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Administrando el ciclo de vida de los equipos

[07/05/2010] Determinar el momento en que debemos desechar el viejo equipo de TI puede estar marcado por una línea muy delgada. Por un lado, como un gerente de TI ahorrador, quiere exprimir hasta el último centavo de su inversión en hardware, especialmente en esta economía. Sin embargo, por el otro, la productividad reducida, el tiempo -cada vez mayor- de inactividad y los elevados niveles de desesperación del usuario causados por el viejo equipo, pueden ser una carga para su departamento; y, al final, para su compañía.

 ¿Cómo saber cuándo tirar del enchufe? Puede invertir en una bola de cristal, o puede tomar en serio la administración del ciclo de vida del hardware.
Planee desde el principio
Hay muchos diferentes enfoques para administrar el ciclo de vida del hardware, basados en factores tales como el tamaño de la compañía, el número y ubicación de las oficinas, y prioridades financieras; pero los expertos señalan que lo más importante de un plan de ciclo de vida es tener uno. Afortunadamente, los recursos abundan para ayudar a los profesionales de TI a administrar los ciclos de vida de su hardware.
Las organizaciones tales como la International Association of Information Technology Asset Managers ofrecen consejo y guías para adquirir, rastrear, evaluar y disponer del hardware como parte de una disciplina más grande en la administración de activos.
Y toda una industria de terceros que ha emergido para ayudar a las organizaciones a tomar decisiones sobre adquirir, administrar y disponer del hardware, está alentando a los clientes a hacer de las decisiones de ciclo de vida una prioridad, y no una ocurrencia tardía.
"Las compañías que son proactivas en hacer consideraciones [de ciclo de vida del hardware] obtendrán mucho más valor de sus decisiones, que aquellas que están planeando reactivamente", señala Robert Houghton, presidente de Redemtech Inc., un provee soluciones de administración de activos y servicios de planificación del ciclo de vida.
Si una compañía decide, por ejemplo, que las PC de escritorio que está en proceso de compra durarán por cuatro años, puede presupuestar adquirir nuevos sistemas después de que ese período haya terminado. Y especificando un punto en el tiempo en el cual los sistemas deben acabar su vida útil, la compañía también puede planear evaluar esos sistemas antes de esa fecha de corte, analizar en qué condición están las PC, y optar por extender su vida útil por razones financieras si fuera necesario, señala Houghton.
La planificación "debería suceder cuando está comprando el equipo", indica Houghton. "Tome decisiones basadas en el valor del hardware al final de la vida del equipo, garantice provisiones, necesidades del usuario y recursos de capital de la compañía".
La vida de los estantes variará
Aunque hay muchas aplicaciones comerciales que llevan a las compañías a través de las etapas de administración de activos, no hay un enfoque establecido que se adapte a todas las compañías, señalan los profesionales de IT responsables de administrar el proceso en sus firmas.
Cuanto más grande es la compañía, y más geográficamente dispersas están sus oficinas, mayor será el esfuerzo requerido para rastrear sistemas, y evaluar cuándo deban ser reemplazados. Y, a pesar de las guías básicas sobre cuánto tiempo debe durar un equipo, la mayoría de las veces la respuesta es "depende".
Ciclo de vida promedio
Teléfonos celulares: Dos años
Laptop PC: Tres años
PC de escritorio: Cuatro años
Servidor: Cinco años
Equipo de red: Cinco años
Monitor: Ocho años
Fuente: Redemtech Inc.
En primer lugar, depende de qué tipo de equipo está hablando. Smartphones y laptops tienden a necesitar ser entregados más rápidamente, debido al uso excesivo de ellos en el camino; las PC de escritorio no duran tanto como los servidores y otros equipos de data center, debido a que las actualizaciones de hardware y los cambios suceden tan rápidamente para las PC que los sistemas pueden volverse anticuados en cuestión de meses.
Hasta hace pocos años, la consultora PricewaterhouseCoopers (PwC) alquiló las 30 mil laptops que necesitaba para su fuerza laboral móvil. Ya que los precios de las laptops han caído considerablemente, la compañía ha empezado a comprar los sistemas por completo. Pero eso significa que, en lugar de simplemente seguir los términos del alquiler, el departamento de TI de PwC ahora es responsable de determinar cuándo renovar esas laptops y cómo disponer de las viejas.
La compañía espera obtener para las laptos entre 30 y 40 meses de vida útil, de acuerdo con el programa de depreciación, indica Michael Lechner, director administrativo de servicios de proyectos, basado en Tampa, Florida.
La primera ronda de laptops que la compañía compró en lugar de alquilar debe ser renovada dentro de los siguientes seis meses; en ese punto, la compañía será capaz de determinar si sus aproximaciones de ciclo de vida concuerdan con la condición actual de las laptops. "Si han empezado a tener problemas, les daremos unas nuevas", indica Lechner.
En cuanto al equipo del data center, esas compras mayores requieren más consideración. "Veremos cómo se ha depreciado el equipo. No quiero reemplazarlo antes de eso, y no los reemplazaremos solo porque están depreciados", indica Lechner. "Esperamos por una razón, [tal como] si el equipo empieza a fallar o ya no es soportado por el fabricante, o no podemos obtener partes [de repuesto]".
Es más fácil determinar el ciclo de vida de los teléfonos móviles, de acuerdo con Lechner, debido a que PwC considera las solicitudes de nuevos teléfonos por parte de los empleados, solo cuando se sincronizan con las renovaciones del contrato de servicio; lo cual sucede cada dos años. Los empleados que no quieren un nuevo teléfono no tienen que obtener uno, pero se vuelven elegibles para una actualización cada 24 meses, explica.
Las compañías más grandes tienen más que administrar
Las compañías muy grandes generalmente mantienen un departamento entero dedicado a rastrear los ciclos de vida de sus activos de TI.
La institución de servicios financieros Citigroup, por ejemplo, tiene un equipo de 16 personas en los Estados Unidos responsable de evaluar el equipo TI utilizado por más de 300 mil empleados alrededor del mundo, de acuerdo con Jim Brown, vicepresidente senior de Citi, responsable por la administración de los activos de escritorio, quien está basado en St. Louis.
Con la ayuda de un paquete de software para administración de activos, el cual Brown declinó nombrar, el departamento ha creado guías de ciclo de vida para su equipo TI. Las guías son típicamente 36 meses para PC de escritorio y laptops, y 60 meses para servidores, pero no todas las máquinas en la compañía caen bajo esos parámetros.
"Obtenemos una lista de nuestro grupo de ingeniería mensualmente que indica: 'Aquí está lo que tenemos [que todavía es viable]; aquí está lo que va a salir de la lista' y tomamos una determinación", señala Brown. "El tiempo de vida base está determinado en el punto de adquisición, cuando conocemos lo qué dice el fabricante al respecto, pero por lo general termina antes".
El departamento tiene discusiones semanales para revisar la lista y tomar decisiones sobre qué hardware permanece en uso y cuál será retirado, anota.
El equipo de Brown pasa 100% de su tiempo administrando activos de TI -incluyendo teléfonos, impresoras y monitores, además de sistemas de cómputo. "En vidas pasadas, este ha sido un trabajo de medio tiempo, donde [el empleador] señala: 'Quiero que cuides esta cosa de administración de activos'", indica Brown. No es así en Citi: Brown trabaja con los departamentos financieros para recolectar información, pero su enfoque está únicamente en la administración de activos, y la palabra final viene de él.
Esa dedicación le permite al equipo explorar formas en que la tecnología puede mejorar el proceso de rastrear un activo, y determinar dónde está en su ciclo de vida (por ejemplo, están explorando RFID pasivo y discutiendo formas de permitir a cierto hardware reportar su ubicación por internet).
Encontrando el punto de equilibrio
Cualquiera sea el tamaño de la compañía, las firmas deben esforzarse para alcanzar un "punto de equilibrio" en la administración de activos, donde el equipo ha alcanzado o excedido su punto de equilibrio, pero aún no es suficientemente inestable para incomodar a los usuarios, explica Anthony Abbattista.
Como vicepresidente de soluciones de tecnología en Allstate Insurance, Abbattista es responsable por el hardware utilizado por aproximadamente 100 mil empleados y agentes en los Estados Unidos, y su departamento gasta alrededor de 10% de su tiempo en temas de ciclo de vida, según estima.
Para equipo de data center, una vez que el hardware ha pasado su punto de depreciación, el equipo de Abbattista evalúa el desempeño y rendimiento que el hardware puede conseguir, determina cuánto poder consume, y examina el costo de renovar los acuerdos de mantenimiento con los fabricantes, antes de decidir si el costo total de propiedad hace que valga la pena mantener el sistema.
Allstate cambia sus 50 mil a 60 mil PC de escritorio por nuevos sistemas en una agenda continua simplemente porque hay tantas de ellas, señala Abbattista. Él tendrá en cuenta correr sistemas más allá de su esperanza de vida prevista, siempre y cuando aún puedan dar soporte a los usuarios y no sean enviados regularmente al departamento de TI por reparaciones.
Aunque él trabaja de manera cercana con el departamento de finanzas de Allstate, Abbattista cree que finalmente las decisiones que toma una compañía en relación a los ciclos de vida de sus activos de TI deben ser dirigidas por el departamento de TI.
"Siempre queremos ahorrar dinero, y hemos aprendido a mantener los activos alrededor hasta que están rotos", indica. "Cuándo y cómo hacer un intercambio de capital se vuelve parte de la función de un buen departamento de TI". 
Cara Garretson, Computerworld (US)