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Etiqueta para correo electrónico: 8 tips para evitar desatinos en la comunicación

[24/05/2010] ¿Piensa que los escritores de correos electrónicos se han vuelto más efectivos y educados en la última década? Maureen Bertolo está en desacuerdo. No solo persisten los temidos errores de "contestar a todos" y correos A GRITOS, sino que también Twitter y el envío de mensajes de texto están empeorando los modales dentro de un correo electrónico, señala Bertolo, quien empezó su carrera como programadora de computadoras y ha estado dando clases de etiqueta para correo electrónico por diez años.

Desafortunadamente, señala ella, la gente expresa las mismas dudas y quejas sobre el correo electrónico en los seminarios que ella enseña hoy a nombre de su empleador, CAI Inc., que las que tenían hace una década. Las principales: "¡Los correos electrónicos son muy largos!" y "¿Por qué recibo tantos de ellos?".
El problema persistente con el correo electrónico, de acuerdo con Bertolo, es que la gente depende demasiado de él y lo utiliza para ejecutar tareas para las cuales es completamente inefectivo, tales como explicar procedimientos complejos, resolver problemas complicados y ventilar querellas. El correo electrónico se ha vuelto una parte tan integral y fácil en la forma en que la gente trabaja y se comunica, que lo toman por sentado y descuidan pensar en otras alternativas más efectivas para comunicarse. También quieren documentación para cubrirse a sí mismos, señala Bertolo. 
Ahora, añade, enviar mensajes de texto y Twitter está embruteciendo el correo electrónico aún más. "El envío de mensajes de texto está empezando a sustituir al correo electrónico porque es más fácil", indica Bertolo. "No tiene que preocuparse sobre ortografía, gramática, o un saludo. Debido a que enviar mensajes de texto es más rápido, la gente piensa que no tiene que ser tan profesional".
En la era de los mensajes de texto y twitter, algunos podrían argumentar que las reglas de Bertolo para la etiqueta de correo electrónico están fuera de contacto con la forma en que la gente se comunica, y las necesidades de los negocios globales. Pero los estándares de Bertolo tienen los mejores intereses del remitente -y del recipiente- en el corazón. Ella simplemente quiere que la gente se comunique una con otra en la forma más efectiva posible, y algunas veces, eso no sucede por correo electrónico.
Bertolo también señala que el uso que hace un individuo del correo electrónico dice todo sobre sus habilidades de comunicación y cómo se presenta a sí mismo al mundo. Conocer cuándo y cómo utilizar el correo electrónico efectivamente puede destacar a la gente como líderes, agrega. En una búsqueda de trabajo, el correo electrónico de un aspirante laboral a un empleador potencial es generalmente su primera impresión.
En resumen, si le preocupa su imagen y su marca personal, debería preocuparse sobre los correos electrónicos que envíe.
Aquí hay ocho tips de Bertolo para una apropiada etiqueta para correo electrónico.
1. Piense antes de escribir
Antes de que empiece a escribir un correo electrónico, considere qué es lo que está tratando de conseguir y si el correo electrónico es efectivo para su tarea. Por ejemplo, si está tratando de resolver el problema de alguien, mejor llámelo, señala Bertolo. Si necesita explicar un procedimiento a alguien, mostrárselo es casi siempre más efectivo que decírselo a través de un correo (siempre puede usar un servicio como WebEx o Skype). Si necesita atender una cuestión urgente con un compañero en la oficina, háblele en persona.
2. Manténgalo simple
El correo funciona mejor para solicitudes simples y mensajes que pueden ser expresados en dos líneas, señala Bertolo, tales como "¿Puedes verme a las 4?" o "¿Tienes estos datos listos?". Si su mensaje va a necesitar más de dos cadenas de correo, el correo no es una buena opción, agrega. Cuando los correos empiezan a expandirse en largas cadenas, los destinatarios generalmente olvidan su mensaje original, añade Bertolo.
3. Manténgalo corto
A la gente le gusta el correo electrónico porque es rápido y sencillo. Pero cuanto más largo y más complicado sea su mensaje, más le tomará redactarlo y a los destinatarios absorberlo. "Si un correo requiere más de 12 líneas y dos párrafos, está gastando el tiempo de todo el mundo y diluyendo su mensaje", señala Bertolo.
4. Haga que su línea de Asunto funcione
La gente utiliza las líneas del Asunto de los correos en su bandeja de entrada como su barra de tareas, señala Bertolo, para decirles lo que necesitan hacer. Para ayudar a su destinatario a priorizar y entender sus necesidades, las líneas del Asunto de sus correos deben ser claras. "Dígale a su destinario lo que necesita en la línea del asunto", indica Bertolo. "Luego, en lugar de marcar el correo como de alta, media o baja prioridad, ponga la fecha límite de para cuando necesita una respuesta en la línea del asunto".
5. Estructure su correo electrónico
"Un correo electrónico decente necesita un principio, un cuerpo y un cierre", señala Bertolo. El propósito del correo debe ser claro en el cuerpo, junto con cualquier detalle o acciones que necesiten ser realizadas, añade. Las oraciones deben ser de 15 palabras o menos. Tres o más puntos deben ser puestos con viñetas. El párrafo de apertura y el párrafo de cierre no deben exceder las siete líneas combinados, y el cuerpo no debe exceder las cinco líneas, agrega Bertolo.
6. Aprópiese de su mensaje
Bertolo recomiendo preguntarle al destinatario de su correo: "¿Hay algo que pueda hacer para ayudar? ¿Le di suficiente información?".
7. Evite palabras y frases que pongan a la gente a la defensiva
La forma en que se comunica a través del correo electrónico expresa cómo se conduce profesionalmente. Evite el lenguaje profano y el sarcasmo, que no es fácilmente detectado en el correo. Incluso si alguien le envía un mensaje desagradable, añade Bertolo, tiene la opción de responderlo profesionalmente.
Ella también recomienda evitar preguntas que pongan a la gente a la defensiva, tales como: "¿Por qué se retrasó su proyecto?". Es mejor abordar tales espinosas cuestiones a través del teléfono o en persona. Por la misma razón, Bertolo señala que hay que evitar palabras "provocadoras" tales como "¿Por qué...?", "Ud. debe...", "Estoy seguro de que Ud. estará de acuerdo...", y "No entiendo su...", las cuales generalmente indican una ruptura en la comunicación que el correo ciertamente no remediará (al menos no rápidamente).
8. Utilice las opciones Copia Oculta y Responder a Todos selectivamente
La única razón para utilizar Copia Oculta, de acuerdo con Bertolo, es mantener en privado las direcciones de correo de sus destinatarios. Por ejemplo, si quiere enviar un formulario por correo a todo el mundo en su red anunciando un nuevo trabajo, ponga todas las direcciones de sus destinatarios en el campo de copia oculta, de modo que no exponga sus direcciones de correo a los demás. No use copia oculta para compartir subrepticiamente información confidencial o incriminatoria con alguien más, añade Bertolo.
El botón de Responder a todos simplemente debe ser evitado, agrega Bertolo. Si, por ejemplo, su jefe envía a todo el mundo en su equipo una solicitud de reunión o un enlace a un artículo y necesita responderlo, respóndale solo a su jefe. "Contestarle a todos crea ineficiencia para las otras personas", finaliza Bertolo.
Meridith Levinson, CIO.com