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Reportajes y análisis

Colaboración en línea: 20 herramientas gratuitas o de bajo costo

[11/06/2010] La colaboración es un componente fundamental para tener éxito en el mundo actual de los negocios. La fuerza laboral se encuentra cada vez más dispersa ya que los trabajadores remotos, los contratistas offshore y los socios globales hacen que la tarea de coordinar el trabajo de su equipo sea más difícil que antes.

Afortunadamente, ha surgido una amplia gama de servicios que aprovechan Internet para vincular equipos muy dispersos de formas inéditas hace una década. Y, por su puesto, las personas en una misma oficina pueden beneficiarse también de la colaboración en línea.
Y lo mejor es que uno no necesita de un gigantesco presupuesto para colaborar en línea. Aunque los programas empresariales como Microsoft SharePoint Server siguen siendo el estándar de las grandes corporaciones, muchas de sus funcionalidades pueden fácilmente ser duplicadas -e incluso superadas- con servicios en línea que soportan actividades como la edición colectiva de documentos en tiempo real, lluvias de ideas, y administración de proyectos de largo plazo.
Para las empresas medianas y pequeñas, o equipos con un presupuesto limitado, estas aplicaciones pueden ser desplegadas de forma económica y rápida (incluso algunas son gratuitas), lo cual las hacen buenas herramientas para trabajar en el caso que no sea posible implementar SharePoint u otra aplicación empresarial.
A continuación encontrará una selección de algunas buenas aplicaciones en línea que le ayudarán a su equipo a ser más productivo e incluso más creativo. Buscamos algunas de las tareas comunes que realizan los equipos y discutimos algunas de las herramientas disponibles que le ayudarán a su equipo a realizarlas mejor. Éstas no son las únicas opciones disponibles, pero son de las más usadas, así que sabemos que funcionan en el mundo real.
Lluvias de ideas y mapeo mental
Las ideas son como la sangre de las empresas, y las sesiones de lluvias de ideas se han convertido en el pilar del mundo de los negocios. Estar en capacidad de obtener ideas de otros empleados y construir en base a los pensamientos de los otros puede desatar una increíble creatividad, haciendo que un equipo sea realmente algo más que la suma de sus partes.
Las lluvias de ideas tradicionales se realizan en base a la pizarra, con un facilitador que escribe las ideas en ella a medida que surgen. Las pizarras en línea ofrecen el mismo tipo de discusiones libres y captura de ideas, generalmente acompañándolas con un chat o conferencia de voz.
El mapeo mental ha demostrado ser también una popular herramienta para las lluvias de ideas. Los mapas mentales utilizan la asociación libre para obtener ideas a partir de un concepto central, usando una estructura de árbol para unir ideas relacionadas. Éste revela relaciones y estructuras a medida que van surgiendo del flujo de ideas, lo cual usualmente conduce a nuevas ideas que de otra manera no hubieran surgido.
Writeboard
Creado por 37signals, fabricante de la popular herramienta de administración de proyectos Basecamp y creador del framework de aplicaciones web de código abierto Rails, Writeboard es un espacio en blanco gratuito, sencillo y solo para texto en donde uno puede registrar sus ideas. La colaboración no puede ser más simple que esta.
Escoja un nombre para su pizarra, seleccione una contraseña, ingrese una dirección de correo electrónico, y ya se encuentra listo para trabajar, no se requiere de más registros. Para invitar a otros a ver la pizarra y añadir comentarios, simplemente ingrese su dirección de correo electrónico y haga clic en el botón send invitation.
Writeboard proporciona pocas opciones, pero es buena para capturar y sacar ideas al vuelo. Puede escribir ideas, moverlas y diferenciarlas con formatos de texto simples como encabezados y listas numeradas. El registro automático de revisiones le permite retroceder y recuperar cualquier cosa que se haya perdido en el camino.
Show Document Shared Whiteboard
Show Document de HBRLabs es un conjunto de herramientas de colaboración gratuitas para reuniones web.
Su aplicación Shared Whiteboard proporciona un ambiente mucho más rico en funcionalidades que Writeboard, con una sala de chat integrada y herramientas básicas de dibujo y resaltado. Creadas para las lluvias de ideas espontáneas, las pizarras creadas en Show Document no pueden guardarse, pero los usuarios pueden exportarlas a un PDF.
Twiddla
Para una lluvia de ideas intensa, Twiddla ofrece una amplia gama de herramientas de dibujo, así como la capacidad de subir imágenes a su pizarra. La integración de voz y compartimiento de medios le permiten a uno añadir y comentar imágenes, documentos e incluso sitios web mientras se desarrolla una conversación.
El servicio básico es gratuito, mientras que las cuentas profesionales pagas (desde 14 dólares al mes) le permiten a uno guardar y compartir pizarras y usar la encriptamiento SSL para mayor seguridad.
Bubbl.us
Bubbl ofrece un mapeo mental gratuito, simple pero estilizado. Los mapas mentales pueden comenzar instantáneamente desde la home page, y uno puede registrarse para guardar sus mapas mentales para un uso futuro.
Estos dos servicios de mapeo mental ofrecen colaboración en tiempo real, almacenamiento y compartimiento de mapas mentales, archivos adjuntos y otras funcionalidades tales como la creación y edición offline de mapas, permisos de usuario personalizados, acceso desde iPhone y encriptamiento SSL.
Ambos ofrecen versiones gratuitas limitadas, pero tiene que registrarse para que los planes premium o empresarial tengan todas las funcionalidades. Spinscape Premium se encuentra a 9,99 dólares mensuales; MindMeister Business de MeisterLabs se encuentra a 9 dólares mensual por usuario.
Creación, revisión y comentarios de documentos
Las herramientas que lo ayudan a colaborar en documentos y presentaciones han evolucionado drásticamente en los pasados años, haciéndole más fácil a usted y sus socios trabajar hombro a hombre, incluso si medio mundo los separa.
Para los documentos que evolucionan con el tiempo con nueva información, los wikis son increíblemente útiles. Herramientas de edición simples le permiten a usted y a otros miembros del equipo añadir nueva información, y el registro automático de las revisiones facilita volver a versiones previas.
Para tareas más avanzadas, las herramientas de procesadores de texto en línea, hojas de cálculo y presentaciones hacen que la creación colaborativa de los tradicionales documentos de oficina sea tan fácil como usar Microsoft Office. Incluso es posible que muchas personas trabajen en un solo documentos al mismo tiempo.
Finalmente, si le preocupa poco el dejar que otros creen, editen o añadan documentos y se encuentran más preocupado en hacer más sencillo que muchas personas revisen y comenten materiales, un servicio de revisión como TextFlow o ReviewBasics podría ser una mejor opción que un wiki o una suite de oficina en línea.
Wikidot y Wikispaces
Hay cientos de servicios wiki alojados; dos de nuestros favoritos son Wikidot y Wikispaces de Tangient. La interfase WYSIWYG de Wikidot hace que la edición sea muy sencilla incluso para los usuarios no técnicos, mientras que la capacidad de Wikispaces para exportar a páginas HTML y PDF lo hace muy útil para generar documentación de amplia distribución.
Ambas ofrecen wikis alojados básicos en forma gratuita (sustentados en publicidad) así como planes premium asequibles (desde 50 dólares al año) con características como acceso solo por invitación, temas personalizados, alojamiento de archivos, y la capacidad de asignar su propio nombre de dominio al wiki.
Google Docs, Zoho y Adobe Acrobat.com
Estas suites de oficina gratuitas se encuentran entre las aplicaciones web más plenamente desarrolladas, ofreciendo procesadores de texto, editores de presentaciones y hojas de cálculo completas que soportan los formatos de Microsoft Office. (La aplicación Acrobat.com Tables combina algunas funciones de hoja de cálculo y base de datos).
En cada uno de los servicios es sencillo invitar a otros a participar y otorgarles permiso para editar, comentar y/o revisar los documentos que haya compartido con ellos.
Estos tres servicios permiten la colaboración en tiempo real en documentos de procesamiento de texto y hojas de cálculo de tal forma que varias personas pueden editar un archivo en forma simultánea. En los servicios de Google, cursores de colores y celdas de hoja de cálculo indican quién se encuentra trabajando en qué. Zoho cierra el párrafo o celda en la que cada una de las personas se encuentra de tal forma que los cambios no se superponen. Google Docs y Zoho ofrecen una barra lateral de chat integrada para que uno pueda conversar con los colaboradores mientras se trabaja.
Acrobat.com es el más débil en capacidad de tiempo real. En Buzzword, el procesador de texto, todo el documento se encuentra cerrado hasta que el colaborador que está editando guarde sus cambios, mientras que Tables permite que varias personas trabajen en la misma celda pero solo mantiene los cambios realizados por la persona con el nivel de permiso más elevado (el autor del documento). Además, los usuarios no pueden no pueden hacer chat en la interfase en la que están editando, aunque pueden usar una conferencia ConnectNow en una pestaña separada.
Ninguna de estas suites permite la edición en tiempo real de presentaciones, aunque varias personas pueden ver una presentación a la vez que una persona la edita.
Zoho ofrece una amplia gama de herramientas de productividad y negocios más allá de las aplicaciones de oficina de los Tres Grandes, tal y como lo hace Google en su servicio Google Apps.
Vale la pena anotar que Microsoft lanzará su propia suite de oficina en línea, llamada Office Web Apps, este año, pero es demasiado pronto para decir cuán buenas serán sus características de colaboración.
TextFlow
TextFlow de Nordic River Software simplifica el proceso de integrar cambios en los documentos de Word al combinar varias versiones del mismo documento en una sola, y resaltando las diferencias de tal forma que fácilmente pueda escoger entre ellas.
TextFlow se encuentra disponible en una versión en línea que se integra con el servicio de almacenamiento de archivos basado en nube Box.net o con Google Apps (También se encuentra disponible como una aplicación para desktop a 99 dólares).
Usar TextFlow con una cuenta de Box.net implica que uno pude subir documentos ahí; compartirlos con sus colaboradores, quienes pueden editar el documento en línea usando el editor integrado de Box.net (una versión un poco menos completa que Zoho Writer); y luego combinar todas las ediciones directamente desde su cuenta de Box.net. TextFlow para Box.net se encuentra a 9,95 dólares al mes; Box.net ofrece cuentas gratuitas de 1GB.
La versión para Google Apps funciona de la misma manera pero es solo para los usuarios de la Premier Edition (pagada) que tienen acceso a Google Marketplace. Una cuenta gratuita permite hasta 10 usuarios mensuales; más que eso implica un pago de 29 dólares mensuales.
Se espera ver más versiones de TextFlow en el futuro, Nordic River afirma que se encuentra ocupada en integrarla con todas las herramientas de procesamiento de texto disponibles.
ReviewBasics
ReviewBasics de SharpStyle Labs permite a sus usuarios postear varios tipos de contenidos (documentos, presentaciones, imágenes, videos, archivos PDF y más) y solicitar el feedback de otros. Los comentaristas pueden añadir llamadas tipo post-its, resaltados y otras anotaciones a cualquier contenido subido a ReviewBasics. Todas las cuentas son gratuitas hasta el momento y vienen con 15MB de espacio de almacenamiento; la compañía planea ofrecer cuentas premium en el futuro.
Planeamiento y coordinación de proyectos
Por su puesto, la colaboración no se encuentra limitada a los documentos únicos. La mayoría de los grupos se unen para trabajar en uno o más proyectos complejos, y mantener a todos coordinados y en sus tareas puede ser un desafío.
Las aplicaciones en línea de grupos de trabajo y administración de proyectos apuntan a simplificar este proceso, permitiendo que se asignen o soliciten tareas, se comparta el trabajo avanzado, y se haga un registro del avance hacia metas intermedia y metas últimas.
Muchas de estas herramientas tienen pizarras, conferencia y almacenamiento de archivos incorporados para hacer que todo el trabajo del equipo que se pueda permanezca en un solo lugar. Para la colaboración bruta, como lanzar juntos una presentación al vuelo en una conferencia o en una reunión repentina, estas características añadidas podrían estar de más; quizás estaría mejor usando un mono tarea como los servicios de lluvia de ideas o creación de documentos de líneas arriba.
Pero para la administración de equipos de largo plazo, tener todo en una sola interfase bien vale la pena la curva de aprendizaje que viene con las complejas herramientas que presentamos a continuación.
Wrike
Wrike es un espacio de trabajo de administración de proyectos que se distingue por su modelo centrado en el correo electrónico: los proyectos y tareas pueden añadirse y compartirse simplemente enviando copias (CC) de correos electrónicos con las tareas a su cuenta Wrike. Wrike utiliza carpetas para ordenar jerárquicamente proyectos y subproyectos, recursos, materiales de referencia o cualquier cosa que quiera añadir.
Los precios son un poco confusos; la tasa depende de si quiere que el usuario pueda crear, editar o asignar tareas. Por ejemplo, los administradores -que pueden controlar las versiones de la tarea, crear plantillas, construir dependencias de tareas y hacer reportes- cuestan 19,95 dólares cada uno mensual; los colaboradores -que pueden crear y editar tareas, y ver y actualizar los planes del proyecto- cuestan 9,95 dólares cada uno mensual. (Esto se puede volver caro para proyectos prolongados con muchos miembros de equipos, así que en esas situaciones podría querer considerar uno de los otros administradores de proyectos que se presentan a continuación).
WizeHive
Algo más tradicional que Wrike, WizeHive de PivotPoint Software le permite clasificar los proyectos y tareas en varios espacios de trabajo, cada uno con varias páginas, lo cual proporciona un alto grado de granularidad en la forma en que ve y actúa sobre las tareas. Las cuentas pagadas se encuentran desde nueve dólares mensuales, aunque la cuenta gratuita ofrece suficiente espacio para equipos pequeños con unos cuantos proyectos (1GB de almacenamiento para hasta 15 páginas o proyectos).
Basecamp
Basecamp de 37signals se ha convertido casi en un estándar entre las aplicaciones de administración de proyectos, que entre otras cosas se integra con muchos otros servicios y herramientas, incluyendo aplicaciones de facturación, registros de tiempos, administradores de contactos y herramientas de reporte. Por 24 dólares al mes, uno puede administrar hasta 15 proyectos y almacenar hasta 5GB de archivos, suficiente para la mayoría de los equipos pequeños.
Las características son básicas (lista de tareas, compartimiento de archivos, y tablas de mensajes) pero son increíblemente fáciles de usar, lo cual hace de Basecamp una de las aplicaciones de administración de proyectos más intuitiva existente.
Permanecer en contacto
Aunque nos hemos acostumbrado a que servicios de networking social públicos como Twitter y Facebook se apropien un poco del tiempo que le dedicamos al trabajo, no se puede negar que pueden fomentar fuertes relaciones con las personas con las que somos amigos o a quienes seguimos.
Las aplicaciones de networking social privadas, que pueden establecer redes para pequeños grupos o equipos, permiten a los miembros compartir archivos, páginas web y otro tipo de información, así como actualizaciones de estado, de tal forma que todos sepan quién está trabajando en qué y cuánto han avanzado. Con el tipo de fervor que las personas llevan a su networking social no laboral, pueden ser herramientas muy útiles para la colaboración.
Present.ly
Present.ly de Intridea le permite crear en segundos un servicio de actualizaciones privado similar a Twitter, en forma gratuita. Uno puede establecer el nivel de privacidad limitando los usuarios a las personas que invita, o a las personas con un correo electrónico de una compañía en particular. En lugar de las Listas de Twitter, Present.ly tiene Grupos, que le permite unir posts relacionados a un proyecto específico o equipo específico.
Present.ly soporta imágenes adjuntas, así documentos y otros archivos para compartir en forma sencilla. Sus aplicaciones para el Palm Pre, teléfonos Android, BlackBerries y iPhone hacen que sea sencillo leerlo o postear actualizaciones desde cualquier lugar.
Wiggio
Wiggio incorpora correo electrónico, mensajería de texto, y chat en línea y conferencias con un flujo de actualizaciones web tipo Facebook y un calendario compartido. Los usuarios pueden establecer tanto reuniones en línea como eventos offline. También pueden invitar a otros usuarios, compartir archivos o enviar mensajes masivos a todos los usuarios o miembros de sub grupos específicos usando correo electrónico, correo de texto o de voz. Un editor de archivos incorporado le permite colaborar en documentos y seguir las revisiones de otros usuarios.
Wiggio es gratuito; los desarrolladores planean añadir publicidad en el futuro para soportar el sitio.
Shareflow
Shareflow de Zenbe es un flujo de posts tipo Facebook y archivos compartidos. Los usuarios crean un nuevo flujo para cada tema o proyecto, y pueden subir y tener una vista previa de los archivos, así como comentarios hacia delante y atrás. Cada flujo tiene su propio correo electrónico, así que los posts o archivos pueden añadirse desde fuera de la propia aplicación.
Las cuentas de Shareflow tienen un precio de acuerdo a la cantidad de almacenamiento: las cuentas gratuitas tienen 1GB de almacenamiento, y las cuentas de pago se encuentran desde 20 dólares mensuales por 5GB.
Google Wave: ¿la siguiente ola en la colaboración?
El elefante en el campo de la colaboración es Google Wave, que fue lanzado el año pasado con gran fanfarria, y un poco de confusión. Como lo señaló Preston Gralla en una revisión de octubre del 2009, "Google Wave es uno de esos servicios que son imposibles de describir a aquellos que no lo han usado.
Google desea que Wave sea la herramienta de colaboración del futuro, integrando la creación de documentos, correo electrónico, y chat en una sola interfase. Y la arquitectura abierta de plug-in de Wave permite a desarrolladores de terceros añadir características como la teleconferencia, mapas y encuestas.
Los primeros usuarios se encontraban entusiasmados por las características como el chat en tiempo real dentro del propio documento, que permite que se coloquen hilos de comentarios completos directamente dentro de las partes de un documento con las que se relacionan. Los que van a las conferencias han tenido un cierto éxito al usar a Wave para la toma de notas en tiempo real y para compartir.
Luego de meses de evaluaciones beta solo mediante invitación, Wave se encuentra ahora abierto al público, y cualquiera puede usarlo gratuitamente. Aunque Google promete que Wave es ahora más rápido, más estable y fácil de usar que las versiones anteriores, aún no se encuentra refinado o suficientemente evaluado para su uso crítico en ambientes de negocios. Sin embargo, lo mencionamos porque puede convertirse en una herramienta de colaboración fundamental en el futuro cercano.
Mientras tanto, no deje pasar la oportunidad de hacer uso de una -de las muchas- de las otras grandes herramientas de colaboración en esta serie.
Logan Kugler, Computerworld (US)