Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Teletrabajo: ¿Qué se necesita para aplicarlo?

[23/02/2010] Para realizar teletrabajo -o sea trabajar desde casa o cualquier otro lugar diferente a la oficina-, necesitamos un conjunto de herramientas que pueden ser tan simples como un teléfono y una conexión a Internet, esto es teletrabajo en dos dimensiones: audio y web. Pero existen también herramientas más complejas llamadas soluciones de colaboración, que están basadas en tecnología IP, y permiten compartir datos, presentaciones y aplicaciones. En este caso estamos añadiendo una dimensión más al audio y a la web, el video. De cualquier manera la idea del teletrabajo es enviar el producto o servicio a su destinatario, ya sea el jefe o el cliente, en tiempo real, a través de la magia de la Internet. A continuación algunas reflexiones sobre el mercado, y una experiencia compartida.

 
Medianas empresas: Opiniones dispares
Gerardo Cháves, gerente de Soluciones de Colaboración para Centroamérica, Caribe & Región Andina de Cisco, manifiesta que son las pequeñas y grandes empresas las que están desarrollando teletrabajo en mayor proporción, en comparación con las medianas empresas.
Chávez considera que a las empresas medianas, les cuesta decir, por ejemplo, voy a impulsar que un 10% de mis empleados haga su trabajo desde la casa, y esto debido a que tienen suficiente espacio en la oficina, y cuando piensan en crecimiento, no piensan en pasarse a un edificio más pequeño. Opina que este tipo de empresas podría obtener entre un 20 o 30% de crecimiento al flexibilizar el espacio de trabajo de los empleados, y dejar que un 20 o 30% de sus empleados trabaje desde la casa todo el tiempo o parte del tiempo. Si el trabajador va a la oficina solo dos veces por semana, por ejemplo, se alcanzaría un nivel de ahorro bastante importante. Pero no siempre las empresas descubren esto por sí mismas, porque se trata de algo ajeno a su cultura, indica el ejecutivo.
 
En general, lo que sucede, según Cháves es que en una oficina mediana, donde todo el mundo cabe en un edificio y han estado así todo el tiempo, quizás solo vean (el teletrabajo) desde el punto de vista de las necesidades puntuales de las otras personas. Cháves quiere decir que las medianas empresas optan por el teletrabajo en casos específicos, como el de una persona muy valiosa que se va de licencia por un tiempo y a quien quieren darle la oportunidad de trabajar desde la casa.
También Chaves pone el ejemplo de una empresa mediana de fabricación de alimentos que cuenta con 50 empleados, en ese caso no hay tantos roles que puedan realizarse fuera de la oficina, y los pocos que hay, debido a su cultura, necesitan estar presentes físicamente. Lo que sucede es que se les dificulta imaginar que el contador o la persona que revisa las facturas, o algún tipo de trabajador que no esté vinculado directamente a la producción de alimentos, no esté en la oficina todo el tiempo.
En cuanto a las empresas pequeñas asegura que precisamente son éstas las que tienen una gran necesidad de establecer teletrabajo, especialmente si sus empleados tienen que viajar, porque no se pueden dar el lujo de estar en la oficina todo el tiempo, y además de eso, muchas veces tienen que dar la impresión de ser una empresa más grande, entonces necesitan una gran disponibilidad de los empleados en forma remota. Y en cuanto a las empresas grandes, afirmó que como tienen que estar más dispersas, entonces es más natural (que necesiten teletrabajo). Por eso, las pequeñas y grandes empresas, son las que ven los beneficios más sólidos del teletrabajo.
Sin embargo, en opinión de Fernando Vereau, director comercial de Telefónica Empresa, las empresas que más tienden al teletrabajo son las medianas. Asegura que las empresas medianas tienen un poco más de flexibilidad y los recursos un poco más restringidos, por eso necesitan ser muy ligeras, muy flexibles, muy eficientes en cuanto a sus costos fijos, con lo cual es interesante para ellos tener recursos, movilizarlos cubriendo varias horas sin generar una carga de costos.
Vereau señala que a partir de esas necesidades, Telefónica comienza a impulsar el uso de Internet, no solamente el uso de Speedy, sino la facilidad de conectar los sistemas de la empresa hacia la nube de Internet, de tal forma que el funcionario, el empleado, o cualquier persona autorizada pueda acceder a los sistemas de la empresa para realizar algún tipo de labor: Pero no solamente eso, el tema va evolucionando y cada vez es mucho más fácil y mucho más viable transportar la oficina o el puesto de trabajo como tal hacia el lugar donde se desee, afuera del centro de trabajo y a través de las conexiones y de las facilidades del mundo IP, señala.
El ejecutivo explica también que a través de un acceso a Internet vía computadora, no solamente se puede tener el correo electrónico y acceso a los sistemas de la compañía, sino también a las herramientas de la empresa; por ejemplo, a la telefonía, puedo tener en mi casa mi oficina como tal, mi PC con todos los sistemas de la compañía, y con una conexión IP segura puedo tener acceso a mi anexo del teléfono de la central de la empresa, y entonces me puedo desempeñar en mi casa como si estuviera en mi centro de trabajo.
En cuanto a la propia experiencia de telefónica en el campo del teletrabajo, detalló que la empresa cuenta con una serie de herramientas para que sus empleados pueda trabajar desde sus casas: el acceso de Internet tanto fijo como móvil, la computadora portátil y un acceso VPN seguro a la empresa, para poder levantar las aplicaciones de correo y las aplicaciones de gestión comercial de la compañía. También, tenemos instalado un softphone, para poder manejar toda la comunicación a nivel interno.
Teletrabajo, un sistema para todos
Existen soluciones de teletrabajo para todo tipo y tamaño de empresa. Cháves sostiene que las plataformas tienen elementos que habilitan el teletrabajo básicamente a todos los niveles. Digamos, por ejemplo,, que si una empresa solo compra una red de enrutamiento y conmutación (routing y switching), estos elementos vienen a ser opciones muy fáciles de habilitar para poder conectarse desde la casa y tener una red privada virtual o VPN (Virtual Private Network, una tecnología de red que permite extender la red local sobre una red pública relativamente hablando), y entonces el trabajador va a estar como si estuviera en la oficina.
Para los casos en que la empresa necesita habilitar el tema de colaboración existe Webex, un sistema de colaboración que puede ser adquirido por empresas de todos los tamaños, con facilidades de pago y con un contrato anual, junto con otras herramientas para trabajar desde casa. Un ejemplo de empresa que hace teletrabajo con Webex es Continental Airlines.
 
Para Luis Ballester, Gerente de Servicios de Voz de Global Crossing Perú, la aplicación del teletrabajo depende mucho de qué tan dispersa esté la empresa geográficamente. Por ejemplo, una empresa que solamente tiene una oficina, es menos probable que necesite adoptar el teletrabajo, porque todos sus trabajadores están en un mismo lugar y es más fácil reunirlos a todos en una misma sala, y que puedan acceder a la información que no es remota, que está ahí mismo.
Ballester sostiene que el teletrabajo tiene presencia a nivel regional o a nivel mundial. Quiere decir que para las grandes empresas es más probable que utilicen este tipo de herramientas con el fin de reducir costos y aumentar la productividad. Ballester aclara, sin embargo, que esto no implica que el teletrabajo este destinado solo a las grandes empresas, ya que los servicios de colaboración o teletrabajo son completamente a demanda; es decir, solo se paga por lo que se utiliza, entonces no hay que hacer ningún tipo de inversión inicial fuerte, en equipamiento, en hardware, en software, en licencias, en nada, simplemente se paga a medida que se va utilizando por minuto, indica.
Esto quiere decir que la misma empresa es la que mide cuánto va a pagar. Y cuánto es lo que va a utilizar mensualmente, no hay ningún abono fijo mensual que podría ser una barrera de entrada para una empresa chica o mediana que no tiene la necesidad de utilizarlo demasiado. Entonces se puede utilizar poco a poco, a medida que vayan aumentando las necesidades. Pero la empresa grande o muy grande, la que ya tiene claro que va a utilizar video conferencia, audio conferencias, web conference, para poder acceder a sus aplicaciones, lo toma todo de golpe, explica Ballester.
En lo que se refiere a las empresas transnacionales, como las dedicadas a recursos naturales como el petróleo, la pesquería y la minería, que operan en forma de teletrabajo en nuestro país, Ballester señala que están más propensas a utilizar este tipo de servicios porque traen un poco la cultura de los países donde tienen la casas matriz, sus pares en la casa matriz lo han usado y entonces lo han recomendarlo.
También es muy interesante el tema para las empresas que tienen una fuerza de ventas distribuida a nivel nacional, sostiene Ballester. Y las aplicaciones pueden ser muy diversas. Por ejemplo, un laboratorio tiene a sus visitadores distribuidos a nivel nacional y constantemente necesita traerlos a Lima para capacitarlos sobre nuevas drogas, nuevos procedimientos médicos, etc. El costo por viajes y viáticos, y el tiempo utilizado, es bastante alto. El teletrabajo les permitiría capacitar a todos al mismo tiempo, y a través de una sola reunión permitirles el acceso a la información, señala Ballester.
 
O, por ejemplo, cuando el CIO de una empresa presenta los resultados financieros del trimestre o del año, se une mediante una audio conferencia o webconference, a más de mil 500 personas al mismo tiempo, sin necesidad de tener infraestructura propia para hacerlo. Simplemente se cuelga de la nube del proveedor. Con infraestructura propia sería imposible llegar a mil 500 usuarios, porque tendría que tener, por ejemplo, para la audio conferencia un ancho de banda inmenso si es que lo hace por audio web; o 1500 líneas telefónicas en la oficina central para que todos se puedan conectar. Hacerlo por teléfono, es una cosa impensable, señala el ejecutivo de Global Crossing.
Un caso práctico
Para tener una idea de cómo puede ser el teletrabajo en la práctica, Claudia Palacios, gerente de Recursos Humanos de IBM Perú, nos cuenta sobre la experiencia de la compañía. Asegura que el 100% de empleados de IBM cuenta con una portátil que les permite conectarse en cualquier momento del día y desde cualquier lugar como puede ser su casa, la oficina de un cliente, un aeropuerto, etc
Palacios anotó también la importancia de las políticas de flexibilidad que acompañan estas facilidades tecnológicas. Existen programas especiales, dependiendo de las necesidades de los empleados. Por ejemplo tenemos un programa que se llama Post Natal para Hombres, a través del cual los empleados pueden acordar con sus gerentes un período de tiempo específico para trabajar desde sus casas y acompañar a su familia en ese momento tan importante.
 
En realidad todo depende del lapso de tiempo del que estemos hablando -aclara la ejecutiva-.. Si hablamos de un teletrabajo eventual es simplemente cuestión de coordinación y aplica cualquiera. Si hablamos de un teletrabajo permanente, lo más importante es el rol. Hay roles que por su misma naturaleza necesitan realizarse desde la oficina, como el de recepción por ejemplo, en estos casos el teletrabajo permanente no es una posibilidad.
 
También explicó que la periodicidad de la  asistencia física a la oficina central depende del rol y de lo que cada empleado necesite. Hay personas que vienen a la oficina 4 o 5 veces al año.
 
En cuanto a la comunicación dentro de la empresa, Palacios manifestó que no solo se trata del nivel ejecutivo. Cuando ingresé como practicante a IBM a fines del 1999, me dieron la oportunidad de participar en un proyecto para los países de Latinoamérica. Desde mis primeros días tuve la necesidad de contactarme con colaboradores en Brasil, México, Argentina. Pude, desde entonces, comprobar la variedad de herramientas existentes para mantener una comunicación eficaz con IBMistas en cualquier parte del mundo. Teleconferencias, chats, teamrooms fueron herramientas de trabajo a las cuales estuve expuesta desde un inicio, señala.
Como ejemplo de uno de los campos en que se adopta el teletrabajo, Palacios indica que parte de la inducción de nuevos empleados se realiza vía web. Se invita a los nuevos empleados de diferentes países a compartir una sesión en la cual existe un facilitador (que puede estar sentado en cualquier país), y a través de un aula virtual, los asistentes pueden participar de ejercicios, trabajos en grupo, hacer preguntas y/o comentarios.
 
También explicó que todos los empleados de IBM, sin distinción, ya sea que trabajan fuera o dentro de la oficina, reciben por parte de la organización los mismos beneficios, programas y lineamientos.
Brindamos facilidades para que puedan realizar sus actividades desde casa, tales como llamadas internacionales, acceso a la intranet y las herramientas existentes como correo, chat, bases de datos, aplicativos. Además, en la intranet pueden encontrar una serie de guías y pautas que pueden ser de utilidad para tener un trabajo desde casa más eficiente, como por ejemplo, pautas de ergonomía, selección del espacio ideal, etc..
La manera en que IBM mide la productividad de sus empleados cuando ejercen el teletrabajo es exactamente de la misma manera que a cualquiera, por resultados. Todos tienen el mismo método de evaluación de desempeño. Aquí lo más importante es la confianza que no solo aplica para los que trabajan en casa de manera permanente, sino para todo aquel que ante una necesidad específica requiera tomar una opción de trabajo flexible. De igual manera que cuando un empleado necesita salir más temprano para acudir a una cita con el médico, o para asistir a la actuación de sus hijos en el colegio. Sabemos que si deja algo pendiente para ese día, se conectará más tarde desde su casa y lo culminará, finaliza Palacios.
Roxana Rojas, CIO Perú