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Columnas de opinión

El cambio es la norma, prepárese para lidiar con el

Por: Michelle LaBrosse, fundadora y directora ejecutiva de Cheetah Learning

[28/09/2010] Si piensa que es cada vez más difícil mantenerse al día con las novedades de su empresa o proyecto, tiene razón. Para que tenga una idea de cómo el cambio es omnipresente, Amazon tiene más de 12 mil libros sobre el tema de la "gestión del cambio". El cambio impregna nuestra vida laboral como nunca antes.

Las cosas están cambiando a un ritmo más rápido, así que estamos casi siempre lidiando con las nuevas tecnologías, una reasignación de los presupuestos, nuevos mercados, nuevas ofertas de productos, un nuevo liderazgo, nuevas regulaciones o problemas de cumplimiento, cambios en la economía, la congelación de la contratación, o recortes de personal o reasignación. Cada día, cada hora, un gerente en alguna parte debe encontrar la manera de gestionar una nueva circunstancia. Éstos son algunos de los escenarios más comunes y algunas soluciones para ayudar a abordar las principales fuentes de cambio:
Mis recursos han cambiado"
Es fácil sentir que nos han quitado la alfombra, si se dan cambios en los recursos disponibles para un proyecto. Algunas de las cosas que lo pueden golpear son: un límite de presupuesto para el proyecto, un cambio en las cabezas del personal o una nueva tecnología disponible. Es tarea del jefe de proyecto considerar el impacto de estos cambios en la misión del equipo. Pero puede ser desalentador recalibrar un proyecto o un departamento para dar cabida a los recursos de cambio. ¿Qué cosa es prioritaria? ¿Decidir, por una parte, sobre el presupuesto, personal y horarios; o, por el contrario, sobre los límites de gastos y los plazos?
Al definir las limitaciones iniciales, el equipo del proyecto tiene una mejor idea de cómo proceder y qué concesiones deben hacer. Igualmente importante es que este ejercicio pueda conducir al equipo a buscar alternativas que sean más manejables con los escasos recursos, y que luego puedan presentar a la alta dirección. Es mejor pasar día y medio relanzando el proyecto sobre la base de un nuevo acuerdo, que crear una entrega final que nadie quiere o tratar de completar un proyecto con recursos insuficientes.
El entusiasmo del patrocinador del proyecto ha disminuido
Si el promotor del proyecto no está asistiendo a las reuniones de los avances, es menos sensible que antes a las solicitudes de información, o está cambiando los recursos disponibles para su equipo, esté preparado para buscar otro patrocinador. Pero también puede ser el momento de comprobar si las prioridades de la empresa han cambiado.
Esto ocurre más de lo que cabría esperar. No todas las propuestas de proyectos son viables de acuerdo a los objetivos estratégicos de la empresa. (Un estudio a 750 organizaciones, llevado a cabo Business Improvement Architects, encontró que solo el 32% de las empresas encuestadas dijo que tenían un proceso de priorización de proyectos.) El caso de una empresa con buena planificación de proyectos puede ayudar a asegurar que estén alineados con la estrategia corporativa y hará que sea más fácil seguir el ritmo de los cambios en la estrategia.
"Los clientes están cambiando sus requerimientos"
Los cambios en los requerimientos del cliente respecto a características específicas incluidas en los productos finales, son algunos de los aspectos más frustrantes de los proyectos. Es posible minimizar estos cambios mediante un conocimiento profundo de los problemas del cliente durante el proceso de planificación. Puesto que es difícil predecir el futuro con total exactitud, los gerentes deben estar preparados para dar prioridad a los nuevos requerimientos de los clientes para que se puedan concretar las transacciones.
Dar prioridad a las necesidades del cliente puede ser tan simple como asignar cinco puntos a los elementos que tienen que realizarse, tres a los que sería agradable tener, y uno a las cosas que no son tan importantes. Una regla de oro es limitar el número de requerimientos del cliente a no más de siete. Lo ideal sería que cada miembro del equipo vote sobre cada requerimiento.
"Mi personal está cambiando"
Ahora más que nunca, los cambios de personal son una realidad en el mundo del trabajo. Los proyectos a largo plazo ya no pueden confiar en mantener el mismo equipo humano en su lugar. La peor situación es perder a un miembro del equipo que no será reemplazado, pero además, la adición de un nuevo miembro del equipo puede interrumpir el progreso de un proyecto.
Cada vez que un equipo asimila a un nuevo miembro, se convierte en un nuevo equipo. Es importante que el equipo pase media hora juntos, desarrollando nuevas directrices del equipo y protocolos para las reuniones. Esto facilitará las relaciones de trabajo, crea un procedimiento para interactuar de forma positiva y previene conflictos destructivos.
La pérdida de un miembro del equipo que no se sustituye requiere mantener las líneas de comunicación abiertas con habilidades especiales de comunicación de los líderes del equipo. Comprométalos con una comunicación clara y directa. Asegúrese de proporcionar instrucciones claras sobre lo que tienen que hacer. Tómese su tiempo para responder a las preguntas con la mayor cantidad de información que pueda; reciba sus comentarios y escuche sus preocupaciones. Comprenda y explique lo que esto significa para ellos y elija las palabras que validen los sentimientos de las personas. Tome una lectura de la temperatura de la moral, identificando a quienes influyen en los departamentos clave y llévelos a almorzar o cenar fuera de la oficina; pregúnteles directamente cómo se está sintiendo la gente en ese momento.
Winston Churchill dijo una vez: "No hay nada malo con el cambio, si se encuentra en la dirección correcta". Con la preparación adecuada, información y comunicación, el cambio puede ser manejado con éxito y puede poner su proyecto en la dirección correcta, no importa cuáles sean las circunstancias.
Computerworld (US)
Michelle LaBrosse, PMP, es fundadora y directora ejecutiva de Cheetah Learning, así como autora de los libros Negociaciones de Cheetah y Gestión de Proyectos.