Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Combine Microsoft Office con aplicaciones web: Tres consejos

[24/08/2010] A pesar de que de Microsoft Office se sujeta fuertemente en el mundo corporativo, hay un cambio sutil en el juego: Cada vez más compañías complementan Oficce con alternativas de bajo costo basadas en la web, según un nuevo informe de Forrester Research. En otras palabras, están tomando una mezcla y combinación, en lugar de una elección de uno u otro.

¿Por qué ahora?
Los formatos de archivos de oficina de Google, Zoho y ThinkFree están mejorando según el informe, llamado "La nueva etapa de la Productividad de oficina". Además, la transición a tecnologías tales como móviles, nubes, redes sociales y colaboración representa una oportunidad para los departamentos de TI para mover parte de la fuerza laboral hacia herramientas de productividad basadas en la nube, según el informe de los analistas de Forrester, Sheri McLeish, Mathew Brown y Joseph Dang.
En una encuesta de Forrester a 115 tomadores de decisiones de TI en pymes y empresas grandes, el 57% ve alternativas a Office como "aplicaciones complementarias entregadas junto con Microsoft Office" y 49% las ve como "aplicaciones especializadas entregadas a segmentos específicos de fuerza laboral para satisfacer una necesidad de negocio".
"Nuestra investigación muestra que la mayoría de los trabajadores de la información no están creando contenido regularmente o utilizando funciones avanzadas? y que más del 75% de los empleados podrían llegar a trabajar con una alternativa", anota McLeish en el informe.
Si una empresa está dispuesta a utilizar alternativas como Google Apps, OpenOffice.org, ThinkFree o Zoho Apps dependerá de su voluntad de pasar de un modelo de talla única, en el que la compañía utiliza licencias en toda la empresa para ejecutar Exchange, SharePoint y Office, a un modelo de ajuste a la finalidad, en el que la empresa selecciona una mezcla de Office y aplicaciones basadas en web de acuerdo a las necesidades del usuario.
El enfoque de ajuste a la finalidad exige una comprensión más profunda de las necesidades de la fuerza laboral, pero puede conducir a ahorros significativos al reducir los derechos de licencia y el encadenamiento con proveedores, escribe McLeish.
"El gran desafío proviene a menudo de los usuarios que se resisten a la transición a una nueva herramienta. Por eso es importante entender la cultura de su organización, obtener una compra de nivel superior, y desarrollar un plan de transición que garantice la no interrupción de la productividad del negocio".
Si usted cae en el campo de ajuste a la finalidad, Forrester ofrece tres mejores prácticas para la mezcla y la combinación con Microsoft Office.
Utilice aplicaciones de uso en web para reducir las necesidades de almacenamiento
Si se tiene en cuenta que la mayoría de los documentos de Office son principalmente estáticos, un enfoque prudente es dejar el contenido en su forma actual o convertirlo a PDF para su archivo y recuperación. Con las aplicaciones disponibles en línea como complemento a Office, el nuevo contenido será creado con las herramientas basadas en web y la necesidad de almacenar y archivar archivos disminuirá con el tiempo.
"Muchas empresas crean una gran cantidad de documentos Office y nunca se deshacen de ellos", señala McLeish. "Usar aplicaciones en línea para personas que no necesitan la suite completa de Office, en última instancia, ahorra en costos de almacenamiento y mejora la búsqueda".
Segmente su fuerza laboral, disminuya sus costos de correo electrónico
La reducción de costos e-mail es a menudo una razón de peso para que las empresas se muevan a aplicaciones en línea, señala Forrester.
Para entender cuáles usuarios no necesitan todas las características y funciones de Office, en particular el correo electrónico, las empresas deben segmentar su fuerza laboral, aconseja Forrester.
Una empresa puede cubrir estos segmentos de acuerdo al uso real y la necesidad de ciertas herramientas de Office. En este escenario, es importante evaluar plenamente las consecuencias de un trabajador de la información que no tengan Office.
Entienda cómo está cambiando la creación de contenido
Si bien los documentos de Office siguen siendo ampliamente utilizados, Forrester ve una erosión en dos lados. En primer lugar, las herramientas de colaboración para la generación de contenido como los wikis y los blogs no se basan en documentos en Office. Dos ejemplos emergentes son Acrobat.com y LotusLive de IBM.
En el otro extremo del espectro, escribe McLeish, las empresas ahora pueden encontrar sistemas especializados de gestión de contenidos para áreas como recursos humanos y comunicaciones con los clientes, que utilizan herramientas de autoría que se ven y se sienten como Microsoft Word.
Hay más y más herramientas de creación de contenido que utilizan formularios electrónicos o documentos en línea", señala McLeish. "Esto es más una amenaza a largo plazo a Office, pero es un área a considerar para las empresas, al determinar quién necesita Office y quien no.
Shane O'Neill, CIO.com