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La nueva digitalización de documentos de Xerox

[07/10/2010] Son pocas las empresas que digitalizan sus documentos. De hecho, Xerox estima que tan solo un 2% de los documentos de las firmas se encuentra digitalizados, lo cual significa que es necesario un verdadero cambio cultural en las organizaciones; pero también significa que hay un gran mercado para las soluciones de digitalización.

Es por ello que la empresa norteamericana ha decidido reinventarse como ella misma lo dice, y ofrecer un sistema integral de digitalización que permite a las empresas reducir sus costos en el manejo de los datos hasta en un 40%, de acuerdo a sus estimados.
De acuerdo a Carlos Ochoa, gerente de Ventas GDO (Global Document Outsourcing) de Xerox del Perú, las empresas que tienen muchos años en el mercado y que nunca han digitalizado sus documentos muestran una gran vulnerabilidad, debido a que tienen grandes archivos físicos que con el correr del tiempo tienden a deteriorarse, además de constituir grandes gastos en cuentas de almacenaje.
Cuando se digitaliza un documento, el nivel de seguridad que adquiere dicha información es trascendental para la empresa, pues además redunda en una búsqueda de datos más ágil y fácil, sostuvo el ejecutivo.
Ochoa señaló que el primer paso en el proceso de digitalización de los documentos de una empresa es reforzar la cultura de los usuarios para el uso continuo del escáner en los equipos multifuncionales, mientras que el siguiente paso es contar con un software que le permite administrar de forma electrónica todos los documentos digitalizados.
El ahorro de tiempo en este proceso es sumamente valioso, pero además la digitalización de documentos permite a la empresa estar a la par de las modernas reglamentaciones de los organismos reguladores que imponen serios castigos si la firma no cumple con la entrega oportuna de los documentos requeridos. Al respecto, Ochoa señaló que esta solución es apropiada, por ejemplo, para que las instituciones financieras puedan contar con un flujo rápido y exacto de los documentos requeridos por el organismo regulador bancario. Además, de ser necesario, un documento que sea buscado podrá ser encontrado de manera más rápida.
Ochoa señaló que, en este contexto, el Perú es un mercado con amplio potencial por explorar pues a la fecha tan solo el 2% de los documentos de las empresas pasan por un sistema de gestión de documentos digitalizados, mientras que en Chile la penetración de este sistema es mucho mayor, aunque no detalló cifras.
El ahorro que puede alcanzar una empresa al implementar este sistema, siempre será de al menos dos dígitos, lo que dependerá del estado inicial de sus archivos y de la profundidad de la digitalización que desea obtener, señaló el ejecutivo.
La solución que ofrece Xerox es un sistema integral de gestión que está compuesto por escáneres y equipos multifuncionales, software de administración de documentos y el recurso humano necesario para realizar este trabajo. Ochoa resaltó el hecho de que su firma ofrece el servicio completo a diferencia de otras que solo proveen la digitalización o los equipos.
Hoy en día, Xerox [a nivel global] está evolucionando como empresa hacia una compañía de servicios, lo cual representa el 50% de los ingresos totales, equivalentes a 11 mil millones de dólares anuales, concluyó el ejecutivo.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú