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Reportajes y análisis

Una nueva función de TI: Ayudar a hacer mejores presentaciones

[19/02/2010] Los departamentos de tecnología de la información (TI) hoy en día tienen muchas responsabilidades bien definidas. ¿Pero qué hay acerca de ayudar a los usuarios corporativos no solo con el lado técnico, sino también con elementos creativos de sus trabajos y presentaciones de PowerPoint?

Si bien eso podría parecer un poco fuera de la jurisdicción tradicional de TI, la analista de Forrester Research, Sheri McLeish, sostiene que TI tiene un rol significativo que jugar: el personal de TI y de administración de contenido tiene una responsabilidad para "enseñar principios de diseño, educar a los trabajadores sobre restricciones de contenido, y proveer recursos visuales que mejoren la exactitud y calidad de las presentaciones de cada día de los trabajadores de la información", escribe McLeish en un reporte reciente, titulado "El Rol de TI en crear mejores presentaciones".
Ciertamente, los trabajos en PPT son un una mina potencial de fuga no deseada de datos corporativos. Los documentos de presentación (de Powerpoint de Microsoft o de Keynote de Apple) pueden contener una amplia variedad de datos sensibles, o de algún modo altamente valiosa propiedad intelectual. ¿Cómo le gustaría que sus competidores fueran capaces de buscar en Google su estrategia o sus pronósticos de ventas para el 2011? (Por cierto: simplemente poner "Confidencial" al final de cada slide no lo hace un documento seguro).
Y, por supuesto, la mayoría de nosotros (fuera de, quizás, su alteza Steve Jobs) podría utilizar alguna ayuda con el contenido y calidad de nuestros trabajos de slide. "Si bien las presentaciones profesionalmente producidas podrían representar la marca corporativa con orgullo, la mayoría de presentaciones de PowerPoint producidas por gente normal pasa por alto esa marca", escribe McLeish.
¿Pero qué es lo que ella llama "alfabetización visual"? ¿Una habilidad en la cual TI puede realmente asistir a los usuarios? Sí, afirma ella.
"El beneficio podría no ser salvar vidas", escribe McLeish, "pero ciertamente vendrá en la forma de un mejor intercambio de información, y finalmente una mejor experiencia para los empleados e incluso para los clientes".
Por qué la gente lucha con las presentaciones
La evidencia indisputable de que la mayoría de presentadores no son expertos en conceptualizar, crear y dar presentaciones es vista cada día en las caras de miles de aburridos miembros de la audiencia. ¿Por qué sucede eso? McLeish cita varias razones.
Primero, la mayoría de trabajadores de la información (o iWorkers, en jerga de Forrester) tienen menos experiencia con el software de presentación que con otras aplicaciones de productividad (correo electrónico o Excel), y se muestra en los decepcionantes resultados. Segundo, los iWorkers son "visualmente analfabetos" -tienen un sentido general de lo que hace buenos elementos visuales, pero "consumir información visual es más fácil que crearla", anota ella.
Siguiente, debido a la naturaleza pre empaquetada y de plantillas de los paquetes de software PPT y Keynote, "la gente empieza a pensar en los formatos enlatados estructurados, en viñetas, en lugar de en ideas", escribe McLeish. Y finalmente, los iWorkers dependen demasiado del trabajo de otros (lo cual contribuye al "uso inadecuado de contenido" y los riesgos de DLP).
Cómo puede ayudar TI
Como muchos programas de "tratamiento", el primer paso para remediar un problema de presentación es admitir que necesitas ayuda. Una vez que los usuarios se dan cuenta que necesitan ayuda y dejan de culpar al software ("¡No es mi culpa, es de PowerPoint!"), entonces los líderes de TI pueden intervenir y recomendar varios pasos de tratamiento (¿puede simplemente imaginar preparar una presentación de PPT para una reunión acerca de presentaciones? Gulp).
"En lugar de simplemente suministrar herramientas", aconseja McLeish, "estos profesionales deTI pueden mejorar la calidad general de las presentaciones en sus firmas". Sus sugerencias:
Mejore la Alfabetización Visual. McLeish anota que "las técnicas probadas de expertos como Edward Tufte y Garr Reynolds son probablemente nuevas para la mayoría de iWorkers, cuya materia de experiencia yace en otra parte". Los líderes deTI pueden introducir a los usuarios a técnicas simples para mejorar el alfabetismo visual, como "elimine las gráficas basura" para simplificar las ilustraciones de Tufte, y "no cree slideumentos (mezcla de slides y documentos)" de Reynolds, para evitar que las presentaciones se vuelvan folletos visualmente nada atractivos.
Recuerde a los iWorkers que las ideas vienen primero. "Podría ser que un lapicero y papel o una pizarra blanca es un mejor lugar para empezar a pensar visualmente sobre información", escribe McLeish. "Y una imagen puede ser más poderosa y memorable que una lista de bullets".
Provea herramientas de colaboración para desarrollo de contenido y administración de slides. Las estrategias de colaboración se enfocan en incrementar la eficiencia de los iWorkers, en poder usar nuevamente los artefactos de conocimiento, y en administrar el gobierno, los riesgos, la complacencia, la seguridad y la privacidad, escribe McLeish. "Los iWorkers que están desarrollando contenido para presentaciones se benefician de las herramientas de colaboración que los ayudan a encontrar información relevante que está actualizada y es exacta".
Aumente el acceso y el uso de herramientas basadas en web. La web es, por supuesto, un recurso sin fin para los materiales y la entrega de presentaciones. Las herramientas de conferencia web, por ejemplo, facilitan la entrega de una presentación, complementando las conferencias de audio, anota la analista.
Aparte de eso, "las soluciones de presentación SaaS como Slide Rocket ofrecen librerías de slides, herramientas de medición, y un mercado en línea para comprar repertorios de fotografías, audio, animaciones, o localizar servicios", escribe McLeish. "Los recursos para presentaciones basados en web también pueden poner en marcha juicios creativos ofreciendo consejos, mejores prácticas y comunidades. Y actualice a las últimas versiones de software para obtener los beneficios de rendering y gráficos mejorados".
Provea lineamientos para el uso del contenido y la seguridad. Los administradores deTI tienen que asegurar que esos iWorkers que están creando las presentaciones entiendan cómo usar y citar apropiadamente contenido externo, "así como las consecuencias de un mal uso o una exposición inadvertida de información confidencial de la compañía", resalta McLeish. "Los profesionales legales y de TI pueden ayudar a informar las políticas alrededor del uso de contenido de terceros y las medidas que podrían ser necesitadas para asegurar la protección de los secretos de la compañía".
Thomas Wailgum, CIO