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Reciclar los activos TI

Deshacerse de los equipos con tecnología del pasado ahora requiere tomar tantas previsiones como cuando se compró por primera vez.

[13/10/2010] Los departamentos de tecnologías de la información que practican la gestión de activos están aprendiendo a dominar el arte de jubilar el hardware en el momento adecuado. Pero tomar la decisión de retirar equipo TI es solo el comienzo, los gerentes de tecnología deben averiguar qué hacer con los sistemas que ya han pasado su mejor momento.

Atrás han quedado los días en que los administradores de TI llevaban las laptops usadas a casa para sus hijos pequeños, o cuando las empresas enviaban camiones cargados de monitores viejos al centro de reciclaje local (o, tiempo atrás, a la basura).
Ahora, gracias a las leyes de privacidad, las regulaciones ambientales, las normas de licenciamiento de software y otros factores, la adecuada eliminación de los equipos informáticos requiere que las empresas gasten tiempo significativo y algunas veces significativas cantidades de dinero.
He aquí un vistazo a todo lo que necesita saber sobre la eliminación de hardware, al estilo 2010.
Revise sus opciones corporativas
Hay miles de formas de deshacerse del hardware antiguo, pero no todas son igualmente viables a los ojos de las empresas de TI. Por ejemplo, la renovación de PC y computadoras portátiles para su reutilización interna es una opción, pero pocas organizaciones lo hacen por si mismas, dicen los expertos.
La compra de sistemas nuevos de marca no cuesta mucho en estos días, mientras que la renovación de los sistemas internos puede ser costosa además de requerir mucho tiempo, y también puede requerir conocimientos especializados.
Cuando se trata de objetos más grandes como equipos de centro de datos, algunos fabricantes ofrecen ahora la opción de llevarse los viejos sistemas para reciclarlos o restaurarlos, cuando el cliente compra un nuevo sistema (muy similar a lo que los grandes minoristas hacen con los electrodomésticos), sin embargo esta práctica aun no está muy extendida.
Dar o vender equipos antiguos a los empleados para su uso personal es otra opción, aunque los profesionales de TI entrevistados para este artículo dicen que sus empresas no lo hacen debido al costo y esfuerzo requeridos para hacer que los equipos antiguos sean realmente utilizables.
Eso deja al reciclaje, la donación y la reventa (de sistemas completos o por partes, de forma individual o en grupo) como las tres opciones más manejables para la mayoría de las empresas, a la hora de jubilar el hardware.
Incluso después de haber analizado sus opciones de eliminación, pocas empresas van por su cuenta.
Mientras que las empresas más pequeñas y con menos hardware pueden ser capaces de manejar las tareas de eliminación por si mismas, las grandes empresas con decenas o cientos de miles de computadoras ubicadas en todo el mundo tienen más probabilidades de recurrir a un tercero para manejar cualquier opción que elijan.
"Se necesita un socio en esto, porque cada vez es más difícil", señala Michael Lechner, director general de servicios de proyectos en PricewaterhouseCoopers LLP, ubicada en Tampa, Florida, que cuenta con múltiples subcontratistas para hacer frente a los viejos equipos de 40 mil usuarios en todo el mundo.
Normalmente, estos subcontratistas -llamados los vendedores de "la disposición de activos de TI" (en lugar de proveedores de eliminación)- van a reutilizar o revender los componentes que siguen siendo viables. Por las partes de, por ejemplo, una PC que no tienen valor en el mercado, la empresa de outsourcing va a vender el acero a una aduana o una fábrica, que normalmente la destruye para su reutilización. El plástico es vendido a procesadores que pueden convertirlo en "pellets" (bolitas), y el cobre se vende a las fábricas de latón o cobre, según Robert Houghton, presidente de Redemtech Inc., una empresa de outsourcing de Columbus, Ohio, que proporciona gestión de activos y servicios de planificación de ciclos de vida.
Al final, prácticamente nada se desperdicia. "Puede haber una cantidad muy pequeña de material sobrante, que se considera la pelusa -tal vez un 1% a 2% del peso (del activo original) que tiene que ser eliminados en un vertedero de residuos peligrosos", inidcó Houghton.
A medida que el mercado se satura, algunos proveedores de servicios de eliminación han comenzado a buscar provecho, causando que los observadores de la industria recomienden que las empresas pidan a sus subcontratistas que demuestren que están eliminando sus activos de una manera legal y ambientalmente responsable.
Proteja los datos de la empresa
Independientemente de lo que una empresa planee hacer con sus equipos viejos, y si decide contratar a un proveedor de servicios o no, el primer paso en el camino de la eliminación es proteger la información corporativa mediante la eliminación de todos los datos de los discos duros.
"Desde una perspectiva de protección de la información, es imperativo que nuestros activos sean borrados, sin importar lo que estemos planeando hacer con ellos", señala Sharon Dorsey, directora senior de recursos de información del grupo de manejo del ciclo de vida y tecnología de Marriott International Inc. Existen miles de programas que limpian los discos duros, pero Dorsey recomienda el uso de productos que se adhieren a las normas del Departamento de Defensa para la limpieza de datos de EE.UU. "El (número de limpiadas) mínimo según las normas del Departamento de Defensa es de tres, pero siete es lo óptimo", agrega.
A pesar de que la eliminación de datos es parte del paquete ofrecido por los proveedores de servicio de eliminación que contrata Marriott alrededor del mundo, el equipo de Dorsey limpia las unidades antes de que salgan de la empresa "como un paso adicional para limitar el riesgo", indica.
Proteger el Medio Ambiente
Los empleados de TI en Marriott toman el primer paso en limpiar los discos duros para proteger los datos de la empresa, pero cuando se trata de proteger el medio ambiente, la empresa confía por completo a los contratistas el trabajo de asegurarse que los equipos sean tratados en una manera ambientalmente sensibles. En los Estados Unidos, Marriott utiliza a Intechra Group LLC.
"No hay forma de que yo quiera que un activo de Marriott sea eliminado de forma inadecuada contradiciendo las leyes y regulaciones locales o estatales. Ahí hay un riesgo ambiental", señala Dorsey. "Una empresa como Marriott, con 3.400 sedes en 68 países, no tiene la mano de obra suficiente para hacer esto. La mayoría de empresas de eliminación con las que tratamos son grandes y tienen presencia no solo en EE.UU., sino fuera de él también, y están al día con las regulaciones locales".
Para las empresas más pequeñas que operan solo en los EE.UU., asegurarse que sus activos sean debidamente reciclados es un proceso más fácil, porque hay menos regulaciones en conflicto y hay menos equipos que eliminar. Sin embargo, es esencial controlar el proceso, en particular para las empresas que tienen una reputación verde que mantener.
Las empresas que utilizan subcontratistas deben asegurarse de que los proveedores de estos servicios estén reciclando y eliminando los componentes adecuadamente. Según la Red de Acción de Basilea, que se centra en cuestiones sobre los desechos electrónicos mundiales, hasta el 80% de artículos electrónicos que se recogen para ser "reciclados", en realidad terminan en barcazas con destino a países como China, Vietnam, Nigeria, Ghana y la India. Normalmente, la basura electrónica se encuentra en los vertederos, ya que muchos de esos países no prohíben esas prácticas.
Para ayudar a prevenir ese tipo de comportamiento, la Basel Action Network ofrece una certificación a través de su programa de e-Stewards para ayudar a identificar a los proveedores de servicios que reciclan y reutilizan los productos electrónicos de una manera responsable.
Algunas empresas van más lejos y hacen un seguimiento del proceso de eliminación, incluso cuando está siendo manejado por un tercero de confianza. La empresa de servicios financieros Citigroup Inc., por ejemplo, tiene una variedad de métodos de eliminación de los equipos informáticos utilizados por sus 300 mil empleados en todo el mundo.
Si un sistema viejo no se recupera para su reutilización, y si la reventa no es una opción, el equipo será "desmantelado" por uno de los tres principales compradores de servicios de la compañía, explica Jim Brown, vicepresidente ejecutivo senior responsable de la gestión de activos de escritorio en Citi.
Brown, que tiene su sede en St. Louis, dice que trabaja en estrecha colaboración con sus proveedores para entender exactamente donde terminan todos los materiales desechados. "Nos dicen a dónde van a ir los metales. Una parte va a Trex, que hace tablas de plástico, algunas se utilizan para hacer pontones en los muelles", señala. "Tenemos una política de cero relleno sanitario, y una perspectiva a largo plazo sobre el reciclaje".
Citigroup estableció su proceso de eliminación para que los clientes internos se animen a reciclar, agrega. Los directivos de los departamentos de la empresa deben tener en cuenta el costo de eliminación de los equipos en sus presupuestos, de tal modo que lo más que puedan reutilizar, será lo menos que tengan que pagar.
Brown estableció un sistema centralizado por el que la empresa de outsourcing de eliminación de residuos paga los residuos de Citigroup sobre los componentes que no pueden ser reutilizados en su forma actual, basado en los precios de los productos averiados -plásticos, algunos metales y papel. El año pasado, señala Brown, esos pagos cubrieron el costo de eliminación y de hecho se convirtieron en una fuente de ingresos.
Para el movimiento ambiental, las empresas deben tener en cuenta no solo el reciclaje y el proceso de eliminación, sino toda la vida útil del equipo.
Considere la ruta de la reutilización
Como parte de su proceso de compra de equipos de TI, Seventh Generation Inc., un fabricante de productos verdes de cuidado personal y para la familia, considera si los equipos informáticos se pueden reciclar y el impacto medioambiental del proceso que utilizó el vendedor para fabricar el sistema, señala Nancy Stoddard , vicepresidente de TI de la empresa con sede en Burlington, Vermont.
"La gente tiene que pensar en toda la figura, desde el principio hasta el final -no solo el hardware, sino también en los proveedores de donde lo está comprando: ¿Están siendo verdes?, señala. "Apple hasta hace muy poco estaba detrás del juego, por ejemplo, y ahora están por delante".
Si los sistemas van a ser reutilizados, la compañía borra los datos, limpia las máquinas y las recompone con el software que vino de fábrica, explica Adam Quinn, gerente de soporte de TI en Seventh Generation.
Seventh Generation hace todo el retiro de equipos por si mismos. Teniendo en cuenta que la compañía tiene unos 100 empleados, no es una tarea de enormes proporciones."Si está tratando con miles de computadoras, es difícil", señala Stoddard.
Sin embargo, el tamaño puede tener sus ventajas. Citigroup, por ejemplo, aprovecha su influencia con los grandes fabricantes como Microsoft Corp. por lo que pueden transferir las licencias de software junto con el equipo que es donado, indica Brown, explicando que las donaciones se facilitan a través de su brazo caritativo, la Fundación Citi.
Cuando se trata de la reutilización, la Oficina de Tecnología de Indiana es capaz de mantener con vida gran parte de los equipos de tecnología que han envejecido demasiado para sus 26 mil usuarios, dándoselos a los sistemas escolares del estado, señala Paul Baltzell, director de servicios distributivos.
"Las escuelas usan computadoras viejas en clases donde los alumnos están aprendiendo a usar el teclado y no hacen cosas complejas. O alguien los usa en la oficina, o si alguien está aprendiendo a reparar las computadoras", agrega. "De esta manera le estamos dando una segunda vida de nuestras computadoras".
El Estado trabaja con dos subcontratistas, Unicor y Workforce Inc., para disponer de cualquier equipo que no pase a los sistemas escolares. Sin costo alguno para Indiana, estas empresas recogen viejos equipos de TI, los desmantelan, venden lo que se pueda vender y reciclan el resto-, pero no comparten ninguna de las ganancias en ventas con el Estado, señala Baltzell.
Así como es complicado el proceso de jubilar de manera adecuada el hardware viejo, es importante dedicar tiempo y dinero para averiguar qué funciona mejor para su empresa. "En los últimos dos años, se ha convertido en un gran problema", señala Lechner, "y estamos mejorando en ello."
Ingresos sobre viejos equipos de TI
Algunas organizaciones pueden obtener un beneficio, o al menos reducir la cantidad que tienen que pagar por deshacerse de equipos de TI, permitiendo a los proveedores de servicios de eliminación, que vendan los activos que se llevan.
Sharon Dorsey, directora senior de recursos de información del grupo de manejo del ciclo de vida y tecnología de Marriott, dice que los subcontratistas de Marriott venden sistemas completos, componentes o materiales divididos en plástico grueso o metal, luego, cargan a la empresa hotelera por los elementos eliminados y reembolsan al estado por los ingresos de la reventa, menos una comisión.
"Estos proveedores cobran una tarifa estándar para equipos de escritorio, monitor o impresora. Tenemos una tarifa fija que hemos negociado", explica Dorsey."Si hacen un reventa, lo hacen por comisión, y obtienen un porcentaje x de la venta", señala Dorsey, quien se negó a dar más detalles porque Marriott se encuentra en medio de la negociación de un nuevo contrato en los EE.UU.
Cuando los subcontratistas de PricewaterhouseCoopers (PWC) revenden sistemas como PC o portátiles, que son relativamente fáciles de renovar y revender y siempre tienen demanda, PWC podría compartir parte de esa ganancia o recibir créditos de carbono a cambio, indica Michael Lechner, director gerente de servicios de proyecto. Sin embargo, esto solo funciona para los equipos que siguen siendo populares."Cualquiera que trate de deshacerse de un viejo monitor de tubos tendría que pagar para que sea eliminado", afirma.
Cara Garretson, Computerworld (EE.UU.)