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La seguridad está antes que la colaboración

[17/06/2010] Las estrategias de Empresa 2.0 son cada vez más populares entre las organizaciones de hoy, pero hay graves problemas logísticos y legales en paralelo a los beneficios esperados de la utilización de herramientas de colaboración social.

Esto es especialmente cierto para empresas como Vanguard, un fondo mutuo con aproximadamente 12.500 empleados y 1,3 billones de dólares (trillones en EE.UU.) en activos bajo administración, dijo Abha Kumar, directora de la división de tecnología de la información, durante una presentación en la conferencia Enterprise 2.0 en Boston esta semana.
Debido a la naturaleza de su negocio, Vanguard debe lidiar con una amplia variedad de normas regulatorias y temas de cumplimiento, con controles procedentes de agencias gubernamentales como la comisión estadounidense de cambios y valores (Securities & Exchange Comisión), empresas privadas de auditoría y reguladores extranjeros, señaló. "No podemos dejar, nunca jamás, que los datos de nuestros clientes salgan fuera de nuestras cuatro paredes".
Por lo tanto, históricamente, el departamento de TI de Vanguard se ha comportado bastante conservadoramente, indicó. "Tenemos la tendencia a bloquear primero y a abrir luego en caso de necesidad".
Ella dio un ejemplo: Hasta hace poco, las capacidades de GPS en los Blackberry corporativos estaban deshabilitadas. Eso no cambió hasta que un ejecutivo llamó y pidió que activaran el GPS porque estaba perdido en Irlanda, indicó.
Pero a pesar de estas limitaciones, Vanguard ha empezado a adoptar herramientas de estilo Web 2.0, a través de una estrategia de tres niveles centrada en la movilidad, la colaboración y comunicaciones "enriquecidas". Los empleados han respondido con entusiasmo, indicó Andrew Lazzaro, gerente de TI de Vanguard, quién también realizó la presentación junto con Kumar. "Están muriendo por ello", señaló.
Sin embargo, el ritmo del progreso ha sido deliberado. Vanguard solo recientemente asimiló capacidades de mensajería instantánea, porque al igual que con los e-mails, tenía que buscar primero una manera de grabar cada mensaje en un formato no regrabable. Lo mismo ocurre con el contenido producido por el conjunto emergente de wikis y blogs de la compañía.
Vanguard sigue siendo extremadamente conservadora en lo que respecta a las aplicaciones sociales no empresariales. Aunque los usuarios pueden tener acceso a la página de Facebook de Vanguard, no pueden postear mensajes en ella o acceder a otras páginas del sitio.
Sin embargo, "solo así se puede hacer mucho en el lado de TI" para asegurarse de que herramientas sociales se utilicen de forma segura y conforme a las normas, precisó Lazzaro.
Las empresas tienen que trabajar en una estrategia de buen gobierno antes de mirar estos sistemas, ya que sin una, corren el riesgo de tener "un verdadero desastre en sus manos", sentenció Lazzaro.
Por ejemplo, Vanguard ha creado una gran variedad de sitios de colaboración para los equipos de toda la empresa. Se asigna un gerente a cada sitio y es responsable de supervisar el contenido constantemente para garantizar el cumplimiento de las normas, señaló Kumar.
Usuarios de una gran variedad de departamentos deberían ser involucrados ampliamente en la planificación y desarrollo de cualquier nuevo sistema social, ya que pueden proporcionar información valiosa sobre si el proyecto está cumpliendo con las directrices reguladoras, anotó Lazzaro.
Mientras tanto, el personal de TI debe considerar el impacto operativo que determinadas herramientas Web 2.0 podrían tener, añadió. "Desde el primer día tienes que empezar a pensar. ¿Videoconferencia? ¿Cómo va a afectar mi ancho de banda interno? ¿Va a hacer caer mis aplicaciones de negocios?".
De cara al futuro, Vanguard tiene previsto ampliar el uso de sitios de colaboración y buscar la "independencia de dispositivos", añadió. "Estas herramientas sociales deberían trabajar sin importar el dispositivo que los empleados utilicen.
La compañía también tiene la intención de trabajar en una mejor integración de su gama de software social. "Como departamento de TI, hemos estado lanzando piezas de un rompecabezas por todo el lugar", señaló. "Tenemos que juntarlas todas para que no se perciban como herramientas independientes".
Chris Kanaracus, IDG News Service