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Profonanpe, organismo dedicado a la conservación de las áreas protegidas del Perú, cambia a ERP de Ofisis

[02/08/2010] Es bueno crecer. Sin embargo, el crecimiento trae toda clase de desafíos, incluso para las organizaciones sin fines de lucro. Una de ellas, el Fondo de Promoción de las Áreas Naturales Protegidas del Perú (Profonanpe), creció tanto durante los últimos cinco años, en número de proyectos y programas, que el modesto sistema con el que comenzaron sus operaciones ya no era adecuado.

En el segundo semestre del año pasado, Profonanpe toma la decisión de cambiar hacia un sistema que le otorgue un mayor control sobre sus procesos de gestión; y que a la vez le otorgue la transparencia que toda ONG que canaliza recursos debe mostrar. Su búsqueda la condujo a Ofisis y hacia un nuevo ERP que le otorgó los beneficios que buscaba.
Una organización distinta
Profonanpe no es una empresa que busque el lucro. Es una organización que se encarga de obtener recursos financieros de distintas fuentes de cooperación, fundaciones, y el sector privado. Estos recursos luego son administrados para canalizarlos vía convenios directos o vía concursos para financiar programas y proyectos que permitan conservar la diversidad biológica que contienen las áreas protegidas del Perú y sus zonas de influencia.
La oficina central se encuentra en Lima, pero cuentan con una treintena de proyectos diseminados en las muchas zonas protegidas del país, y es por tanto una organización altamente descentralizada. Al principio contaban con un sistema que les permitía llevar la contabilidad, los presupuestos, las planillas y las adquisiciones de una manera rudimentaria, y que era suficiente ya que solo manejaban unos tres o cuatro proyectos. Pero cuando se llegó a la cantidad de proyectos que manejan en la actualidad, el sistema que utilizaban simplemente ya no bastaba.
Trabajamos con más de 30 áreas protegidas del Perú que están ubicadas en los distintos confines del país. Hemos apoyado a la autoridad nacional a poner elementos de conectividad en todas estas áreas, pero al trabajar con tantas áreas simultáneamente con distintos requerimientos y a través de un proceso jerarquizado de decisiones nos llevó a crecer y empezamos a encontrar un conjunto de cuellos de botella, sostiene Alberto Paniagua, director ejecutivo de Profonanpe.
Las principales necesidades de la institución fueron dos: la eficiencia y la transparencia. Eficiencia y transparencia se convirtieron en los dos ejes clave en la búsqueda del nuevo sistema.
La eficiencia, por ejemplo, era una característica que la institución ya manejaba, pero que deseaba mejorar. Profonanpe adquiere directamente todo el equipamiento, infraestructura y servicios de los programas ya que cuenta con un sistema más ágil de contrataciones. Si transfiriera todos los recursos a la institución publica con la que trabaja, los procesos demorarían más por los propios requerimientos internos de ésta. Por ejemplo, en Profonanpe para realizar una adquisición probablemente no se requieren más de tres vistos buenos, pero en una institución pública se requieren unas 15 firmas.
Entonces para nosotros era importante tener un sistema que nos permitiera tener en línea un conocimiento de dónde se encuentra cada proceso de adquisición, de tal manera que podamos saber dónde se presenta el cuello de botella en el caso que una adquisición estuviese demostrando retraso o paralización. Para nosotros es muy fácil ahora dentro de nuestras oficinas o en el servicio nacional de áreas protegidas, que forma parte de la aprobación de las adquisiciones, ver dónde se encuentra el problema y por tanto dirigirnos claramente a quien esta presentando un atraso y que nos explique qué está pasando, sostuvo Paniagua.
Esto fue muy importante para la institución porque ganaron en eficiencia y transparencia. Ahora los encargados saben cómo se procesan las cosas, dónde se encuentran, dónde se tropezó, donde no se tropezó, dónde fluyen los procesos e incluso, si el problema se encuentra dentro de su oficina, pueden saber qué persona de su organización está reteniendo determinado expediente.
Otras de las ventajas que le ha proporcionado la solución es el poder manejar simultáneamente desde 30 áreas protegidas distintas, los procesos de compras que antes requerían una cierta priorización (ya que no se podían realizar simultáneamente) y que no podía manejar el sistema anterior.
Además, los gerentes de los programas o proyectos ahora pueden saber exactamente al día cómo se encuentra la ejecución de sus proyectos, en términos físicos y en términos financieros. Ellos ya no tienen que solicitar a la administración de Profonanpe el estado de su ejecución. Antes una persona tenía que ingresar al sistema, hacer el reporte y luego de cuatro o cinco días entregar al solicitante un documento en el que se señalaba cuál era el nivel de ejecución de su proyecto al mes pasado. Hoy el gerente de proyecto puede acceder directamente al sistema y saber al día cuál es su nivel de ejecución.
Son avances fundamentales. Porque en realidad a lo que nos dedicamos nosotros es a hacer fluir los recursos, entonces si no tenemos un conocimiento claro de donde están las cosas, ese proceso termina siendo para nosotros una pérdida de eficiencia y de transparencia, sostiene Paniagua.
La implementación
Lo que Ofisis implementó fue una solución estándar llamada OfiSmart, que ya cuenta con 13 años en el mercado, con las personalizaciones requeridas por la institución. En pocas palabras implementaron un ERP compuesto por los módulos de logística, presupuesto, tesorería y contabilidad, además del desarrollo web necesario.
El sistema se encuentra instalado en las oficinas en Lima, pero dado el carácter descentralizado de las operaciones de la institución es accesible vía web o mediante Windows Terminal Server. Una característica importante para integrar al personal que se encuentra en el área de trabajo de alguno de los 30 proyectos que manejan.
Nosotros planteamos un equipo de trabajo de ocho personas, las cuales trabajaron a tiempo completo en Profonanpe durante unos cinco meses y medio. Implementamos un sistema estándar con ciertas personalizaciones de acuerdo a los términos de referencia y el sistema se implementó al sexto mes, previo una etapa de capacitación y de validación, y de una interacción con los usuarios para la carga inicial de la información, sostuvo Martín García, gerente de proyectos de Ofisis.
Los asesores de Ofisis recalcaron a Profonanpe que iban a necesitar al personal, sobre todo de administración, muy involucrado en el proceso; primero en el diseño y luego en la implementación, y por tanto pidieron a la institución que tomara todas las previsiones necesarias para que este personal se encontrara disponible para el desarrollo de estas tareas.
Se producían reuniones semanales todos los lunes para analizar los avances. Eso me gustó mucho, aunque yo asistía a las reuniones mensuales. Y lo segundo que nos ha gustado es que los plazos fueron respetados escrupulosamente y terminamos cuando se dijo que se iba a terminar. Eso es algo que no ocurre siempre en el país, sostuvo Paniagua.
Desafíos
Uno de los principales desafíos fue vencer la aversión al cambio que existe en algunas personas. Internamente, el personal de la institución se encontraba acostumbrado a los procesos en papel y a las llamadas telefónicas, porque así habían trabajado siempre. Por otro lado, se tuvo que capacitar a los responsables de las áreas protegidas de las distintas partes del Perú, los cuales realmente no tenían mucho conocimiento sobre el manejo del sistema.
Otro desafío fue que los gerentes de proyectos o programas también se involucraran con el sistema y aceptaran que éste les iba a servir. Al principio algunos de ellos se resistieron y no aplicaban bien la capacitación que se les dio pero, como señala Paniagua, todo pasó por un proceso de acomodo y familiarización.
Básicamente el desafío fue el poder interactuar con los usuarios remotamente, tener las soluciones tecnológicas que permitan recabar las adquisiciones, las órdenes de compra, y poder contar también con una base de datos que respalde dicha información. Además se debía cumplir con los tiempos de acuerdo al alcance previsto, agregó García.
Ya desde febrero funciona este nuevo sistema que ha permitido a la institución beneficiarse de las características mencionadas. En total la inversión en la implementación del sistema fue de unos 250 mil dólares, aunque Paniagua estima que se gastó adicionalmente otra cantidad para modernizar PC y servidores.
La experiencia ha sido exitosa y en una segunda etapa se pretende llevar mejoras a cada uno de estos sistemas mediante nuevas opciones, nuevos reportes, consultas y seguimientos, además de módulos específicos para el control de contratos y proyectos.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú

COMENTARIOS
rosamari   mié, 04-ago-10

Felicitaciones a Profonanpe y a Ofisis por el éxito del proyecto!


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