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Casos de éxito

Office 2010

Tres razones por las que estamos migrando

[13/05/2010] En un almuerzo en Nueva York ayer, Microsoft hizo sonar las trompetas para Office y SharePoint 2010, enfatizando que las nuevas actualizaciones se encuentran diseñadas para darles a los usuarios la oportunidad de elegir entre el ambiente on premise o de nube, y llamando a los nuevos lanzamiento una intersección entre la PC, el teléfono y el navegador.

Durante la presentación, los jefes de la división de negocios de Microsoft, Stephen Elop y Chris Caposella, resaltaron Office Web Apps, las nuevas características de Excel, PowerPoint y Outlook, y la integración de los documentos de Office con SharePoint 2010. Elop también tuvo una rápida sesión de preguntas y respuestas con los ejecutivos TI de grandes compañías como GE y Del Monte.
Una compañía que ya se encuentra viendo los beneficios de la combinación de Office con SharePoint es Global Crossing, una firma de telecomunicaciones que proporciona servicios de networking como VPN, videoconferencia y VoIP en 70 países a compañías de la lista Fortune 500, así como a carriers y proveedores de servicios Internet.
Global Crossing fue un early adopter de Office 2010 y SharePoint 2010, tomando parte en los programas de uso rápido que comenzaron hace más de seis meses. Los gerentes TI señalan que las nuevas y mejoradas características de correo electrónico y social networking están mejorando la comunicación entre los cinco mil empleados de la compañía a nivel mundial.
Steven Schafer, director de Network Services de Global Crossing y Robert Wicklund, Senior Systems Engineer, se sentaron con Shane ONeill de CIO.com durante el almuerzo para discutir las características dentro de Office 2010 y SharePoint 2010 que están reduciendo los dolores de cabeza y mejorando los resultados de Global Crossing.
Vista de Conversación en Outlook
Global Crossing se está mudando para incrementar la capacidad de los correos de sus usuarios, y al hacerlo el departamento de TI quiere darles a los empleados la capacidad de administrar sus propias casillas.
Schafer señala que los usuarios se beneficiarán de una característica en Outlook 2010 llamada Vista de Conversación, que aunque no es una tecnología nueva (Gmail la tiene hace años) está siendo plenamente utilizada como característica empresarial en Outlook 2010.
Vista de Conversación toma los hilos del correo electrónico y los agrupa en conversaciones basadas en el asunto. Esta característica puede reducir el número de ítems en una bandeja de entrada al agrupar y ocultar los correos redundantes que fueron parte de la conversación. Un hilo de 30 correos electrónicos puede reducirse a un solo correo que incluya todo el conjunto de mensajes.
Schafer también anima a los empleados de Global Crossing a usar la herramienta llamada clean up para borrar todos los mensajes redundantes en un hilo.
Si es un solo hilo continuo de correo, el último mensaje en el hilo contiene todo. Así que uno solo necesita ese.
Schafer afirma que conversation view y clean up están ayudando a Global Crossing a poner la administración de la bandeja de entrada en manos del usuario final.
Pueden usar las características de clean up para borrar de forma rápida grandes cantidades de datos inútiles, sostiene.
Co-Autoría de documentos de Office en SharePoint 2010
Global Crossing está haciendo que SharePoint 2010 se encuentre disponible en la extranet y está otorgando un acceso seguro a los clientes y socios, y colabora con ellos a través de la característica de co-autoría.
La co-autoría en Office 2010 permite al usuario invitar a un grupo de personas a SharePoint para trabajar juntos en un documento de Office, en lugar de estar enviando correos a las personas con diferentes versiones del mismo documento.
En este caso, la co-autoría a través de SharePoint 2010 en la extranet resuelve el problema de tener documentos de 50 páginas provenientes de firmas de abogados o proveedores yendo y viniendo en el correo, y apilar múltiples copias de grandes archivos dentro de Outlook, señala Schafer.
Colocar estos documentos en la extranet de tal forma que nuestros usuarios internos puedan colaborar con una firma legal externa o proveedor en un solo documento es una gran mejora, sostiene el ejecutivo.
La co-autoría en SharePoint 2010 también lleva el registro de las revisiones realizadas a los documentos y recoge los metadatos tales como el tipo de contenido, quién es el usuario, quién realizó la actualización más reciente, y en qué fecha.
Nos da mucho más control, sostiene el ingeniero senior de sistemas, Engineer Wicklund. Con el correo existe la posibilidad de que alguien pueda guardar o enviar una copia equivocada de un documento importante, y preferimos evitarlo.
Conexión social
Global Crossing ha estado usando las características de social networking en Outlook y SharePoint 2010 para mejorar la comunicación y las relaciones entre su gran fuerza laboral.
Comienza con Outlook Social Connector (OSC), una nueva característica de Outlook 2010 que proporciona la foto, nombre, título, IM, y conexión telefónica, y otra información acerca del remitente de un correo o del receptor del mismo a partir de la bandeja de entrada de Outlook. El OSC también filtra la actividad de LinkedIn, Facebook y MySpace si un usuario elige conectar su cuenta a Outlook 2010.
Ha sido sorprendente para Schafer la diferencia que se tiene con tan solo tener las fotos actuales integradas en el Outlook.
Schafer sostiene que recientemente estuvo en una llamada con 60 personas de todo el mundo y mediante la característica de Outlook Social Connector llamada Gallery View, pudo ver las fotos de las personas con las que estaba interactuando. Había una trabajadora de Holanda con quien Schafer ha trabajado por nueve años pero ninguno de ellos se conocía de vista.
Ella parecía decir ¡nunca había sabido cómo eras! Se encontraba feliz. Fue muy bueno para ella. Así que esta característica ayuda a mejorar la comunicación.
La computación social también impacto en los resultados del negocio al ahorrar tiempo, señala Wicklund. Para estar mejor preparado para una reunión, puede usar las características People Pane y Gallery View para ver quién asistirá a la reunión y puede hacer clic en la foto de una persona para ver una lista de todos los correos que ha intercambiado con esa persona.
Simplemente, permite a las personas trabajar mejor juntas, finaliza.
Shane O'Neill, CIO.com