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Columnas de opinión

Cinco consejos para imprimir menos y ahorrar más

Por: Enrique Pérez Suárez, gerente general de Lexmark Perú

[03/03/2010] Las empresas buscan hoy mejorar sus costos en todas las áreas. Con estos sencillos consejos, que detallo a continuación, su empresa no solo tendrá ahorros en electricidad, uso de papel y compra de insumos, favoreciendo el flujo de efectivo; sino que impactará en el medio ambiente, al ayudar a disminuir con la tala de árboles y la contaminación asociada al proceso de creación de papel.

Saque el mejor provecho de sus equipos
Instale sus dispositivos de impresión en los lugares que permitan tener un volumen de impresión óptimo. Si su empresa tiene necesidades múltiples, consolídelas en un solo equipo, (impresión, digitalización, copia, fax). Asegúrese de que el dispositivo sea de alto rendimiento. Esta medida se aplica no solo para reducir el número de equipos, sino también para aumentar la productividad de los usuarios: Defina las necesidades de impresión de cada uno y establezca una jerarquía para administrar las políticas de impresión que permitan ahorrar.
Implemente políticas y prácticas eficaces
En una empresa de tamaño medio, el promedio de impresión por empleado es de mil páginas mensuales. Con esta estadística en mente, es importante fomentar una cultura del ahorro al momento de imprimir. Establezca políticas de Impresión y evangelice sobre hábitos que estimulen el ahorro de papel y consumibles. Elija impresoras que cuenten con tecnología de ahorro, tales como impresión dúplex o gestión de privilegios de color o prioridad.
Mejore la administración de los dispositivos
Muchas empresas no tienen un control de sus consumibles, ni un inventario de cómo se van utilizando a lo largo de los meses; tampoco tienen a la mano los modelos o números de referencia de los insumos, lo cual lleva a perder tiempo en su búsqueda y ordenación. Es por esto que las organizaciones deben optimizar la arquitectura de sus equipos y seleccionar dispositivos que cuenten con un único proveedor que controle y ayude a mejorar la administración de los insumos.
Transforme sus procesos de flujo de trabajo
La optimización del flujo de trabajo y la eliminación de las limitaciones del papel adquieren hoy mayor importancia que nunca. Las multifuncionales ofrecen distintos métodos que permiten mejorar los procesos de gestión de documentos, aumentar la productividad, imprimir menos y ahorrar más. El envío de documentos a múltiples destinos o la provisión de formularios preimpresos entorpecen el flujo de trabajo; además, la ineficiencia causada por la pérdida de documentos y los errores derivados de la entrada manual de datos, perjudican la productividad y debilitan la capacidad de reacción de una empresa. Es por eso que se debe establecer un flujo esquematizado de trabajo para evitar duplicidades, atascos y desperdicios.
Acérquese a los expertos
Una asesoría profesional adecuada puede significar ahorros importantes en sus procesos de impresión. Una asesoría especializada permite que las organizaciones dispongan de una amplia gama de garantías extendidas, que incluyen tiempos de respuesta adaptables a sus necesidades específicas. También es posible implementar un sistema de costo por página que incluya todos los elementos -hardware, consumibles, mantenimiento, leasing e incluso servicios de gestión de impresiones- en un único contrato global basado en una metodología precisa de facturación por página.
Así mismo su compañía debe considerar el ahorro en impresión dentro de sus operaciones y así ser más eficiente en sus procesos de trabajo y gastos operativos; por ejemplo, elegir impresión en color solo cuando sea necesario, compartir la información sin necesidad de imprimirla, enviándola por correo electrónico, y almacenando la información de manera digital.
CIO, Perú