Llegamos a ustedes gracias a:



Columnas de opinión

Consolidación de la aplicación ERP: Cortar por lo sano

Por: Thomas Wailgum, CIO (US)

[05/04/2010] Aquella mañana de mayo del 2003, Aron Ralston salió a explorar el cañón Blue John, en Utah. Para el joven montañista se trataba tan solo de otra excursion. Nunca iba acompañado y se negaba tercamente a decir a dónde se dirigía. Nada podía hacerle presagiar que un derrumbe lo atraparía bajo una roca, ni que luego de cinco angustiantes días de espera tendría que tomar la decisión más difícil de su vida: cortarse un brazo para poder liberarse y salvar su vida.

¿Sería usted capaz de automutilarse para huir de un peligro mortal?
En la actualidad, muchas empresas enfrentan una disyuntiva similar: están atrapadas bajo el sofocante peso de una avalancha de aplicaciones, algunas trabajan individualmente, otras interactúan de manera eficiente entre sí y el resto ? bueno, nadie sabe exactamente para qué sirven, quién las usa ni por  qué fueron implementadas.
Al igual que Ralston, durante años las empresas se han empecinado en la estrategia "mientras más aplicaciones, mejor". El resultado: exceso de aplicaciones, dinero malgastado y potenciales crisis con los sistemas de regulación.
Estas son algunas de las lecciones que nos deja el reciente reporte de Forrester Research ("La pérdida de información financiera histórica, fue la causa de este programa de consolidación de aplicaciones), donde el analista Phil Murphy evoca el caso de una empresa de energía (cuyo nombre no menciona) para ilustrar lo peligroso que puede resultar la carencia de medidas de consolidación de aplicaciones. 
"Los portafolios saturados de aplicaciones son un lastre para los recursos que podrían emplearse en nuevos proyectos o en innovación", escribe Murphy. "Además, constituyen un gasto extra en mantenimiento de hardware y software, elevan el costo de los upgrades de tecnología y exponen a la empresa a demasiados riesgos de negocio. Así pudo comprobarlo, como veremos a continuación, cierta empresa de electricidad".
Bola de nieve
En la primera escena de esta historia, vemos al director de aplicaciones de la compañía tratando de explicarle al gerente de finanzas por qué se habían evaporado datos sobre producción equivalentes a dos años de trabajo.
En resumen, lo que ocurrió fue que, para ahorrarse tiempo y dinero en una implementación de ERP, la anterior administración de TI había permitido que las ERP antiguas siguieran corriendo en modo de consulta de manera que los usuarios de negocios pudieran acceder a la data administrativa y financiera. De esta manera, el jefe de proyecto ganó un poco de tiempo en la implantación del ERP (OK), pero también dejó la compañía expuesta a una bomba de tiempo que ahora estaba a punto de explotar (KO). Murphy comenta: Se había sentado un mal precedente. (No por gusto se dice que el camino al infierno está pavimentado de buenas intenciones).
La miopía de esta estrategia de TI no tardó en crear una proliferación de aplicaciones de solo consulta que, a su vez, generaron un desborde de las ERP: como una bola de nieve, cada upgrade del ERP hacía aumentar las aplicaciones de negocios "de solo consulta".
"Al poco tiempo, el problema se expandió al punto de que, además del nuevo sistema de registro, la compañía llegó a tener varias versiones sin soporte de diferentes proveedores", explica Murphy. "Eso, sin mencionar las aplicaciones de finanzas y ERP hechas a pedido que se sumaron a la empresa a través de fusiones. Se trataba de una verdadera invasión de ERP: la compañía estaba corriendo y dando mantenimiento literalmente a docenas de aplicaciones ERP, muchas de las cuales solo se usaban para consultas ocasionales de data histórica".
La complejidad también se apoderó de los sistemas financieros de la compañía, dejando listo el escenario para el desenlace de la pérdida final de información. En un determinado momento, el área de TI suprimió una aplicación ERP a la que nadie había accedido en meses. "La purga pasó inadvertida hasta que el gerente de finanzas quiso verificar datos históricos para desarrollar un análisis de impuestos, y descubrió que faltaba la información correspondiente a dos años enteros", escribe Murphy.
Si bien en principio la eliminación pareció una buena idea, al perder esa información la compañía quedó en falta frente a varios organismos reguladores -como la Comisión de Bienes y Valores y la Comisión de Normas Nucleares-y también cometió infracciones contra el Acta de Sarbanes-Oxley, indica el reporte de Forrester.
Además, prosigue Murphy, la mayoría de ejecutivos de alto nivel quedaron en una situación bastante delicada, dado que ellos son los responsables de la información financiera corporativa. Ya se imaginan el ambiente que reinaba durante aquella conversación que mencionamos líneas arriba.
¿Y el ROI?
Sin perder tiempo, el director de aplicaciones desarrolló un programa de "consolidación de aplicaciones para eliminar las aplicaciones redundantes y consolidar la data financiera en un depósito confiable y un vehículos de recuperación", cuenta Murphy.
Para terminar, agrega, la firma gastó más de dos millones de dólares en "personal, hardware, software y otros recursos para desmantelar una situación provocada por una mala decisión tomada varios años antes".
De acuerdo al reporte de Forrester, la compañía obtuvo el siguiente retorno de sus dos millones de dólares:
1. Eliminó un serio riesgo de negocio al retirar varios paquetes obsoletos de ERP. En realidad, como parte del esfuerzo de consolidación, la compañía se deshizo de 30 aplicaciones. (Lo cual puede representar un importante ahorro en efectivo o en costos de mantenimiento.)
2. Aumentó la confianza de la empresa en sus reportes y su información financiera. "Los ejecutivos tienen una responsabilidad fiduciaria con los accionistas, las instituciones financieras y los empleados", subraya Murphy. "En este caso, se podría interpretar la pérdida de información como una falta hacia ese deber, por haber puesto en serio riesgo los intereses de los inversionistas y accionistas".
3. Creó un entorno de almacenamiento de data sin restricciones impuestas por el proveedor propietario, precisa Murphy. "Algunos de los paquetes ERP conservaban data en formatos propietarios cuyo acceso era difícil fuera de la aplicación", explica. "Ahora, la empresa tiene un solo repositorio de archivo y un acceso simplificado a la información, que se puede llevar hacia la herramienta de BI (bussines intelligence) de la empresa para adjuntar un reporte, permitiendo así un reporting más robusto y un análisis de datos más profundo".
4. Inició un minucioso programa de retención de data. "Ahora la empresa no solo puede responder oportunamente a las solicitudes de información de los auditores, sino también producir reportes consistentes de toda su data en formatos listos para ser auditados", señala Murphy. De hecho, continúa, la empresa pasó el control de Sarbanes-Oxley, y "disfruta de una renovada credibilidad entre los organismos reguladores del gobierno".
Murphy no se hace ilusiones respecto a la posibilidad de vender un proyecto de consolidación de aplicaciones en este momento. "¿Gastar en anular aplicaciones?", se pregunta. "Suena ilógico justo ahora que en los negocios predomina la sensación de que se necesitan más, y no menos, aplicaciones".
Sin embargo, los líderes de TI tendrán que empezar a pensar como lo hizo Aron Ralston: las cosas van a ir peor antes de mejorar, pero mejorarán.
Entonces, ¿listos para cortar?
Thomas Wailgum, CIO