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Casos de éxito

Inteligencia de negocio

SAP Business Objects en el Banco de Crédito

[30/04/2010] No fue difícil convencer a los colaboradores del Banco de Crédito a que usen SAP Business Objects. De hecho, su simpatía por la herramienta fue uno de los factores que impulsaron al banco a llevar a cabo el proceso de implementación hace un par de años aproximadamente, reemplazando una herramienta anterior que era entonces el estándar de la entidad financiera.

Sin embargo, esto no fue lo único que se tomó en cuenta al momento de tomar la decisión. Juan Pedro Andujar, gerente de Inteligencia de Negocios de la División de Sistemas y Organización del Banco de Crédito del Perú, recuerda que otros factores entraron en juego entonces. Como en todo caso de éxito hay una historia que contar.
Antecedentes
Siempre es bueno conocer la pre-historia de la implementación. En el caso del Banco de Crédito ésta comenzó cuando en el 2000 se implementó una herramienta de inteligencia de negocios llamada MicroStrategy, que es la que el banco ha venido utilizando desde entonces.
MicroStrategy cumplía con su propósito, y de hecho el área de Sistemas del banco deseaba que fuera el estándar de la empresa; es decir, que todas las unidades de negocios la utilizaran para satisfacer sus necesidades de BI. Sin embargo, ello no ocurría.
Dos áreas, Riesgo y Seguimiento de Créditos, utilizaban otra herramienta de inteligencia de negocios -SAP Business Objects (BO)-; y lo hacían no solo porque la herramienta cumplía con su cometido, sino porque era bastante amigable. Andujar recuerda que en algunas ocasiones trataron de convencer a estas áreas de cambiar hacia el estándar (MicroStrategy) ya que era complicado mantener dos herramientas de BI, pero no lo lograron. Las dos unidades se quedaron con BO. Este fue uno de los factores.
El otro fue una consultoría que se realizó en el 2007. Prácticamente nos llevó a cuestionar todo el datawarehouse. Ahí comenzamos a cuestionar el modelo que teníamos y dentro del cuestionamiento se encontraban las herramientas como MicroStrategy. También cuestionamos los procesos de carga, la calidad de datos, la metodología de trabajo, los roles y perfiles de nuestra gente, etc. Cuestionamos todo y nos preguntamos: la herramienta para el futuro del banco ¿cuál debe ser? Y ahí evaluamos varias alternativas entre las que se encontraban BO, nuestra solución actual (MicroStrategy) y dos más, recuerda Andujar.
Pero aún faltaba otro factor: una competencia. Hacia fines del 2008 el banco tuvo un problema con la unidad de Cobranzas que trabajaba con grandes volúmenes de información. El cuestionamiento que se generó entonces era cómo trabajar esa cantidad de material con la herramienta estándar que tenían (MicroStrategy). Se decidió realizar una salomónica competencia en la que los reportes que la unidad requería -y que implicaban el procesamiento de grandes cantidades de datos- serían realizados por ambas herramientas a la vez. En pocas palabras, se enfrentaría a MicroStrategy con Business Objects.
BO respondió mejor. Y así, como señala Andujar, la decisión se tomó en base a la confluencia de dos necesidades: un momento de necesidad, y un momento de estrategia futura.
Nos costaba un poco más [realizar los reportes] en la otra herramienta. En BO tan solo bastaba jalar, juntar y ya estaba el reporte hecho. Juntamos a gente de negocios para que vea cómo sería el funcionamiento de BO y estuvieron encantados, era fácil. Quizás la otra herramienta era un poco más complicada de manejar para los usuarios pero también te daba mucha estabilidad, pero cuando probamos grandes volúmenes y vimos que BO nos podía dar esa misma estabilidad, nos sentimos bastantes satisfechos con la herramienta, sostiene Andujar.
Las dos unidades que deseaban quedarse con BO lo consiguieron, y otras unidades que vieron la amigabilidad de la suite también se decidieron por BO.
BO se caracteriza por ser muy intuitivo, ser bastante amigable y ser de fácil adopción por los usuarios. Es decir, un usuario no necesita llevar un entrenamiento para poder utilizar la información que está siendo explotada con BO. En nuestra experiencia es una solución que se esta expandiendo en la empresa, porque los usuarios se van pasando la voz y empiezan a usar la solución, sostiene Gisela Villanueva, gerente de Negocios Business Objects de SAP.
La implementación
Andujar señala que la implementación fue sencilla. Además de las dos unidades que ya tenían BO, se comenzó a implementar la suite en el área de Cobranzas; luego en Márketing, en donde se diseñaron tableros de control; y luego en la unidad de Mercado de Capitales. Poco a poco se ha ido implementando la suite hasta lograr que unas 10 unidades cuenten con BO.
Un punto a favor, de acuerdo a Andujar, es que en lo que en otras ocasiones podía tomar tres o cuatro meses (de implementación), se lograba en un mes con BO. Además, cuando se le pregunta por los retos que implicó la implementación, solo recuerda que al principio hubo algo de (natural) reticencia a cambiar hacia la nueva herramienta. Había unidades acostumbradas a trabajar con su exceles y soluciones, y se sentían cómodas así. Pero al momento de ver lo amigable que era la herramienta se convencían rápidamente de que el cambio era bueno.
La herramienta del competidor estaba desplegada en muchas aplicaciones distintas, en áreas distintas. Entonces el banco decidió hacerlo en forma progresiva, ir migrando lo que se tiene hacia BO; en realidad, en el largo plazo. En un momento se dijo todo nuevo desarrollo va a ser con BO y lo antiguo se irá migrando en la medida de lo que sea más requerido, sostiene Geralda Valdivia, gerente de Business Intelligence de BCTS Consulting, empresa que se encargó de la implementación.
¿Dificultades técnicas? No las ha habido hasta el momento, responde el ejecutivo.
Es bueno aprender de las dificultades que otros tienen al momento de realizar una implementación -de hecho, para ello son los casos de éxito. Pero también es bueno saber que hay herramientas que se han implementado sin penuria alguna. Y este es, a decir de Andujar, uno de esos casos.
¿Qué ganó la empresa? Todo se resume en el piloto que hicieron al momento de hacer competir a las herramientas: manejo de grandes volúmenes de información y facilidad de uso.
Antes los usuarios me tenían que pedir ayuda si querían hacer algo y nosotros teníamos que destinar gente para que les hagan el pedido. Ahora no, tienen bastante independencia para hacer las cosas. Si el dato esta disponible ellos pueden hacer lo que quieran con él, resalta Andujar.
Por su parte, Valdivia resalta los beneficios funcionales de la suite.
SAP BO no es solo una herramienta sino una suite de herramientas, entonces el banco podría tener necesidades de dashboards para los usuarios, y BO tenía esto como parte de su suite. La institución tenía que ofrecer reportes transaccionales u operativos y esto también es parte de la suite. El banco también tenía la necesidad de crear reportes de análisis de consultas de operación pero de nivel ad hoc y BO también tenía esa herramienta. Entonces es una suite de herramientas mucho más completa que permitía una respuesta rápida a los requerimientos, sostiene por su parte la ejecutiva.
La pregunta clásica: ¿cuál fue la inversión necesaria? Andujar señala que como inversión inicial, entre hardware, software y licencias, consultoría de implementación en algunas unidades del banco y capacitación inicial del equipo, la institución necesitó de unos 350 mil dólares aproximadamente.
MicroStrategy no se ha descartado pero como se señala líneas arriba, el banco está conviviendo con las dos herramientas. Todo lo nuevo se da en BO, algunas cosas se migran de la herramienta anterior, y otras se están dejando así, esperando que cumplan su ciclo de vida.
Finalmente
El piloto es importante. Si alguien va a evaluar una herramienta Andujar aconseja que realice un piloto. En segundo lugar, la organización no solo debe basarse en la opinión del área técnica o de sistemas, importa mucho también lo que los usuarios tienen que decir.
Por otro lado, si existe la posibilidad de que los usuarios vean la herramienta, la prueben y la tengan en sus máquinas como parte del piloto -para luego preguntarles cómo les fue-, se debe hacer. De hecho existen muy buenas herramientas en el mercado y es importante tener un balance entre los usuarios y las áreas de Sistemas. Los usuarios deben opinar sobre la facilidad de uso y Sistemas debe opinar sobre la facilidad de mantener la herramienta. Y en base a ello decidir.
Al concluir Andujar señaló que el Banco de Crédito se encuentra en un proceso en el que ha cuestionado lo que venía haciendo y ha comenzado a construir nuevas cosas. BO es tan sólo una parte de lo que se ha hecho; en realidad, el banco ha dotado al área de inteligencia de negocios de herramientas ETL (Extracción, Información y Carga), de calidad de datos, de un nuevo modelo de datos, de nuevas metodología de trabajo, entre otras.
En el futuro podremos hablar sobre ello.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú