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Reportajes y análisis

Cinco consejos para lidiar con los costos de las licencias de Microsoft

 

[27/07/2010] Microsoft gana miles de millones de dólares al año vendiendo licencias de software para productos como Windows y Office. Si tiene un negocio, sin importar su envergadura, es muy probable que sea cliente de Microsoft. Pero a menos que tenga extraordinarias dotes de negociador, también es muy probable que esté pagando demasiado por las licencias de Microsoft.
Las licencias de Microsoft no solo han sido tema de numerosos libros. El grupo de analistas Directions on Microsoft incluso ha implementado un centro de entrenamiento para ayudar a los clientes a comprender mejor los esquemas de licencia de Microsoft. 
Si bien es imposible cubrir en un solo artículo todo lo que se necesita saber sobre este tema, hay cinco consejos que pueden ser útiles para reducir los gastos que implica toda actualización o compra de software Microsoft.
"Derechos ilimitados de virtualización con la licencia Datacenter
Cuando se trata de implementaciones grandes, las licencias para Windows Server pueden resultar bastante costosas. Además, con las tecnologías de virtualización este proceso puede resultar aún más confuso de lo que ya era en la época del datacenter con servidores físicos x86.
Sin embargo, ambos problemas se pueden resolver gracias a la licencia "Datacenter Edition", un esquema de precios para el Windows Server 2008 R2 que, según los analistas, podría ser de gran provecho para muchos clientes.
Windows Server viene con licencias por procesador y como cada vez más organizaciones usan procesadores multicore, el número de licencias exigidas puede ser superior al número real de servidores del datacenter. Pero la licencia Datacenter Edition de Microsoft ofrece derechos ilimitados de virtualización, lo cual -según fuentes de Microsoft- significa que, sin necesidad de comprar licencias adicionales, los clientes pueden correr todas las sesiones virtuales de Windows Server que deseen en los procesadores con licencias Windows Server 2008 R2 Datacenter.
"Muchas organizaciones no conocen la existencia de la versión Datacenter Edition", y simplemente compran licencias para cada sesión Windows Server que corre separadamente en una máquina virtual (VM, por sus siglas en inglés), explica Cynthia Farren, directora de una firma de consultoría y autora de un blog sobre licencias de Microsoft para Network World.
Esta licencia es tan poco aprovechada debido, entre otras cosas, a que hasta hace apenas dos años la densidad de virtualización no era lo suficientemente importante como para justificar una virtualización ilimitada.
Datacenter Edition cuesta alrededor de tres mil dólares por procesador, y la edición estándar 1,029 dólares. También hay que tener en cuenta el precio de las licencias de acceso de cliente, o CAL por sus siglas en inglés, que pueden variar dependiendo del tamaño de la organización y de la destreza que muestre el cliente al momento de la negociación.
Sin embargo, en general, si uno tiene una máquina de dual-core que corre ocho VM, los costos de la licencia serán los mismos con o sin Datacenter License, de acuerdo a Farren. En cambio, la diferencia sí resultará significativa para las empresas que manejan una virtualización de mayor escala.
"Es solo cuestión de cálculos", indica Farren. "Si corremos 40 servidores virtuales en una máquina de cuatro núcleos (quad-core), es obvio que saldrá menos caro optar por la licencia Datacenter".
Desafortunadamente, no es raro encontrar negocios con un doble procesador corriendo 20 instancias virtuales que han tenido que pagar por 20 servidores Windows", precisa.
¿Vale la pena tener un seguro de software ("Software Assurance")?
Como Datacenter Edition, hay varios tipos de programas de licencias de Microsoft que pueden ser adecuados para algunos clientes y totalmente desaconsejados para otros. Es aquí que el análisis de licencias se convierte en un talento muy útil para los departamentos de TI y finanzas.
Una de las decisiones cruciales que la organización deberá tomar es si compra o no Software Assurance, el programa de mantenimiento para Windows, Microsoft Office y otras aplicaciones.
Además de fraccionar los pagos de software por un plazo determinado, generalmente de tres años, Software Assurance ofrece ciertos beneficios, como capacitación gratuita, asistencia telefónica 24/7 y soporte web. Sin embargo, los analistas afirman que el principal beneficio de SA, es que el acceso gratuito a las nuevas versiones de software durante el periodo contratado.
Si compramos Windows u Office en este momento sabiendo que dentro un año Microsoft lanzará una profunda actualización, lo más probable es que valga la pena contar con Software Assurance. Sin embargo, los retrasos en los ciclos de desarrollo de Microsoft pueden amargarles la vida a ciertos usuarios de SA.
"No son pocos los clientes que resultaron perjudicados por el retraso en la salida de Vista", recuerda Paul DeGroot, analista de Directions on Microsoft. "Pagaban por Software Assurance pero como no obtenían nada a cambio, lo cancelaron. Su posición era ¿Por qué deberíamos seguirle pagando a Microsoft por la siguiente versión de un sistema operativo que nunca llega?"
Muchos de estos usuarios, agrega DeGroot, sintieron que habían tomado la decisión correcta cuando Vista llegó al mercado con una interfase complemente diferente, que no reconocía ciertas aplicaciones de Windows XP.
Por lo general, señala Farren, Software Assurance cuesta casi lo mismo que una licencia completa (200 dólares por Windows 7 Professional), con el precio de SA fraccionado en tres años. Lo cual significa, continúa Farren, que básicamente uno paga el doble por cada usuario para acceder a los upgrades de las nuevas versiones de software.
DeGroot advierte que, en el peor de los casos, podemos terminar pagando hasta tres veces por el mismo sistema operativo Windows: primero por la licencia OEM que viene con una computadora de escritorio que trae Windows preinstalado; luego por una licencia de actualización ("upgrade license") como parte de un convenio de licencia por volumen; y finalmente por la propia SA.
Laura DiDio, analista de Information Technology Intelligence Corp (ITIC), indica que Software Assurance incluye "una serie de extras que valen la pena", como bonos de capacitación gratuita, herramientas de gestión y derechos de virtualización para aplicaciones y escritorios Windows. (Más adelante, nos ocuparemos más ampliamente de las desktops virtuales).
Sin embargo, Farren opina que las ventajas de Software Assurance son "mínimas". El soporte que viene en SA, sostiene, no es tan robusto como el de un verdadero contrato de soporte. "Si no hay un upgrade [de software] durante esos tres años [en que se paga por la SA] el usuario nunca recuperará su dinero", precisa.
Por eso, aconseja Farren, antes de comprar Software Assurance, los usuarios deben examinar sus propias infraestructuras y las hojas de ruta de Microsoft, proyectar con la mayor precisión posible los upgrades futuros y comparar esos cálculos con los planes de la organización para renovar Windows, Office y otras tecnologías.
Evite pagar de más por Windows 7
Como señala DeGroot líneas arriba, en un caso extremo podemos terminar pagando hasta tres veces por la misma licencia de Windows -una para una máquina nueva, otra para un plan de licencia de volumen y otra más para Software Assurance-.
Por eso, en su reciente reporte Estrategias de licencias para las actualizaciones de Windows 7" ("Licensing Strategies for Windows 7 Upgrades"), DeGroot comparte algunas estrategias para evitar llegar a un caso extremo.
"Pese a los muchos y muy interesantes beneficios de Windows 7, una análisis realmente riguroso de las necesidad de la empresa podría llevarnos a la conclusión de que tales beneficios no son realmente indispensables", escribe DeGroot.
Una vez que decida cuántos usuarios necesitarán actualmente Windows 7, puede aplicar varias estrategias para minimizar la inversión, asegura.
Una de ellas consiste en comprar la llamada "Open License", (licencia abierta), que a menudo es ignorada por las grandes empresas porque básicamente está concebida para organizaciones pequeñas, explica DeGroot.
En líneas generales, con la licencia abierta las empresas pueden comprar Software Assurance por dos años, en vez de tres, con 33% de descuento. Aunque ciertos beneficios, como los derechos de VDI, serán cancelados al cabo de dicho plazo, el derecho a usar Windows 7 Enterprise Edition es indefinido, aclara DeGroot. Este detalle es importante porque Windows 7 Enterprise solo está disponible para los clientes de Software Assurance
Los acuerdos "Select" de Microsoft ofrecen descuentos aun más importantes, que además permiten a los clientes comprar Software Assurance por menos de tres años.
"En teoría, con solo comprar Software Assurance por un mes ya podemos obtener la Enterprise Edition indefinidamente", señala DeGroot.
El plan de licencia por volumen de Enterprise Agreement también puede ser interesante para los usuarios de Windows, aunque deben recordar que no están obligados a pagar por cada desktop que tengan en sus empresas.
Enterprise Agreement es el plan de licencias más común para los negocios que tienen por lo menos mil computadoras, indica DeGroot.
Farren anota que aunque el contrato suele ser poco flexible -generalmente, se estipula que los clientes deben pagar por cada desktop-, vale la pena tratar de obtener una excepción.
"Digamos que usted tiene dos mil máquinas, de las cuales 1700 realmente necesitan contar con un Enterprise Agreement. En vez de asumir que de todas maneras tiene que comprar licencias para las 300 restantes -aunque no valga la pena-, plantéele la situación a la gente de Microsoft, a ver qué le proponen. No sería la primera vez que hacen una excepción".
A cambio de esa concesión, es muy probable que el cliente también deba ceder en algo, pero todo es cuestión de saber negociar.
Conozca las opciones de desktop virtual
La misión de Windows 7 es acelerar la ya creciente adopción de las tecnologías de virtualización desktop, y algunos clientes afirman que la virtualización de sus PC les ha permitido ahorrar costos importantes.
Sin embargo, los analistas advierten a las empresas que este beneficio económico no se producirá de la noche a la mañana gracias a la infraestructura virtual para desktop (VDI por sus siglas en inglés). De hecho, no es raro que el costo del hardware nuevo y de las licencias sea superior a lo que se ahorra. 
Si bien los cálculos de ROI (retorno de la inversión) no solo incluyen los costos de las licencias, para una buena estrategia de VDI es indispensable escoger el mejor paquete de licencias Windows (asumiendo que sea usuario de Windows).
Microsoft acaba de bajar sus precios para VDI, convirtiéndola en un atributo gratuito de Software Assurance, cuando antes era un add-on que costaba 23 dólares por máquina.
Sin embargo, incluso los clientes que no hayan comprado Software Assurance también pueden virtualizar sus desktops comprando licencias para Windows Virtual Desktop Access (VDA), cuyo precio es de 100 dólares anuales por máquina (antes era de 110 dólares).
Aunque los precios de Software Assurance suelen variar significativamente, en general los voceros de Microsoft aseguran que para las PC de una empresa resulta menos costoso tener una cobertura Software Assurance que licencias VDA. Según Microsoft, la licencia VDA está dirigida mayormente a los clientes ligeros (thin clients) y a las computadoras usadas por colaboradores o trabajadores eventuales, y no para empleados a tiempo completo.
La VDA incluye los mismos beneficios que Software Assurance, además de otros atributos, como movimiento ilimitado entre servidores y almacenamiento, uso de cualquier versión de Windows y acceso a hasta cuatro máquinas virtuales en un solo dispositivo.
Para mejorar el ROI de la virtualización desktop también se puede recurrir a otro cambio de licencia: Desde este mes, Microsoft ofrece derechos de roaming más generosos, lo cual significa que los usuarios pueden acceder a las imágenes de sus computadoras corporativas desde cualquier dispositivo, sin tener que pagar cargos extra por concepto de licencia.
Según la consultora Directions on Microsoft, esta iniciativa "resuelve un antiguo problema de las licencias VDI y permite que los usuarios disfruten de una valiosa ventaja de la VDI: Acceder a un entorno centralmente administrado desde cualquier dispositivo". Los nuevos derechos de roaming son aplicables a los usuarios que han comprado Software Assurance o la licencia alternativa Virtual Desktop Access.
No tenga miedo de negociar
"El error más común de las organizaciones de todos los tamaños es que ni siquiera intentan negociar", señala DiDio. En algunos casos, las personas que se encargan de comprar nuevas licencias no tienen aptitudes para la negociación, y en muchas ocasiones el empleado que se encargó de la negociación anterior ya no está en la empresa. Saber cómo se desarrolló la ronda anterior de negociaciones podría ser de gran utilidad pero "las compañías son especialmente descuidadas cuando se trata de llevar esos registros", lamenta DiDio.
Generalmente, el mejor momento para negociar es al final de un trimestre de un año fiscal, cuando la gente de ventas está desesperada por alcanzar sus cuotas e incrementar sus comisiones.
Microsoft necesita a sus clientes tanto como los clientes necesitan de Microsoft, así que no hay razón para no pedir descuentos, o bonos de capacitación gratuita y otros extras.
"Todo depende del vendedor. La empresa está formada por seres humanos, después de todo", señala Farren.
Lamentablemente, la tarea no termina con la firma del contrato. No siempre es fácil cumplir con los términos de las licencias: DiDio comenta que la mayoría de las organizaciones que participan en sus encuestas reconocen algún tipo de transgresión, generalmente no intencional.
El peligro es tener que pagar montos extra debido al uso inapropiado de las licencias.
Farren recuerda que un hospital para el cual ella hizo una consultoría hace pocos años, corría PeopleSoft con SQL Server pero no se habían dado cuenta de que todos sus usuarios de PeopleSoft también debían tener licencias para SQL. El hospital tuvo que pagar 100 mil dólares de cargos de licencia que no habían sido presupuestados. 
Moraleja: Lea la letra pequeña.
Jon Brodkin, Network World (US)