varían según la  naturaleza de las operaciones. 
Automatizar las tareas manuales de TI: los CIO necesitan automatizar las actividades de rutina para reducir el esfuerzo manual y obtener una mayor madurez en las operaciones. Entre las operaciones que pueden ser candidatas ideales para la automatización tenemos: reportes, aplicaciones de control diario y semanal, monitoreo de alertas, identificación de problemas, etc. Se conocen los casos de organizaciones que han logrado ahorrarse entre 10 y 20% de gastos gracias a los procesos de automatización. Las compañías deben investigar el costo-beneficio de la implementación de soluciones Run Book Automation (RBA) para las operaciones.
En los últimos dos años, las herramientas RBA han madurado bastante, ayudando a que las organizaciones hagan ahorros sustanciales en costos operativos. Un enfoque de automatización basado en tareas, puede generar beneficios de entre 8 y 10% durante los primeros tres meses. Hemos podido comprobar estos resultados de manera consistente en cuarenta entornos de TI diferentes y con distintos grados de madurez. 
Control de procesos: Es necesario evaluar los procesos de cambio y entrega de aplicaciones, infraestructura, etc. Los CIO tienen que implementar estrictos mecanismos de control para evitar cambios no autorizados, puesto que estos podrían poner fuera de servicio las aplicaciones y generar pérdidas de productividad. Mediante el control de procesos, las organizaciones de TI pueden ahorrar entre 5 y 8% en costos no planificados. 
Largo plazo: Innovación del negocio
Definir modelos de entrega alternativos: Los CIO tienen que considerar modelos alternativos para obtener beneficios más rápidamente. Entre los modelos de entrega que pueden aplicar exitosamente se incluyen: 
• Modelos de precio basados en transacciones para el soporte y el mantenimiento.
• Modelos Pay-as-you-go (pagos progresivos).
• Modelos de precio basados en catálogo.
• Los modelos de precios basados en unidad de trabajo (UoW) han permitido alcanzar un beneficio inmediato de hasta 15% de reducción en OPEX a clientes que antes trabajaban con los modelos tradicionales de tiempo y materiales (T&M) y precio fijo (FP).
• Modelos de operaciones administradas con aplicaciones.
• Cloud computing: Obtener aplicaciones de correo electrónico y productividad de oficina a través de la nube.
Las estrategias que acabamos de mencionar también han sido aplicadas como facilitadores de transformación en relaciones verticales de banca y salud. Nuestra experiencia sugiere que es posible obtener importantes beneficios por adelantado, si se eligen las estrategias que se pueden poner en marcha sin necesidad de proceder a cambios significativos a nivel de la administración. Por ejemplo, un importante banco de inversiones logró una reducción de entre 15 y  20% en TCO, luego consolidar su centro de atención al cliente y pasarse de un modelo T&M a uno UoW. La segunda fase es una iniciativa estratégica que podría implicar diferentes procesos como automatización, consolidación de tecnología y estandarización de procesos.
En el caso de los clientes de salud, la racionalización de la tecnología y de las licencias de software permitió una reducción de 5% del TCO a la organización de TI. La consolidación de la plataforma y la automatización generaron ahorros posteriores de más de 10% en los siguientes seis meses.
Si bien estas estrategias pueden generar significativas reducciones de costos en el corto y el mediano plazo, es importante contar con marcos de trabajo para mantener estas actividades. Muchas organizaciones tienden a buscar un retorno inmediato a través de la transformación de TI, pero no tienen en cuenta el nivel de esfuerzo e inversión que se requiere para mantener los logros obtenidos. Como puede apreciarse en el cuadro 1, al cabo de cierto tiempo, la mayoría de estrategias mencionadas llegarán a un periodo de meseta. 
Un aspecto clave a recordar es documentar el valor de negocio de las estrategias arriba descritas. Si bien algunas de ellas pueden dar lugar a una inmediata reducción de costos, otras quizá no lo hagan, pero no por ello dejan de ser cruciales. Por ejemplo, para construir un framework en torno a Configuration Management Database (CMDB) se puede necesitar un gran y único esfuerzo, pero los beneficios son visibles cuando una plataforma de migración está en marcha. 
En conclusión, es importante que en la difícil situación económica actual, los CIO utilicen todas las estrategias y posibilidades disponibles para hacer más con menos. No deben dejar dejar pasar esta oportunidad de construir sólidas bases de tecnología y proceso para que su organización esté preparada para la próxima recuperación. 
Rama Murthy Prabhala y Rahul M. Joshi, CIO.com
Sobre los autores
Rama Murthy Prabhala es un Delivery Manager de Infosys Technologies Limited. Se especializa en administración de programas de grandes aplicaciones y programas de infraestructura con énfasis en los mercados de banca y capitales así como en los sectores de manufactura.
Rahul M. Joshi es un consultor principal de Infosys Technologies. Se especializa en estrategia de TI y ofrece consultoría en el área de programas complejos de transformación de TI. Es responsable de programas de Estrategias de servicio de TI, Herramientas, Soluciones y reúso en Servicios de Administración de Infraestructura.