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Cómo Microsoft PowerPivot irrumpirá en el terreno de la inteligencia de negocios

[21/09/2010] ¿Podría estar cerca la era de autoservicio en Inteligencia de Negocios finalmente? Y si es así, ¿están listas las organizaciones?

Durante años, los proveedores de aplicaciones de inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés) han prometido una manera fácil para que los administradores puedan crear sus propios informes desde cero, sin la ayuda de personal de TI. Ahora, con el lanzamiento de Microsoft Office 2010, los administradores están descubriendo que puede hacer estas tareas por medio de una característica nueva de Excel, llamada PowerPivot. Y, por su fácil disponibilidad, esta característica promete cambiar el campo de BI.
Se extenderá como un incendio forestal. A medida que las organizaciones actualicen a Office 2010, los usuarios de Excel adoptarán PowerPivot, le guste o no al personal de TI, señaló la analista de Gartner, Rita Sallam.
Y hasta ahora los profesionales de BI tienen sentimientos encontrados acerca de PowerPivot. En una sesión de PowerPivot en la conferencia Microsoft TechEd el pasado junio, muchos admitieron que las características son poderosas, aunque se mostraron preocupados por las repercusiones de su uso en sus propias oficinas.
Algunas de nuestras preocupaciones giran en torno a dejar al usuario sin control, sin restricciones acerca del tamaño de archivos que ellos quieren compartir y el tipo de datos que ellos quieren compartir, señaló un asistente.
Como su nombre indica PowerPivot es una tabla dinámica en esteroides.
Con PowerPivot se puede obtener grandes cantidades de datos de Excel a partir de tablas de bases de datos múltiples, bases de datos u otras fuentes de datos, y ordenar y filtrarlos casi al instante. Los datos pueden ser reorganizados en torno a una columna o se puede comparar con columnas de otra fuente de datos. Se puede dividir los datos por fecha, origen geográfico o algún otro parámetro. Ya que se ejecuta el software de Microsoft Business Intelligence en el back end, permite hacer mucho de lo que una aplicación de BI completa puede hacer.
Y PowerPivot puede trabajar extraordinariamente rápido también. Arquitectónicamente hablando, replica la tecnología que aparece en muchas bases de datos que trabajan en memoria, permitiendo a los usuarios ordenar millones de filas de datos en pocos segundos.
La mejor parte acerca PowerPivot es que es gratis, o al menos es una función gratuita de Microsoft Office 2010 (aunque realmente para utilizar todas sus funcionalidades, una organización también debe ejecutar SQL Server de Microsoft en sus servidores). Esto significa que todos los usuarios avanzados de Excel comenzarán a jugar con PowerPivot en sus organizaciones tarde o temprano.
Pero hay un peligro potencial que acecha en esta facilidad y uso, señala Andrew Brust, jefe de tecnología del integrador de Microsoft Tallan (Brust también moderó las sesiones de PowerPivot en el evento TechEd). El uso promiscuo de PowerPivot podría solo agravar un problema que ya se ha transformado en un problema para muchas organizaciones con datos centralizados durante la década pasada, un problema que se debe en parte a la popularidad de Excel en niveles de gerencia.
Las organizaciones han gastado un considerable esfuerzo y dinero estableciendo datawarehouses, limpiando sus datos hasta obtener lo que comúnmente se conoce como una única versión de la verdad. El problema con la mayoría de soluciones de BI, es que solo producen una fracción de los reportes que necesita un gerente, señala Rob Collie, jefe de tecnología para la firma de consultoría en BI PivotStream. Esto porque muchos usuarios aprendieron Excel y aprendieron cómo producir reportes ad-hoc por sí mismos, documentos que coloquialmente se llaman spreadmarts.
"Hay mucha gente que está haciendo BI, pero simplemente no lo llaman de esa forma. Ellos están haciendo una gran parte de su trabajo en Excel y no está utilizando las principales herramientas de BI", indicó Brust. "Y lo están haciendo totalmente fuera de ruta, por lo que el departamento de TI no sabe nada de esto".
Gracias a la creatividad de los empleados, los reportes que crean frecuentemente utilizan datos desactualizados o datos incorrectos. El reporte resultante puede pasar por toda la oficina y ser tomado como un chisme. Peor aún, los reportes en Excel contienen prácticas del negocio bajo la forma de cálculos de celdas, señaló Collie.
Ahora PowerPivot, con su capacidad para hacer fácilmente informes de mayor profundidad, podría solo enturbiar mucho más las aguas del mundo corporativo, de acuerdo a los temores de algunos. Los usuarios en empresas pueden ahora combinar datos de formas que podrían no ajustarse a las fuentes de datos de la corporación o a sus métricas, indicó Sallam, de Gartner.
No obstante, si la organización pone algunas reglas y tecnologías en su lugar, PowerPivot en realidad podría disminuir la proliferación de tales spreadmarts.
Un consejo: Los administradores pueden publicar sus informes PowerPivot a un repositorio de SharePoint, donde pueden ser vistos por otros, sugirió Herain Oberoi, director de Microsoft de gestión de producto del grupo Business Server para SQL Server. Allí, los informes pueden ser actualizados automáticamente al cambiar los datos -eliminando el problema de los informes fuera de fecha y desordenados. Los informes de SharePoint, además, no contienen las fórmulas utilizadas para generar los números.
Este enfoque también permite al personal de TI hacer un seguimiento de los informes que son más populares, indicó Oberoi. El personal entonces puede pulir estos informes y convertirlos en resúmenes oficiales de la compañía.
Otra buena costumbre que el personal de TI debería desarrollar a medida que se extiende el uso de PowerPivot: Mantenga un repositorio de fuentes de datos y métricas ordenadas, aconsejó Sallam. De esta manera, las organizaciones pueden permitir la creación de mashups de datos, siempre y cuando la fuente de datos ha sido revisada y limpiada.
Hasta cierto punto, puede haber profesionales de BI preocupados porque PowerPivot puede dejarlos sin trabajo. Sin embargo, es probable que no ocurra.
A pesar de que PowerPivot ofrece algunas capacidades de BI, nunca sustituirá a una plataforma con plenas capacidades de BI, señalan los analistas. Aun siendo utilizado como un mecanismo de reportes ad-hoc, PowerPivot no tiene la amplia gama de características que poseen otras ofertas de BI como Tibco Spotfire o Sallam Notes. PowerPivot debe ser estrictamente utilizado para generar reportes informales, recomendaron. Para reportes formales, las organizaciones que prefieren productos de Microsoft deberían utilizar SQL Server Reporting Services y SQL Server Analysis Services.
También tenga en cuenta que PowerPivot no podrá rectificar la mayoría de los problemas de calidad de datos, como la deduplicación de datos o problemas de linaje de datos. Tampoco trabaja con modelamiento avanzado, tales como lidiar con dimensiones que cambian lentamente o jerarquías múltiples, indicó James Diaz, jefe de tecnología de BI de Pentaho.
"Hay que asegurarse que se tiene una concordancia del 100% en las claves de bases de datos diferentes, y hay que tener mucho cuidado en cómo se hace la combinación, de lo contrario los datos resultantes no tendrán sentido. Esto es particularmente duro con conjuntos de datos que tienen diferentes niveles de granularidad ", indicó, y agregó que estos problemas se resuelven usando ETL (herramientas de extracción, transformación y carga).
"Estas herramientas no están fuera del entendimiento de un usuario avanzado de Excel, pero se debe hacer un factoring de la calidad de datos, porque incluso el más breve análisis de datos, tomando los datos equivocados, nos llevará a tomar malas decisiones", señaló Dixon.
Joab Jackson, IDG News Service