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Columnas de opinión

Negociación de Contratos TI: Cinco pasos para el éxito

Por: Christine Ferrusi Ross es a vicepresidente y director de investigaciones de Forrester Research

[08/02/2010] ¿Se encuentra a sí mismo poniéndose en modo "bombero" cuando los tratos necesitan ser concluidos? Forrester ha encontrado que no es raro para los profesionales de contratación, que usuarios impacientes de negocios o TI, los empujen a realizar contratos que "deben ser firmados en los próximos dos días" o situaciones similares.

Forrester regularmente asiste a sus clientes en materias relacionadas con contratos, valoraciones y negociaciones. Si bien los tratos de software, hardware, telecomunicaciones y servicios tienen sus propias características únicas, hemos desarrollado el siguiente enfoque de cinco pasos que puede ser utilizado sin importar la categoría TI. El enfoque lo ayudará a evitar errores ocasionados por horarios frenéticos y demandas de usuario conflictivas:
Fase I: Visión general del Mercado.
En esta fase, los ejecutivos de contratación y sus equipos analizarán el mercado externo -tanto a nivel del producto/servicio, como al nivel más amplio de categoría-. Por ejemplo, un cliente que hace una gran compra de SAP podría buscar información sobre SAP como compañía, pero también sobre sus competidores inmediatos, la categoría de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en general, y cualquier tecnología emergente que pudiera afectar el mercado de ERP, como opciones de Software-como-Servicio. Los factores que se debe tener en cuenta durante esta fase son: jugadores del mercado, dinámicas del mercado, tendencias y comparaciones de usuario final. Un paso central en cualquier visión general del mercado es entender lo que otras firmas están haciendo actualmente y entrar en sus negociaciones.
Fase II: Preparación interna.
Después de completar la visión general del mercado, los ejecutivos de contratación trabajan con los accionistas internos relevantes para elaborar un enfoque de alto nivel para su negociación, incluyendo confirmar la decisión de hacer el trato reexaminando el caso de negocios desarrollado previamente en el proceso de contratación. ¿Por qué esta es la Fase 2 y no la Fase 1? Porque los ejecutivos de contratación necesitan entender lo que es posible y razonable, antes de elaborar una respuesta interna. Si la preparación y la estrategia internas acontecen antes de comprender el mercado, el ejecutivo de contratación y el integrante interno podrían encontrar que han desperdiciado mucho tiempo construyendo un enfoque que no puede ser ejecutado, y tendrían que rehacer las fases de preparación interna y de estrategia de negociación.
Los pasos clave en esta fase incluyen: reunir el equipo de negociación y asignar responsabilidades, establecer objetivos de negociación, tomar un primer paso hacia los objetivos de la estrategia, justificar la decisión y crear la estructura de soporte de decisiones.
Fase III: Estrategia de negociación.
Con la preparación interna completa, es tiempo de trabajar con accionistas clave para construir una estrategia de negociación. Esta fase involucra considerar cómo proceder con la negociación -por ejemplo, su estrategia será diferente si el trato debe suceder a pesar de todo, versus si hay el potencial de alejarse de la negociación si esta encalla o si se vuelve aparente que el fabricante tiene objetivos incompatibles que probablemente causen que el trato fracase-.
Debe entender las alternativas o las consecuencias de no llegar a un acuerdo o el cambio de alcance. Una parte clave de una estrategia de negociación es comprender las alternativas de firmar un trato particular. Adicionalmente, durante esta fase, debe validar y priorizar el alcance y las necesidades y requerimientos comerciales, así como validar respuestas RFP o RFQ contra requerimientos, evaluar modelos de cotización, y finalizar la estrategia de negocios.
Fase IV: Ejecución de la negociación.
Una vez que la estrategia ha sido establecida, empieza la negociación en serio. Esta fase típicamente involucra una miríada de detalles, así que es importante para los ejecutivos de contratación asegurarse de que las fases previas han sido completadas exitosamente. ¿Por qué? Si falta alguna información clave debido a una falla en un paso temprano, puede retrasar la negociación o algo peor, obligar al comprador a formar un trato menos que óptimo. Este paso también introduce a los accionistas internos clave mucho más profundamente -por ejemplo expertos en materia legal, financiera y de otros contenidos-, todos necesitan asegurarse de que el contrato cumple con sus requerimientos.
En esta fase, debe comparar prácticas comunes, términos, SLA, concesiones, etc. Una vez que el fabricante se ha movido de propuestas tempranas a negociaciones formales, el ejecutivo de contratación necesita comparar los términos y condiciones específicos en el contrato con el mercado -tanto para revisar aquellos comúnmente aceptados, como para cotejar mejores y peores prácticas-. También debe validar los costos, revisar los términos y condiciones, conducir una revisión general y revalidarla contra los objetivos. Asegúrese de incluir cláusulas de manejo/relación con el fabricante: muy frecuentemente los clientes ven la contratación como un proyecto donde el resultado final es un contrato firmado; sin embargo, ese es simplemente el principio de una relación de largo plazo con un proveedor. Esta fase concluye al implementar acciones específicas de negociación.
Fase V: Decisión.
Después de todo el esfuerzo involucrado en completar la negociación, parecería que firmar el contrato no garantizaría su propia fase. Pero dependiendo del comportamiento del fabricante en la negociación, de si la necesidad por la tecnología o servicio ha disminuido, o por muchos otros factores, incluso las negociaciones que han alcanzado, esta fase no da como resultado necesariamente contratos firmados. De manera más importante, asegurar la satisfacción con el trato a largo plazo involucra hacer una validación final de la propuesta por abarcar, una justificación final de la necesidad y luego, sí, tomar una decisión para firmar (o no) el contrato.
¿Qué involucran estos últimos pasos?
Validación final. Los ejecutivos de contratación inteligentes darán un paso hacia atrás, revisarán los objetivos originales, y validarán que la propuesta final y el contrato correspondan con esos objetivos.
Justificación final. Revise el ROI y otras justificaciones para la negociación original. Asegúrese de que cualquier modificación hecha a lo largo de la negociación, no haya cambiado la justificación para firmar el trato.
Decisión final.El paso final en la negociación es que el equipo de contratación haga una recomendación a los accionistas internos clave. ya sea para firmar el contrato o retirarse del mismo. Si el equipo de contratación capturó la información apropiada y está trabajando efectivamente con elementos internos, entonces este paso debería ser la culminación de un esfuerzo de contratación exitoso.
Christine Ferrusi Ross es a vicepresidente y director de investigaciones de Forrester Research, donde ella presta servicio a profesionales de Sourcing & Vendor Management.