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Reportajes y análisis

No es seguro para el trabajo

Lo que es aceptable en el uso de la computadora en la oficina

[28/06/2010] ¿Cuántos minutos u horas pasó en Facebook hoy? Incluso si pasó solo unos pocos minutos en el popular sitio de redes sociales durante horas de oficina, no está solo. De acuerdo con datos de Nucleus Research, el 77% de los trabajadores que tienen una cuenta de Facebook la utilizan durante horas de trabajo.

Eventos deportivos, juegos en línea y sitios de entretenimiento, muchos de los cuales cruzan la línea entre interesante e inapropiado, son todas distracciones comunes en la oficina de hoy. No es que estas cosas sean enteramente nuevas, pero la era de la Web 2.0 -piense en redes sociales, recortadores de URL, sitios de video y más- presenta arrugas que requieren replantear las políticas de uso aceptable.
iTunes y Facebook: Productividad versus uso personal
Estudios revelan que una gran cantidad del uso de Internet por el empleado es por razones personales, no profesionales. Al menos 40% de la navegación en Internet realizada durante horas de trabajo es personal, de acuerdo con IDC Research.
Estas no son noticias para Kevin Quinlan, director senior de TI para la cadena de restaurantes   Bertucci's. Quinlan es un realista. Su política es permitir a los empleados seis espacios de 15 minutos cada día para ingresar a sitios web para uso personal y diversión; eso incluye Facebook, Twitter o cualquier otro sitio que quieran ver (dentro de lo razonable).
"Se debería permitir que la gente haga lo que quiera en sus descansos", indica. "Venir a la oficina no debería ser algo malo. Yo sé lo que me gusta hacer cuando estoy usando mi computadora. No quiero establecer reglas que yo mismo no pueda seguir".
Quinlan es uno de un número creciente de gerentes en compañías que encuentran nuevas formas de comunicarse, con empleados más jóvenes que demandan acceso a variado contenido en línea, y que están llevando a redefinir el uso aceptable de la computadora en el lugar de trabajo. Una investigación de la firma de seguridad Clearswift encontró que el 79% de los trabajadores en varios países alrededor del globo valoraron que se les confiara el manejo de su propio tiempo, y que se les confiara el poder utilizar Internet como ellos quisieran, con un salario. Adicionalmente, 62% de los empleados sienten que deberían ser capaces de acceder al contenido de la web y las redes sociales desde su computadora de trabajo por razones personal con el fin de completar tareas personales.
De hecho, muchos dicen que se negarían a trabajar en una compañía con restricciones anti Facebook.
Esto crea un dilema en varios niveles para las organizaciones. Hay las implicaciones para la productividad, pero también los potenciales riesgos de seguridad que se plantean cuando se les da a los empleados rienda suelta para navegar la web como deseen.
Para Quinlan, la marea del cambio llegó hace unos pocos años cuando se desató la locura del iPod y él encontró montones de empleados descargando iTunes en las computadoras de la compañía sin su consentimiento. No había actividad maliciosa por parte de los empleados, anota, pero sí actividad que estaba echando a perder su red.
"Tenía problemas con usuarios remotos diciendo 'Oh, ya no puedo conectarme más'. Estaba tratando de perseguir el problema y finalmente descubrí alguna pieza de software que iTunes estaba ejecutando y que derribaba nuestra conexión VPN cada 15 minutos".
Eso lanzó una nueva comprensión para Quinlan, y él empezó a utilizar Parity Suite de Bit9, varios productos que controlaban que el software no autorizado y el malware no se ejecutaran en puntos extremos, mientras permitían a los trabajadores tener acceso a una amplia gama de contenido web. "Cuanto contratamos gente, tienen una sesión con el administrador de red y se sientan y revisan lo que pueden hacer en su computadora, cuáles son las políticas", explicó.
¡Goool! Manteniendo a los trabajadores en sus tareas a través de importantes eventos deportivos
Con la Copa Mundial jugándose este mes, los gerentes alrededor de todo el mundo están preparándose para lo que se espera sea una inevitable drenaje de la productividad. En el Reino Unido, que tiende a tener muchos más fans del fútbol que los Estados Unidos, las pérdidas de productividad vinculadas a la Copa del Mundo podrían totalizar aproximadamente 1.450 millones de dólares, de acuerdo al Chartered Management Institute.
Usualmente se cuenta la misma historia cada marzo en los Estados Unidos. Se desarrolla el torneo anual NCAA y muchas oficinas forman pozos de apuestas y los empleados monitorean juegos y estadísticas desde sus escritorios. Un reporte anual de la firma Challenger, Gray and Christmas sostiene que los empleados gastan alrededor de 20 minutos cada día laboral investigando equipos en línea, hablando con sus colegas sobre sus elegidos, y mirando transmisiones en línea y en la TV de los juegos durante las horas de trabajo.
Pero no son los juegos lo que preocupa a Michael Counes, director de Tecnología de Información y Educación para el Hanley Center, un centro de recuperación de adicciones sin fines de lucro en Florida, donde la privacidad de los datos de los pacientes es de suma importancia. Las redes sociales son los mayores consumidores de tiempo de hoy, pero él hasta ahora se ha resistido a quitar el acceso a ellas.
"No queremos quitarles eso. Pero no queremos que ellos pasen todo el día en los sitios de medios sociales. Queremos que los usen como una herramienta en sus descansos. Si alguien está pasando todo el día en Facebook, es difícil creer que está haciendo el resto del trabajo".
Counes no bloquea ningún sitio, pero utiliza un producto de SpectorSoft llamado Spector 360 para monitorear la actividad de cada empleado en la computadora, la cual -según él- puede obtener de manera tan granular como registrar las pulsaciones del teclado al escribir, y puede ser tan amplio como un reporte general de las visitas de un trabajador a Internet durante el mes. Él ha visto un incremento del 15 al 17% en la productividad desde que empezó a utilizar el producto, y los empleados se enteraron de que eran monitoreados. "Una vez que hablas con cinco personas en la organización, es como un virus", señala. "La gente descubre que 'Estos tipos son serios, realmente ven lo que está sucediendo'".
Aun así, las compañías encuentran que pintar una línea dura no es tan claro como solía ser. El video en streaming de los deportes podría ser prohibido, ¿pero qué hay de las actualizaciones de resultados? Si esas alertas son vedadas de las PC de las compañías, ¿pueden los empleados revisar los resultados en sus teléfonos celulares? Sabio de la productividad: ¿es eso distinto a mantener la sección de deportes en el baño?
YouTube, recortadores de URL y sitios para "caballeros"
Es probablemente obvio para la mayoría que navegar por pornografía en el trabajo no está bien. No obstante, a pesar de las cada vez más avanzadas capacidades de monitoreo, la visión de porno en el trabajo aún es bastante común. Una investigación conducida en marzo por la firma de información de medios, Nielsen Co., encontró que casi 30% de los empleados han visitado un sitio para adultos utilizando una computadora en el trabajo; y 20,6 millones de estadounidenses visitaron un sitio para adultos desde una computadora de trabajo un promedio de 8,1 veces en un mes, de acuerdo con Nielsen.
Otra investigación también desnuda la enormidad de la navegación y las descargas inapropiadas en el trabajo. De acuerdo con una encuesta realizada por la American Management Association y el ePolicy Institute, 60% de los usuarios de correo electrónico admiten haber enviado correo con contenido para adultos en el trabajo. Una encuesta comisionada por la compañía de administración de correo electrónico Proofpoint encontró que un tercio de los trabajadores de oficina afirmó haber mirado contenido inapropiado en las computadoras de su oficina.
Un reporte de gobierno publicado a principios de este año encontró que muchos empleados de la Comisión de Seguridades y Comercio habían visto pornografía en el trabajo -mientras la crisis financiera se estaba desarrollando. Un abogado principal en la sede de SEC en Washington pasó hasta ocho horas al día accediendo a pornografía en internet, de acuerdo con el reporte.
Counes señala que a pesar del monitoreo que hace, ha visto este tipo de actividad y ha necesitado tomar acciones. "No todo el mundo cree que tienes la habilidad de hacer lo que dices que harás. Ha habido casos donde he intervenido en formas de un nivel punitivo más alto que un grito para llamar la atención", señala. "Pero en su mayor parte ha sido la excepción, no la regla".
Por supuesto, hay muchos sitios web allá afuera que no son técnicamente pornográficos, pero incluyen material que los administradores podrían estar menos que contentos de ver si pasan por un escritorio y echan un vistazo a la pantalla de la computadora.
Maxim.com, por ejemplo, se presenta como un sitio para hombres que cuenta con "chicas candentes, fotos y videos sexy". El pionero de las imágenes de desnudos, Playboy, está listo para lanzar TheSmokingJacket.com, un sitio que exclusivamente incluirá contenido que es "seguro para el trabajo", de acuerdo con la publicidad.
En cuanto a su compañía, "la mayoría de los administradores de aquí siente que hay que dejar en casa las situaciones grises, y que no es parte de la visión y valores de la misión del Hanley Center", señala Counes.
Incluso más cerca de la tendencia general, muchos videos musicales en YouTube van en puntillas sobre las líneas de propiedad. Los videos de Lady Gaga pueden ser ofensivos para un empleado, pero estar bien para otros -¿y qué hay sobre las ligeramente menos controvertidas piezas de Beyonce o Miley Cyrus?
Incluso en el caso de la pornografía obvia, hoy hay una posibilidad más realista de que un empleado pueda ver accidentalmente y sin intención imágenes cuestionables. URS recortados en los tweets de Twitter y en otros lugares oscurece el contenido real del enlace. La etiqueta en los sitios de medios sociales, tales como Digg, dicta que los enlaces y las imágenes cuestionables deben ser etiquetados como "NSFW", pero esto no se obedece al 100%.
También es posible que suceda encontrar un sitio malicioso que cargue imágenes porno sin el conocimiento del usuario. "Tratamos cada caso de manera individual, como una oportunidad para educar", señala Counes. "Hay líneas en la arena como en cualquier otra cosa, pero la mayoría se deja a la discreción de los administradores, fuera de las obvias violaciones severas".
Al final del día, indica Counes, él cree que la mayoría de lo que los empleados hacen es con buena intención. Cualquier cosa que hagan mal es usualmente el resultado de una falta de conocimiento, contrario a un intento malicioso. Él cree que el monitoreo que hace sirve más como una herramienta de educación que como una táctica de intimidación tipo "Big Brother", y los empleados lo entienden.
"Siempre que mantenga una fuerte educación y defensa, ellos entienden que el objetivo final es servir al cliente".
Joan Goodchild, CSO (US)

COMENTARIOS
ralcala@   dom, 27-jun-10

Un atículo sumamente interesante. Esto es un tema que se debate mucho a nivel mundial. Incluso hay empresas que bloquean todas las redes sociales y solo permiten el ingreso al Facebook a las personas del área de Marketing encargadas de ver la página en Facebook de la empresa. Hay también investigaciones que dicen que la productividad de los empleados aumenta si usan la quinta o sexta parte de su tiempo en actividades de recreo por internet (esto lo lei en www.zdnet.com). Personalmente hace poco fui a una empresa a bloquer el ingreso a ciertas páginas, pero creo que a futuro les sugeriré que hagan algo similar a lo dicho en este artículo, es mejor educar que prohibir.


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