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Casos de éxito

El compromiso de Nissan Maquinarias

Al implementar nuevo ERP

[28/09/2010] Implementar un ERP debe constituir una de las experiencias más laboriosas para cualquier profesional de TI. Y quizás por ello es que es tan necesario el compromiso total de la empresa cliente para con su proyecto. Ello implica dedicar días de descanso, todo un equipo de trabajo en exclusiva, e incluso el receso de ciertas funciones, para acometer una tarea que de otro modo sería casi imposible de llevar a cabo.

Eso es lo que Nissan Maquinarias hizo para implementar en siete meses una solución SAP de ERP. La decisión la tomó porque la firma se dio cuenta que era imposible seguir creciendo con los sistemas que tenía y que los beneficios bien valían no solo los dólares pagados sino las horas dedicadas (incluyendo algunos feriados).
El estado
Nissan Maquinarias es una empresa con 53 años de vida. Se dedica a la importación y comercialización de vehículos de las marcas Nissan y Renault, y también de maquinaria y equipos Case. Se divide en cuatro unidades de negocios (Vehículos, Repuestos, Servicios y Taller, y Equipos Pesados) y considera fundamental la actualización de su factor humano y el encontrarse a la vanguardia de la tecnología.
Ya en 1998 la empresa sintió la necesidad de contar con una herramienta tecnológica que les permitiera manejar sus procesos de negocios, pero el momento no era el adecuado para la inversión. Era la época de los autos usados libres de impuestos y del ISC de 30% a los autos nuevos. Era necesario esperar un poco.
    Carmen Ruiz, jefa de Contabilidad de Auditoría Interna
    de Nissan Maquinarias; y Martín Atoche, gerente comercial
    de ActualiSAP, hablan sobre la implementación de SAP
    All-in-one en la firma.
En el 2007, nuevamente sintieron la necesidad de buscar alternativas para la empresa. La mayor parte de los sistemas que teníamos eran hechos en casa a la medida, sin embargo, empezamos a crecer y llegó un momento en el que la parte financiera-contable, que te da el termómetro de cómo va la situación de la empresa, había quedado como una isla que recibía información de todas las demás áreas, recuerda Carmen Ruiz, jefa de Contabilidad de Auditoría Interna de Nissan Maquinarias.
La contabilidad se tenía que realizar siempre en batch ya que no se contaba con operaciones en línea. Y por ello en algún momento la empresa quiso realizar mejoras con sus propios recursos: se deseaba jalar las operaciones que tenían la mayor cantidad de transacciones, aunque sea al día siguiente. A pesar de ello habían operaciones que se pasaban una vez al mes, y otras que se realizaban manualmente; todo ello demandaba una mayor cantidad de horas-hombre, a pesar de lo cual la firma solo podía contar con los estados financieros los días 20 o 25 del siguiente mes.
También intentaron elaborar algunos cuadros de gestión tratando de obtener la rentabilidad de las unidades de negocio para determinar cuál de ellas era la más rentable. También quisieron determinar que tan rentables eran sus operaciones en provincia, pero todo era muy laborioso pues básicamente se trabajaba con hojas de cálculo.
Nissan Maquinarias ha llegado a tener en Lima cinco locales, cada uno de los cuales posee en sí todas las unidades de negocio. Adicionalmente, la firma cuenta con tres tiendas en Lima que son mostradores de repuestos dirigidos al usuario final, una zona aduanera (donde llegan los vehículos importados) y un área de control de calidad. En provincias la firma cuenta con tres locales que brindan los servicios completos en Chiclayo, Huancayo y Piura, todos los cuales generan información a la que es necesario acceder.
Por otro lado, si bien es cierto que se deseaba incrementar el negocio con las ventas, había que tomar en consideración el control; es decir, controlar los gastos. En la parte de control de gastos por centros de costos se contaba también con un sistema hecho en casa en donde se implementó los centros de costos, pero amarrarlos bajo la jerarquía de unidades de negocio era una tarea sumamente trabajosa. Además, el nivel de error era grande, y si era necesario rastrear un error se requería de mucho tiempo.
Bajo estos dos conceptos: tener la información en línea de los estados financieros y controlar los gastos; es que se empezó a investigar en el mercado buscando herramientas más fuertes.
La solución
En el 2007 se reinicia la búsqueda de una solución a sus problemas. Se dan cuenta que necesitan un ERP y hacen un proceso de evaluación; un análisis técnico-económico de qué herramientas le pueden dar esa consolidación de información y tener información en tiempo real, poder presupuestar y medir el presupuesto en tiempo real. Es así como en el 2007 deciden por SAP, y toman a ActualiSAP como implementador, tanto para la implementación de la solución como para la venta del licenciamiento, sostiene Martín Atoche, gerente comercial de ActualiSAP.
En un primer momento ponderaron entre dos alternativas y se decidieron por SAP. Luego, en un segundo momento eligieron al implementador de SAP. En realidad, por la manera de presentar el producto y la manera como absolvió nuestras necesidades y como presento la solución vía SAP, fue que les dimos un buen puntaje en la evaluación a ActualiSAP, afirma Ruiz.
Lo que ActualiSAP encontró en Nissan Maquinarias es que el cliente había identificado claramente cuales eran sus puntos de dolor. Nissan Maquinarias había delimitado un alcance -que es importante porque el ERP puede implementar muchos procesos y uno se puede embarcar en un proyecto largo, costoso y sufrido- y se habían enfocado primero en sus puntos de dolor principales, y establecieron que harían con una herramienta como SAP.
La solución que se implementó se enfocó en finanzas, logística, compras y en armonizar los procesos que estaban en islas para ponerlos en línea con SAP.
El proceso duró siete meses, la propuesta inicial fue de seis meses pero se alargó. Las etapas del proyecto nos las dio ActualiSAP, con una metodología de implementación. Era una metodología diferente, bien programada, que requería bastante esfuerzo, y en el momento que entras te choca a pesar de que estamos acostumbrados a trabajar bajo presión. Pero la metodología te llevaba de una manera ordenada y luego entendías porque era así, todo era gradual y tenía su razón de ser, aunque esto lo comprendes cuando ya estás en la última etapa, señala Ruiz.
La metodología de implementación que se utilizó es una metodología aprobada por el Project Management Institute, el AceleratedSAP (ASAP), que se desarrolla en cinco etapas: preparación inicial, Business Blueprint, Realización, Preparación final y Go Live.
En el Business Blueprint, Nissan Maquinarias señaló cuáles eran los puntos de dolor, cuáles eran los procesos que están en el alcance de la implementación; mientras que ActualiSAP le señaló cuál eran las mejores prácticas para enfrentar esos puntos y cómo SAP los iba a solucionar. En esta fase también se determinaron los entregables.
En la realización se adecuaron las reglas de negocio de SAP a las necesidades de Nissan, según lo acordado en los documentos de la etapa anterior. Además se programó algunas interfases y reportes específicos. En la fase de preparación final se realizaron las pruebas de esfuerzo, y la capacitación a los usuarios finales. Finalmente, en la salida en vivo, la empresa deja sus sistemas actuales y comienza a operar en SAP.
Son cinco etapas, es una metodología BMI que va proporcionando entregables, eso te da un termómetro de cómo vas, si realmente se esta cumpliendo con lo pactado, sostiene Atoche.
Para el proyecto se designaron alrededor de unas 20 personas que se dedicaron a tiempo completo -dejando sus demás funciones dentro de Nissan Maquinarias- en una oficina especialmente habilitada cerca de la oficina principal.
Nissan Maquinarias entendió bien que éste era un factor de éxito y, por tanto, hizo una inversión en arrendar unas oficinas en Camino Real para que todo el equipo del proyecto se mudara ahí, en instalaciones cómodas, 100% dedicados al proyecto, agregó el ejecutivo.
Se dedicaron feriados e incluso Semana Santa para cumplir con los plazos, y a pesar de ello se alargó un mes más el tiempo pactado debido a que se encontró un Visual Basic III que no conversaba con SAP. Se tuvo que implementar un componente denominado Process Integrator, que es una especie de conector universal con el que se solucionó el problema.
Para las pruebas de esfuerzo nos fuimos a un local, a un centro de servicios que los sábados trabajan hasta la 1 pm. Hicimos comprobantes de pago ficticios, simulamos un día de venta de repuestos, servicios, cobros. Tomamos usuarios estratégicos, aquellos asequibles al cambio a los que pidieron su tiempo y esfuerzo para hacer las pruebas. Hicimos las pruebas de esfuerzo y simulamos las ventas. En la primera prueba, los resultados no fueron tan buenos pero nos sirvieron para hacer un resumen de todos los errores y de todo lo que pasó perfecto. Así pulimos las cosas, señala Ruiz.
La salida en vivo se dio el 9 de abril del 2009.
En la actualidad Nissan Maquinarias cuenta con unos 120 usuarios del SAP All-in-One. La inversión total del proyecto fue de aproximadamente 600 mil dólares.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú