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Columnas de opinión

Administración de proyectos: Cuatro pasos para encaminar las cosas

Por: Ron Ponce, presidente de Fog City Consulting

[16/07/2010] Esta es una época perfecta del año para reflexionar sobre el estado actual de todos los proyectos clave que fueron aprobados en enero. En esta etapa, usted y su equipo directivo deberían tener suficientes datos para saber si cada iniciativa cumplirá exitosamente sus objetivos. Tal vez ya sepa que hay proyectos en su organización que no están en condiciones de tener éxito, y sin embargo siguen recibiendo financiamiento y personal.

Cuando evalúa el estado actual de sus proyectos, ¿ve alguno de estos signos?
* Siguen apareciendo problemas críticos, pero no se los está resolviendo.
* El alcance del proyecto está cambiando constantemente.
* El proyecto está consistentemente detrás del plan, a pesar de los esfuerzos para regresarlo al itinerario.
* Productos rivales están distrayendo su atención.
Si aparecen todos los signos anteriores, podría ser tiempo de reducir sus pérdidas y cortar el proyecto -o al menos estructurarlo radicalmente. Usted sabe mejor que nadie que tirar buen dinero a la mala no salvará el proyecto porque no se encarga de la causa primordial de los males del proyecto.
Para determinar un curso de acción, hágase las siguientes preguntas sobre el proyecto:
* ¿Qué puede ser salvado?
* ¿Qué puede ser entregado con el tiempo y el presupuesto que quedan?
* ¿Tiene establecido el liderazgo adecuado para completar el proyecto exitosamente?
* ¿Es el plan para la iniciativa sólido y realista?
* ¿Estamos haciendo mi equipo de gestión y yo todo lo que podemos para soportar la iniciativa?
Si algo o todo el proyecto puede ser salvado y entregado a tiempo y con el presupuesto que queda, si los líderes correctos están presentes para dirigir el proyecto, si el nuevo plan es sólido, y la administración continuará soportando el proyecto, los siguientes cuatro pasos lo ayudarán a volver a ganar el control y a entregar el proyecto revisado exitosamente. Estos pasos son bloqueo y tacleo básico, pero el detalle detrás de ellos -y de manera más importante, la ejecución y el enfoque que el esfuerzo del equipo del proyecto traiga- determinará si el esfuerzo de recuperación del proyecto tendrá éxito.
1. Evalúe la situación
Consiga tanta información sobre el estado actual del proyecto como sea posible. Utilice esos datos para tomar decisiones informadas sobre qué necesita suceder después. No tenga miedo si, en esta etapa, hay más preguntas que respuestas: eso es normal. La clave es hacer la pregunta adecuada para obtener una imagen lo más precisa posible del estado del proyecto. Las siguientes preguntas abordan datos esenciales que necesita reunir:
* ¿Qué tan crítica es la fecha de entrega?
* ¿Qué funcionalidad es exactamente requerida para la fecha de entrega?
* ¿Qué ha sido completado y que está pendiente todavía?
* ¿Qué tan dispuesta está la gente para cambiar el alcance, las fechas y el presupuesto?
La última pregunta sobre el cambio es crítica porque toca los problemas políticos y de las personas que están presentes en cualquier proyecto y cualquier organización. Incluso cuando se enfrenta con el fracaso seguro, la gente encuentra difícil cambiar a menos que haya un beneficio directo para ellos y su equipo. Para que la recuperación tenga alguna oportunidad, las expectativas necesitan cambiar, especialmente la de los accionistas clave.
Cuando esté almacenando datos sobre el estado actual del proyecto, no olvide preguntar sus opiniones al equipo actual sobre qué salió mal. Puede ser fácil ignorar sus comentarios ya que están asociados con el fracaso actual. De hecho, cada individuo puede proveer gran perspectiva sobre por qué el proyecto llegó a su estado actual. Acérquese a los miembros clave del equipo y obtenga sus sugerencias para corregir la situación.
2. Prepare al equipo para la recuperación
Todos quienes estuvieron involucrados en el proyecto -desde la administración ejecutiva hasta los miembros del equipo del proyecto- necesitan aceptar que el proyecto actual está roto y necesita ser reparado. También necesitan aceptar que el plan existente del proyecto y el enfoque para entregar el proyecto tiene fallas, y necesita ser reestructurado. Si no aceptan estos hechos, probablemente se resistirán a los pasos necesarios para la recuperación.
Una vez que todo el mundo ha aceptado la necesidad de cambiar de curso, defina expectativas realistas para lo que debe ser entregado dado el estado actual y el margen de tiempo. También establezca métricas para el éxito y el control de la recuperación. Si tuvo métricas en el inicio del proyecto, podría necesitar establecer nuevas, o simplemente podría necesitar mantenerse a sí mismo y a otros como responsables de ellas.
Tanto la gerencia como el administrador del proyecto a cargo de la recuperación necesitan desarrollar un ambiente de apoyo para los miembros del equipo. Darles objetivos realistas y proveerlos con el espacio necesario, el equipo y el entrenamiento los posicionará para el éxito.
Finalmente, es importante tomar ventaja del nuevo momentum asociado con la recuperación e involucrar a todas las partes clave en el estado del proyecto. Esta participación mantendrá a todos enfocados y comprometidos. Asegurará a los miembros del equipo del proyecto y a las partes interesadas que son necesarios para más que solo ejecutar tareas.
3. Desarrolle un Plan de Juego para la Recuperación
Piense en la recuperación como en un nuevo proyecto, separado del viejo. Este nuevo proyecto requiere su propio alcance de trabajo para hacer completamente claras las expectativas sobre lo que está siendo entregado y el nuevo criterio para juzgar el éxito. El nuevo alcance podría requerir que determine si tiene los recursos adecuados en el equipo del proyecto o si necesita volver a contratar a algunos de los miembros del equipo.
Basado en el nuevo alcance del proyecto, el administrador del proyecto y su equipo debería trazar un road map claro y realista para conseguir los objetivos. La diferencia principal en el plan esta vez es que no debe fallar. También debe estar bajo un escrutinio mucho mayor por la gerencia. En consecuencia, será crítico asegurar que hay hitos que son más cortos en duración para demostrar el éxito y permitir la corrección del curso si fuera necesario. Los hitos más cortos proveerán puntos de datos valiosos para determinar la salud del proyecto desde el principio.
4. Ejecute el Plan de Juego
Con el nuevo plan en mano, es tiempo de ir a los negocios. Recuerde que durante la ejecución, no solo son los miembros del equipo del proyecto quienes son responsables. Todo el mundo, desde la administración hacia abajo, está en peligro. Todas las facetas del proyecto, desde el ambiente hasta el soporte, necesitan estar en sincronía en todo momento, y todo el mundo necesita saber que son responsables de que suceda la recuperación del proyecto.
Para asegurar que todo el mundo está en la misma página durante la recuperación, la comunicación en el proyecto necesita ser clara, informativa y frecuente. Claramente defina en su plan de comunicación cómo será diseminada la información, cómo serán abordados los temas urgentes, y cómo serán tomadas las decisiones clave.
Dado el nivel añadido de escrutinio en el plan y en el proyecto, ser capaz de proveer lo último en métricas para mostrar el control mejorado sobre el proyecto será clave. Los datos también le permitirán hacer correcciones rápidamente cuando aflore algún signo de problemas.
Lograr que un azotado vuelva al camino no es fácil. Requiere esfuerzo sostenido, enfoque, compromiso y objetividad. Durante la recuperación del proyecto no hay tiempo para agendas personales. Se requiere la habilidad de ver y hacer lo que es mejor para el proyecto en cada miembro del equipo.
También es importante no quitar la vista de la presión bajo la que todos están. Asegúrese de que hay un enfoque positivo en la gente. El equipo necesita tener la habilidad de integrarse, liberar un poco de vapor, y estar de cabeza enfocado en la tarea a la mano.
Cuando el proyecto ha sido exitosamente entregado, celebre y reconozca el esfuerzo de todos y cada uno de los miembros del equipo. Finalmente, aprenda de su exitosa recuperación de proyecto, de modo que usted y su organización pueda evitar tener que recuperar un proyecto nuevamente. Preste atención a los signos de alerta y actúe rápida y decisivamente para realizar las correcciones de manera temprana en el ciclo de vida del proyecto, de modo que se asegure la entrega exitosa la primera vez.
CIO.com
Ron Ponce es presidente de Fog City Consulting, un programa basado en San Francisco y una firma de consultoría en gestión de proyectos que se especializa en determinar e implementar soluciones únicas para negocios pequeños.