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Reportajes y análisis

Sáquele el jugo al correo electrónico de Google

[12/11/2010] Hace mucho tiempo, la mayoría de las personas que utilizaban correo web eran mochileros rumbo a Europa, con aroma a pachuli y que frecuentaban cibercafés. Casi todos los demás utilizaban un cliente de correo electrónico real que corría en el escritorio.

Pero los tiempos cambian. Con el lanzamiento de Gmail de Google en el 2004, el correo electrónico se convirtió lo suficientemente potente como para sustituir al cliente de escritorio. Desde entonces, Hotmail de Microsoft y Yahoo Mail han sumado características a sus correos para ponerse al día, pero Gmail sigue siendo mi favorito; lo he estado utilizando como mi cuenta principal de correo electrónico personal y para el trabajo durante los últimos tres años.
También es el favorito de muchos usuarios de negocios o caseros. Gmail tenía 49 millones de usuarios en septiembre, según comScore, convirtiéndolo en el segundo servicio de correo web más popular después de Yahoo Mail. Aun más, Gmail viene incorporado en los teléfonos inteligentes Android, así que es algo natural para los usuarios de Android.
Gmail es potente y flexible, pero no todos le están sacando el mayor provecho. Lo puede reforzar mediante la aplicación de estos consejos y herramientas para personalizar y ampliar su cuenta.
Consejos básicos e intermedios
Utilice Priority Inbox: Priority Inbox o bandeja de entrada prioritaria es una nueva función de Gmail que utiliza algoritmos para determinar qué mensajes de su bandeja de entrada son más importantes. Su funcionamiento es muy parecido a un filtro de spam. Priority Inbox busca similitudes entre un nuevo mensaje entrante y los mensajes que ha recibido en el pasado. Si el nuevo e-mail es similar a los mensajes que ha leído y respondido, Gmail filtra el mensaje a la Bandeja de entrada prioritaria.
Si el nuevo correo electrónico se parece a los mensajes que ha ignorado, Gmail asume que no es tan importante y lo deja en su bandeja regular.
Priority Inbox es una gran función, ya que le ahorra el tiempo de discernir su correo electrónico. Sus mensajes más importantes son llevados a la parte superior de su bandeja de entrada, para que les pueda dar atención inmediata. Los mensajes menos importantes se desplazan más abajo en su bandeja, donde se hará cargo de ellos cuando tenga tiempo.
Puede activar y personalizar Priority Inbox haciendo clic en Configuración -> Priority Inbox, desde allí, puede personalizar las secciones de su bandeja de entrada prioritaria, enseñarle a Priority Inbox a reconocer los mensajes importantes para usted y más.
Deshabilite la opción de agrupar conversaciones: De forma predeterminada, Gmail agrupa todos los mensajes que tengan el mismo asunto. Gmail asume que todos son parte de la misma conversación. Los mensajes con asuntos idénticos se ocultan bajo el mensaje más reciente, hay que hacer clic para ver el resto.
Ésta vista de conversaciones fue una característica revolucionaria cuando se lanzó Gmail, y también de división –a algunos usuarios (incluido yo) les encanta, mientras que otros no pueden soportarlo. Los opositores dicen que es muy difícil separar los mensajes no leídos en un tejido de mensajes nuevos sin leer, tienen que vadear a través de los mensajes leídos para encontrar los mensajes de correos nuevos.
Google lanzó en setiembre una ayuda para los que odian esto y dio a los usuarios una opción para desactivar el agrupamiento de conversaciones. Aquí le indicamos cómo hacerlo: Ir a Ajustes -> General -> Vista de conversación y activar en la casilla correspondiente.
Activando y desactivando conversaciones: ¿Odia la vista de las conversaciones (que se muestra en la parte superior)? Desactívelas (abajo).
Los administradores de Google Apps tendrán que activar la opción "Habilitar funciones de pre-lanzamiento" en el panel de control de Google Apps para permitir a los usuarios cambiar entre conversaciones y una vista normal (más adelante en la historia, mayor información sobre cómo hacerlo).
Recibir notificaciones de correo entrante: El software del correo electrónico de escritorio incluye señales para hacerle saber cuando tiene un mensaje nuevo, reproduciendo un sonido o mostrando un notificador emergente. El notificador de Goolgle es gratuito y hace lo mismo en Gmail. Se ejecuta en el escritorio y le permite saber cuando tiene correo nuevo.
También puede configurarse a Gmail como su correo electrónico de escritorio por defecto, por lo que si hace clic en una dirección de correo electrónico en una página web o un documento, la acción abre un nuevo mensaje de correo en Gmail. Y el notificador de Google le advertirá sobre las próximas reuniones de Google Calendar también.
Desafortunadamente, no puede ser configurado para mostrar solo los nuevos mensajes de Priority Inbox, sino que le muestra todos los mensajes nuevos en su bandeja de entrada.
Utilice el ícono de autenticación para remitentes verificados: Este consejo le puede ahorrar dolores de cabeza sobre seguridad: Gmail se puede configurar para que muestre un ícono especial al lado de correos electrónicos procedentes de eBay y PayPal, para verificar que el correo electrónico es legítimo y parece ser que proviene del remitente. Esto le ayudará a protegerse del phishing. Para activar la función, vaya a Configuración -. Labs y habilite ícono de autenticación para remitentes verificados.
Personalice la interfase de usuario: Gmail Labs es el lugar donde Google le permite habilitar características experimentales de Gmail. Tiene una serie de cosas para personalizar la interfase de usuario y simplificar la lectura de correo. Algunos de mis favoritos que recomiendo habilitar:
*Añada "Marcar como leído" a la fila de botones en la parte superior de Gmail, para que pueda marcar un mensaje como leído sin necesidad de abrirlo. De lo contrario, tendría que hacer clic en el menú "Más acciones" para hacer lo mismo, estoy agotado solo de pensar en el trabajo extra que esto supone.
*Añada "Enviar y archivar" a la ventana de composición de mensajes salientes, para enviar su respuesta a un mensaje y archivarlo con un solo clic. Antes de la disponibilidad de esta característica, los usuarios de Gmail tenían que enviar un correo electrónico, a continuación, archivar la conversación haciendo clic por separado. ¿Cómo lo soportamos?
*Ver el contenido multimedia en línea en su e-mail. Habilite "vistas previas de Flickr en el correo", "vistas previas de Google Maps en el correo", "vistas previas de Picasa en el correo", y "Vistas previas de Yelp en el correo" para ver el contenido de los enlaces a los servicios en línea en sus mensajes de correo. Del mismo modo, los usuarios de Google Voice desearán habilitar "Reproductor de Google Voice en el correo" para escuchar sus mensajes de voz de Google en el correo electrónico.
Explore otras características de Labs: Labs tiene una gran cantidad de otras funciones, así que vale la pena navegar en ellas. Algunos más de mis favoritas son:
* "Responder a todos por defecto" hace que "responder a todos" sea la opción por defecto al responder a los mensajes, en lugar de "responder al remitente.
* "No te olvides de Bob", sugiere destinatarios adicionales cuando está componiendo un mensaje.
* "¿Se ha equivocado de persona?" le advierte si piensa que se ha equivocado en poner la dirección de a quién va dirigido un mensaje.
* "Auto-Advance" cambia la acción por defecto al eliminar, archivar o silenciar una conversación. En lugar de regresar a su bandeja de entrada, que es el comportamiento predeterminado, Gmail abre la siguiente conversación, lo que le ahorra un clic.
* "Sender Time Zone" le dice qué hora es en la localización de donde el remitente envía el mensaje.
El uso de extensiones de terceros
Puede agregar más potencia a Gmail mediante el uso de los servicios de terceros que se integran con Gmail.
Rapportive: Rapportive, que se ejecuta en Chrome, Firefox, Safari y el cliente Mailplane de Gmail, muestra un cuadro de información sobre los remitentes de mensajes, colocado junto a los mensajes de correo electrónico. Se puede mostrar una foto del remitente (si está disponible en la web), así como los últimos tweets y otras actividades de comunicación social. Es muy útil cuando se trata de correos electrónicos de extraños, literalmente, da una cara a la dirección de correo electrónico.
Rapportive trabaja cruzando referencias de la dirección de correo electrónico del remitente con bases de datos públicas en línea, como Gravatar, perfiles de Google, Twitter, Rapleaf, LinkedIn y mucho más. (Los usuarios también pueden introducir y actualizar su propia información con Rapportive.) Si uno de esos servicios tiene una imagen de perfil del remitente del mensaje, Rapportive muestra esa imagen al lado del correo del remitente, junto con enlaces a lTwitter del remitente, LinkedIn y otras páginas de los medios sociales.
Nota: Rapportive no siempre es capaz de encontrar información acerca de un remitente de inmediato, pero generalmente lo hace en pocos minutos.
Rapportive dice que solo utiliza la información pública de esos servicios. En otras palabras, si su configuración de privacidad de Facebook dice que solo sus amigos pueden ver su foto de perfil de Facebook, Rapportive no la mostrará en Gmail. Pero aún así, Rapportive podría parecer espeluznante a las personas que no saben la cantidad de información acerca de ellas que es pública, así que utilícela con precaución (o, para ser más cándido, diga que la está utilizando con precaución).
Boomerang: Boomerang para Gmail de Baydin le permite programar e-mails para enviarlos más tarde. Se instala como una extensión en Firefox o Google Chrome, y añade un gran "Enviar más tarde" para la parte superior de la ventana de composición. Úselo para programas correos que salgan dentro de una hora, mañana, o el próximo mes - en cualquier momento en el futuro, incluso si su equipo está sin conexión o apagado completamente.
Para utilizar Boomerang, necesita darle acceso a su cuenta de Gmail. La compañía dice que solo tiene acceso a los encabezados, pero técnicamente podrían acceder a los mensajes completos. Y en algunos casos incluso los encabezados de los mensajes pueden contener información confidencial. Así que querrá ser cuidadoso al usar Boomerang con la información sensible o en entornos regulados.
Boomerang se encuentra en versión beta y requiere de una invitación para probarlo, pero puede registrarse para obtener una invitación en línea o seguir a @baydinsoftware en Twitter y pedirle una invitación, los desarrolladores dicen que le enviarán un mensaje directo con un código de invitación en el plazo de un día.
Mailplane: Mailplane es un cliente de Gmail completamente funcional solo para Mac. Es un navegador web que está personalizado para el uso exclusivo con Gmail, no tiene una barra de direcciones, y no se puede utilizar para abrir sitios web que no sean de Gmail. Esto significa que Gmail está siempre abierta en el escritorio, y si tiene múltiples cuentas de Gmail y Google Apps, puede estar conectado a la vez a un número ilimitado de ellas.
Mailplane le permite acceder a su libreta de direcciones de Mac OS X para enviar el correo, se integra con iPhoto y mucho más. Tiene su propio notificador integrado, pero a diferencia de Google Notifier, Mailplane se puede configurar para mostrar solamente los nuevos mensajes de su Priority Inbox.
Consejos poderosos
Utilice su propio dominio con Gmail: No tiene que tener una dirección @gmail.com para utilizar Gmail. Regístrese en Google Apps, y puede utilizar el cliente de correo web de Gmail con su propio dominio. La edición estándar es gratuita y soporta hasta 50 usuarios. Es ideal para usuarios individuales y pequeñas empresas.
La edición Premier comienza en 50 dólares por cuenta de usuario al año y permite funciones adicionales, incluyendo mayor almacenamiento y un número ilimitado de usuarios. (Las cuentas regulares de Gmail y el servicio de correo en Google Apps Standard Edition soportan 7GB por usuario, mientras que la edición premier soporta hasta 25GB.) Además de Gmail, obtiene otras Google Apps con su dominio propio, incluidos Google Calendar, Google Groups y Google Docs.
Agregue correos de múltiples cuentas: ¿Harto de comprobar múltiples bandejas de entrada, posiblemente en diferentes clientes de correo electrónico, para mantenerse al día con todas sus cuentas de correo electrónico? En su lugar, envíe todos sus mensajes de correo electrónico a Gmail. Vaya a Ajustes -> Cuentas -> "Recibir mensajes de otras cuentas" o "Comprobar correo mediante POP3," dependiendo de la versión de Gmail que esté usando. Introduzca la dirección de correo electrónico y dirección POP3 del servidor remoto que desea comprobar. (¿No es un profesional de TI?, puede obtener esa información de su administrador de correo electrónico o de las instrucciones de configuración de su proveedor de servicios de Internet.)
Advertencia: Agregar el correo electrónico de su empleador en Gmail puede violar las políticas de seguridad y las regulaciones de confidencialidad. Si es un usuario final, consulte con su administrador de TI sobre el permiso, y si es un gerente de TI, consulte con los oficiales de cumplimiento de su empresa.
Gmail de vez en cuando sondeará el servidor externo para ver los mensajes nuevos. A mayor frecuencia en que reciba correos en ese servidor, mayor será la frecuencia en que Gmail buscará. Puede acelerar esto aún más yendo a Configuración -> Labs y habilitar "Actualizar las cuentas POP", que añade un enlace a la parte superior de su cuenta de Gmail que le permite sondear servidores externos POP de forma manual.
La agregación de Gmail funciona con otros servicios de correo web, siempre que estos también soporten POP. Hotmail lo hace, al igual que la versión Premium de Yahoo Mail, pero no la versión básica y gratuita de correo Yahoo.
Utilice servidores remotos para enviar correo: Cuando tiene a Gmail verificando correos de servidores remotos, puede también configurar a Gmail para que envíe mensajes utilizando su dirección de correo electrónico en el servidor remoto. Configúrelo en Configuración -> Cuentas -> Enviar mensaje como.
Si lo hace, será evidente para el receptor en algunos sistemas de correo electrónico, con una mirada a la dirección "De", que el mensaje proviene de Gmail y no del servidor remoto -dirá algo como "< mi cuenta de Gmail> en lugar de <mi dirección alternativa> o <mi direccion alternativa (enviada por <mi dirección de Gmail>). " En otros casos, el destinatario podrá ver su dirección de Gmail examinando las cabeceras de correo electrónico.
Gmail enviados desde otro servidor de correo SMTP: Para resolver este problema, puede configurar Gmail para que utilice la dirección remota del servidor SMTP para enviar el e-mail. Acceda a la dirección SMTP remota cuando aparezca la dirección POP3, y configure ambas al mismo tiempo.
Advertencia: Como en el consejo anterior, no trate de utilizar el servidor SMTP de su empleador sin pedir permiso primero. Muchos administradores de TI han bloqueado esta opción en un sistema empresarial.
En Gmail, vaya a Configuración -> Cuentas -> Enviar mensaje como. Si está configurando una nueva dirección de "Enviar mensaje como", haga clic en "Enviar mensajes de otra dirección" o "Añadir otra dirección de correo electrónico de su propiedad", según la versión de Gmail que esté utilizando. Si va a editar una dirección existente, busque esa dirección en la lista y luego haga clic en "Editar información".De cualquier manera, una vez que haya empezado la configuración, solo tiene que seguir las instrucciones del asistente hasta el final.
Agregue correo para múltiples dominios: Con Google Apps, puede agregar el correo electrónico de varios dominios. Esto es mejor que ir a buscarlos de forma remota, es más rápido porque el correo electrónico entrante va directamente a su cuenta de Google Apps. Además, no tiene que meterse con la configuración SMTP. Para configurarlo, vaya a Configuración -> Administrar este dominio -> Configuración de dominio -> Los nombres de dominio, y siga las instrucciones para agregar un dominio.
Esto es útil para las empresas que hacen negocios bajo varios dominios, personas de diferentes unidades de negocio pueden tener sus propias direcciones de correo electrónico de marca y hacer que todos vayan a la misma cuenta de Google Apps.
Consiga novedades de forma más rápida en Google Apps, si se atreve: Google lanza nuevas funciones experimentales de Gmail en primer lugar a distintos usuarios individuales, manteniéndolas al margen de los clientes de Google Apps hasta más adelante. Los administradores de Google Apps más aventureros pueden obtener estas novedades más rápido excavando en el Panel de control. Seleccionando Administrar este dominio -> Configuración de dominio -> General -> Nuevos servicios y funciones de pre-lanzamiento. Marque "Añadir automáticamente los nuevos servicios cuando estén disponibles", y también "Habilitar funciones de pre-lanzamiento". También, en "Panel de control", seleccione "siguiente generación (solamente en inglés americano)".
Advertencia: Estos ajustes están deliberadamente ocultos para que los usuarios sepan que van a obtener acceso a características experimentales. Si no está dispuesto a correr el riesgo de que su e-mail se vuelva flojo, solo quédese con la configuración por defecto, y solo obtendrá nuevas funciones después de que hayan sido probadas por otras personas. Es más seguro de esa manera.
Usando estos consejos y herramientas, usted hacer aún más potente su cliente de correo electrónico. Comparta sus propios consejos favoritos sobre Gmail en los comentarios del lector.
Mitch Wagner, Computerworld (US)