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Columnas de opinión

Saltar al vagón de la eficiencia operacional con BPM y sus tecnologías

Por: Renato de Laurentiis, cofundador y director ejecutivo del Club BPM

[09/08/2010] Casi todas las organizaciones se encuentran en la permanente búsqueda de soluciones absolutamente centradas en el cliente y orientadas al mercado que les permitan aumentar su cartera de clientes y fidelizar los existentes, manteniéndose a su vez rentables y competitivas.

Todas buscan mejorar, reducir costos y ser más eficientes, pero no es suficiente únicamente con soluciones tecnológicas o mejoras parciales de procesos, o la implantación de la calidad. Hay que buscar y conseguir eficiencias operacionales más profundas y duraderas, y la única manera de alcanzarlos es automatizando y gestionando los procesos.
Si, los procesos, aquellos elementos que existen en cualquier organización y que nadie los conoce ni los gestiona, ni se automatizan de principio a fin, creando así un entorno de trabajo proactivo, y no reactivo, y logrando alinear de manera eficiente los procesos y recursos empresariales a la estrategia, objetivos y metas.
Cualquier organización de cualquier sector y tamaño está viva, late, se mueve, reacciona, se adapta… siempre a través de sus procesos y los recursos humanos y tecnológicos que ejecutan cada una de las actividades, tareas, servicios, datos y reglas de negocio.
Las herramientas (técnicas, metodologías y software) están disponibles y al alcance de cualquier empresa. Ahora es cuestión de que se utilicen. Muchas ya lo están haciendo y han saltado al vagón de la eficiencia operacional. Y no me refiero a simple teoría, sino que ya ha sido comprobado por muchas organizaciones en todo el mundo, con resultados excelentes.
La eficiencia operacional es lo que cualquier organización, privada o pública, alcanza cuando la combinación correcta de personas, procesos y tecnología se diseña, rediseña y aplica para mejorar la productividad y el valor de cualquier operación, al mismo tiempo que reduce los costos de sus operaciones al nivel deseado. 
Podríamos definirla también de la siguiente manera: "La capacidad que tiene cada organización para lograr los mejores resultados en términos de calidad, servicio, satisfacción, rentabilidad y productividad, empleando los recursos adecuados, racionalizando y simplificando los procesos, y reduciendo gastos".
El resultado final de mejorar la eficiencia operacional es: 
  • Aumento de la calidad en productos y servicios
  • Agilidad para adaptarse a los cambios
  • Redirigir recursos humanos a actividades de mayor valor
  • Reducción de costos
Existen varias formas de alcanzar la eficiencia operacional. Unas son más rápidas pero perduran menos en el tiempo, y otras menos rápidas pero logran sentar una base sólida en las empresas perdurando en el tiempo y creando una dinámica eficiente de mejora continua y alineación de los procesos y recursos a la estrategia empresarial.
Las acciones rápidas y directas de reducción de costos, la implantación de centros de servicios compartidos, o la contratación de esquemas de outsourcing, suelen ser soluciones rápidas e incluso efectivas. Pero si queremos generar una base estructural sólida no hay que perder de vista nuestros procesos y recursos empresariales los cuales hay que simplificarlos, automatizarlos de principio a fin y gestionarlos adecuadamente, creando una cultura de gestión por procesos y mejora continua en nuestras organizaciones.
BPM y sus tecnologías
A través del siguiente gráfico se ilustran las tecnologías (software) que automatizan los procesos de negocio, y permiten que las organizaciones logren modelar, monitorizar, analizar y gestionar adecuadamente los procesos y recursos empresariales:
La Gestión por Procesos (BPM-Business Process Management) y sus tecnologías logran principalmente: potenciar los sistemas y aplicaciones informáticas existentes en las organizaciones; aumentar considerablemente la eficiencia operacional, con reducciones de costos de al menos un 20% durante el primer año, y con aumentos importantes en la calidad de los servicios al cliente; y hacer realidad que los procesos y recursos empresariales estén totalmente alineados con los objetivos y estrategias del negocio.
Observatorio BPM
Desde la propia experiencia personal de más de 15 años en BPM y de la información permanente y actualizada que analizamos desde el Club-BPM, vemos que el Business Process Management está cada vez más presente en los horizontes empresariales. No obstante, quisiera resaltar que una de las principales trabas de las empresas a tomar una decisión en firme sobre la implantación del BPM en sus organizaciones es la falta de conocimiento y la confusión existente de las diferentes áreas, metodologías y tecnologías del BPM, por lo que se requiere una adecuada orientación, formación y asesoramiento.
También cabe resaltar que la actual situación de crisis está condicionando a las empresas a realizar ejercicios urgentes de análisis de situación de ciertos procesos estratégicos para ser competitivos y mantener solvente a la empresa. Aspectos como la gestión de la morosidad, el control de la deuda, el control de los márgenes, la gestión de los riesgos… son procesos altamente relevantes y prioritarios. Los directivos deben tener todas las herramientas necesarias para la toma de decisiones y solo será posible si se empieza a implantar las tecnologías adecuadas en las empresas.  
Si bien son muy útiles, no son estrictamente necesarios en estos momentos diseñar macroprocesos ni cadenas de valor. Se debe empezar por la puesta en marcha de automatizaciones BPM que permitan ver resultados rápidos, en tres o cuatro meses, y asegurando el ROI (Retorno de la Inversión) en el corto plazo. 
Conclusiones
Los grandes beneficios de implantar una Automatización y Gestión por Procesos (BPM) se debe a que impacta directamente en el corazón de la organización: los procesos. Las empresas deberán tener en cuenta planes tácticos para lo urgente a resolver, pero sobre todo se deberán centrar en acondicionar estructuralmente a la empresa para el mediano y largo plazo mediante un plan estratégico de implantación de BPM, si desean estar preparados para las próximas situaciones adversas del mercado.
Afortunadamente las empresas y organismos de la administración pública ya se están dando cuenta que tienen ahora disponible un conjunto de tecnologías y metodologías muy maduras que les permite mejorar sustancialmente la eficiencia operacional de sus organizaciones y comenzar a gestionar sus procesos. 
  
Muchas empresas alrededor del mundo han comprobado ya que la Gestión por Procesos (BPM) y los BPMS (Business Process Management Systems) son un factor clave y estratégico para mejorar sus procesos y recursos empresariales, seguir innovando, y ser ágiles, eficientes y competitivas.
Desde nuestro "Observatorio BPM", con estudios y contactos directos con muchas empresas de España y Latinoamérica, vemos aún que el principal freno es la falta de conocimiento y cierta confusión sobre el BPM, y tener claro que implantar una gestión por procesos no solo son tecnologías, sino que implica un conjunto de conocimientos, de técnicas formales de modelización, diseño, análisis y optimización, de una metodología, y de una gestión del cambio eficiente.
En España ya llevamos cierto recorrido tanto en la empresa privada como en la administración pública, aunque aún falta mucho por hacer. En Latinoamérica, en este último año, se ha visto incrementada notoriamente la preocupación de lograr controlar y mejorar los procesos y recursos de negocio. Esto es muy positivo para la competitividad de las empresas y una gran oportunidad para los profesionales actuales y futuros de distintas carreras y perfiles.
CIO, Perú
Renato de Laurentiis Gianni, uno de los pioneros del BPM en España, se ha centrado desde hace más de 20 años en proyectos de implantación y metodologías de gestión y automatización BPM y arquitectura empresarial. Es cofundador y director ejecutivo del Club BPM de España y Latinoamérica.