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Reportajes y análisis

Evaluamos Microsoft SharePoint Server 2010

[14/05/2010] En noviembre pasado, le hicimos una 'prueba de manejo' a la versión beta de SharePoint 2010. Ahora, pusimos el producto final a correr, y descubrimos que Microsoft está ofreciendo una herramienta multipropósito que ofrece un mayor impacto al estar conectada con Office 2010. Siga leyendo y verá lo que encontramos en la nueva versión.

Algunas de las advertencias de nuestro primer vistazo del SharePoint 2010 permanecen. Es solo para 64 bits, así que es posible que tenga que actualizar sus servidores. No soporta Internet Explorer 6, así que posiblemente querrá actualizarse a IE8. Y para obtener toda la funcionalidad es muy posible que necesite tener corriendo la última versión de otros productos de Microsoft, incluyendo Windows Server 2008 R2 y Office 2010.
Nuestra prueba al beta se enfocó en las principales características como la colaboración, gestión de documentos, búsquedas y business intelligence. En esta ocasión, estamos profundizando en la personalización, integración con Office 2010, funciones sociales, y cómo es empleada la metadata.
Para esta evaluación, instalamos SharePoint 2010 en un equipo quad-core dedicado corriendo Windows Server 2008 R2 y SQL Server 2008 (de 64 bits). Los clientes pudieron acceder a los sitios de SharePoint desde una variedad de laptops y desktops con Windows XP, Vista y Windows 7.
La configuración es simple. Después de correr la utilidad para verificar el Pre-Upgrade, y seguir algunas advertencias (como las partes web personalizables), no tuvimos problemas mudando el servidor de SharePoint 2007 a 2010. Recuerde que SharePoint 2010 es solo para 64-bits.
En el nuevo servidor, la configuración -desde instalar el sistema operativo, la base de datos, prerequisitos, y SharePoint- necesitó cerca de tres horas. El programa de configuración automatiza casi todo el trabajo que se requiere para instalar y configurar SharePoint, concluyendo en una instalación exitosa al primer intento.
Una vez en operación, vale la pena recapitular en cómo las nuevas funciones de edición web facilitan la personalización, especialmente para usuarios que están familiarizados con el menú de Office 2007. Simplemente hace clic en la opción 'Edit' en el menú de SharePoint para abrir una página en modo de edición, reformatear el texto, e inmediatamente ver una previsualización en vivo de los cambios.
Además, la sintaxis al estilo Wiki ahorra tiempo cuando se agregan vínculos a otro contenido. Por ejemplo, al meter '[[List:S' y los documentos almacenados en las carpetas de librerías que comiencen con 'S' aparecerán en el desplegado de autocompletado; después desplácese en el documento deseado o página a la que quiera vincularse. Insertar gráficas y multimedia es igualmente de sencillo.
Particularmente, nos gustó la manera en que los Web Parts (componentes que muestran particulares tipos de información) están mejor organizados ahora, y aparecen hasta arriba de la página cuando se esté editando. Simplemente escoja una categoría, como media o contenidos, y elija la Web Part que quiera insertar en la página.
SharePoint 2007 requería conocimiento detallado de CSS (Cascading Style Sheets) para cambiar el look de los sitios. Ahora, usuarios autorizados pueden actualizar temas que encajen con la marca, sin programar. Comencé con una de las muchas combinaciones pre-hechas de colores y tipos, y en unos cuantos minutos había personalizado el theme con fuentes y tonos de colores específicamente individuales.
Aun así, la personalización va más allá del look and feel. SharePoint 2010 le deja apuntar a cualquier lista de ítems, no solo listas completas de información. Funciona así: primero, crea un catálogo de reglas, grupos o membresías. Después, puede definir que la mayoría de los ítems que estén en el sitio -desde Web Parts a documentos individuales- solo aparecerán ante una o algunas audiencias definidas.
En un ejemplo del mundo real, subí documentos de recursos humanos (RH) y coloqué una Web Part en mi página de inicio para desplegar esos archivos, enfocando la Web Part al staff de RH; los documentos solo aparecían cuando miembros del grupo de RH visitaban el sitio. Podría hacer lo mismo con material específico para empleados de ventas, desarrollo e investigación, y cualquier otro departamento.
Uno de los más grandes obstáculos que encontré organizando la información en los sitios -fueran documentos, multimedia o páginas- es meter a los usuarios contantemente aplicar metadatos. SharePoint 2010 tiene una solución inteligente con Term Store Management. Para empezar este ejercicio, importé una lista de ciudades y países donde mi compañía tenía oficinas en una librería de documentos SharePoint, con una CSV (comma-separated variable).
Después de unos cuantos pasos más (que creo podrían ser menos) esa lista apareció en las propiedades de dialogo en cualquier momento que editaba un documento. Esta función ayuda a crear taxonomías estándar. Más adelante, los usuarios pueden filtrar listas de documentos basadas en metadatos. Por ejemplo, una librería de documentos mostraría ahora un control donde puede desplegar solo aquellos documentos que tengan la palabra 'Nueva York'.
También probamos muchas otras mejoras en el manejo de documentos. El organizador de contenidos permite crear reglas para salvar documentos en la librería de documentos correcta, basadas en el tipo de archivos o las propiedad de metadatos. Por ejemplo, una presentación de PowerPoint marcada con 'UK' podría salvarse en una librería de documentos que haya creado para la región EMEA.
Dado que cada librería puede tener retenciones específicas y otras políticas, esto convierte a SharePoint 2010 en un sistema de administración de documentos y registros muy útil para industrias con regulaciones o dependencias de gobierno. Por otra parte, los ajustes de documentos ayudaron a agrupar documentos relacionados en un mismo lugar, lo cual es grandioso para simplificar flujos de trabajo y el control de versiones.
Facebook para la empresa
Seguido de la nueva interfase de usuario, tal vez la mayor mejora en SharePoint 2010 es la experiencia social, que se centra en comunidades. My Sites va al SharePoint Portal Server 2003 donde son esencialmente sitios personales donde los usuarios pueden tejer su contenido.
En SharePoint 2010, los usuarios tienen muchas más flexibilidad en rellenar sus atributos personales (perfiles) con intereses -y decidir cuánta de esa información es pública. Muy importante, SharePoint expone este perfil público por todo el sistema -y por lo tanto es el centro de toda la experiencia social de la empresa.
Muy parecido a Facebook, tiene feeds de noticias, que ayuda a los miembros de la comunidad a seguir el rastro de lo que están haciendo sus colegas de trabajo. Cuando agregue palabras clave o tags a ciertas actividades, SharePoint se convierte en una manera mucho más valiosa de cubrir, a través de búsquedas, información sobre proyectos particulares dentro de la organización.
Los marcadores sociales ofrecen otra manera de generar conocimiento entre comunidades. Cualquier pedazo de contenido de internet puede ser incluido en un grupo de marcadores de una comunidad. Usuarios pueden calificarlos y comentar sobre las actividades y contribuciones de otros, muy parecido a lo que se hace en una publicación en un blog. Creemos que esta característica es valiosa en las empresas porque la retroalimentación se puede buscar, ayudando así a encontrar expertos o información que otra manera estaría oculta.
La búsqueda de personas (una función que viene dentro del motor de búsqueda) se conecta con las funciones sociales de SharePoint 2010. El sistema automáticamente adquiere experiencia, minada de las actividades de los usuarios. La búsqueda también toma en cuenta "la distancia social". Esto es, si busca alguien con experiencia en .Net, los resultados de la búsqueda mostrarán primero a alguien que sea colega interno, más que alguien de afuera, de otra organización.
FAST Search for SharePoint, que es un producto que se vende por separado, es altamente recomendado porque la navegación de FAST permite filtrar resultados por nombres de personas, lugares y organizaciones.
Trabajando con Office 2010
La historia de la integración entre Office y SharePoint mejora mucho en sus versiones 2010. La nueva vista Office Backstage (disponible en todas las aplicaciones de cliente de Office) le permite hacer tareas básicas, como registrar o sacar documentos de una librería de SharePoint. Backstage también despliega listas de auto-completado basadas en metadatos, como las ubicaciones de las oficinas que había creado antes.
Es más, los usuarios pueden trabajar juntos como co-autores simultáneos del mismo documento de Word. Word bloquea el segmento que está siendo editado por una persona mientras le da a otros privilegios de edición sobre el resto del documento -generando una colaboración en equipo en tiempo real.
En Outlook 2010, la integración permite a los usuarios recibir alertas de correo electrónico cuando un contenido es creado o actualizado -y elimina tener que ir a SharePoint a ver los cambios. Outlook, adicionalmente, se conecta a My Sites para mostrar las actualizaciones de sitios externos, incluyendo Facebook.
Sin embargo, tal vez uno de los mejores ejemplos de integración es la que se da entre InfoPath 2010 y SharePoint. En este escenario, primero generé la típica lista tabular en SharePoint de gente y su información de contacto. Después, desde el menú de SharePoint, abrimos una lista en InfoPath, donde generamos una forma para ingreso de datos visualmente atractiva. Los usuarios pueden entonces actualizar fácilmente sus datos de SharePoint desde InfoPath (o usar la forma de InfoPath dentro de SharePoint). Además de la mejora en usabilidad, aprovechamos las funciones avanzadas para ingreso de datos de InfoPath incluyendo validación de datos, que no está disponible en SharePoint.
Dimos un vistazo más profundo a los servicios de Excel, que le deja a los visitantes de un sitio de SharePoint ver -e interactuar con- una cantidad de datos desde sus hojas de cálculo. Fácilmente protegimos fórmulas en la versión generada para web, al mismo tiempo que escondía información detallada detrás de gráficos. A la inversa, los usuarios pueden ordenar, filtrar, y trabajar con otra información en PivotTables.
Visio 2010, la aplicación de Microsoft para hacer mapas y diagramas, no es parte del producto estándar de Office 2010. Aun así, para organizaciones que tienen la licencia separada de Visio, los servicios de Visio les ofrecen una manera fácil de generar diagramas dentro de un navegador. Donde se pone interesante es que las hojas de cálculo, bases de datos SQL y listas de SharePoint pueden ser usadas como fuentes de datos para Visio 2010. Potencialmente, podría crear mezclas dinámicas y presentarlas como una página de un pizarrón ejecutivo.
Lo que esto significa
Con SharePoint 2010, la experiencia de usuario final es mucho mejor porque la interfase es parecida a las aplicaciones de Office. Además, muchas tareas que antes requerían la asistencia del área de sistemas -y mucho tiempo- ahora son completadas rápidamente por los usuarios de negocios.
En esta versión, Microsoft parece haber realmente escuchado las peticiones de sus clientes, e incluir sus sugerencias. Dicho esto, es altamente recomendable actualizarse o buscar nuevas instalaciones.
Mike Heck, Network World (US