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Microsoft Lync: Los pros y contras para las empresas

[25/11/2010] Lync, la próxima generación de software de Microsoft Office Communications Server, se dio a conocer la semana pasada en Nueva York, con una sorpresiva aparición de Bill Gates a través de su herramienta de video conferencia.


Esencialmente, Lync es OCS (Office Communications Server) con nuevas y mejoradas características unificadas de comunicaciones, como e911 y la búsqueda por habilidad. Pero el set de características generales de mensajería instantánea para las empresas, conferencias de audio y video, y telefonía de voz sobre IP sigue siendo la misma.

Microsoft, sin embargo, le está dedicando más recursos y márketing a Lync (y dándole un nombre de marca corto y pegajoso). También ha reforzado la cantidad de socios para Lync, así como lo han hecho Cisco, Avaya e IBM en el espacio de las comunicaciones unificadas (UC)

El software del cliente y servidor Lync estarán a la venta el 1 de diciembre. La versión de Lync basada en la nube, Lync en línea, saldrá el próximo año, como parte de Office 365.

El atractivo para las empresas es que Lync es capaz de aumentar o reemplazar los sistemas PBX tradicionales y las conferencias, ahorrando el dinero de las empresas sobre los costos de hardware y licencias.
 
Pero hay otras serias consideraciones para las compañías que buscan Lync. Hace más fáciles las comunicaciones y podría ser un ahorro de dinero, pero tiene el potencial de ser una distracción para los trabajadores, y la voz y el video consumen ancho de banda de la red.

En el evento de lanzamiento en Nueva York, Shane O'Neill de CIO.com se reunió con el vicepresidente de Gartner Research, Stephen Blood, para comentar las ventajas y desafíos de mudar su empresa a Lync.
Ventajas de Lync
Fluida concentración de tecnologías: Lo que Lync le ofrece a las empresas es la capacidad de acceder y cambiar entre mensajería instantánea, telefonía con funciones de voz y video en una sola interfase. Otras empresas ofrecen estas herramientas, pero ninguna de ellas las integra a la perfección, así como Microsoft, señala Blood.

El mayor competidor de Lync es Cisco, pero su suite de UC tiende a ser más cara. De igual modo, la suite UC de IBM, no tiene el componente de voz. Tiene mensajería instantánea y conferencias web, pero confía en los proveedores de PBX para la parte de telefonía vocal.

Para TI, señala Blood, la integración de Lync hace la vida más fácil, ya que solo necesitan una PC y un conjunto de servidores de un proveedor para utilizar Lync.

Lync ofrece una mejor gestión de ancho de banda: Con Lync, Microsoft proporciona una mejor gestión de ancho de banda que la ofrecida con OCS.

"Han añadido el control de admisión de llamadas, una función común en los sistemas PBX que monitorea el número de usuarios que puedan acceder a la red al mismo tiempo", indica Blood. "Con la OCS no había capacidad de controlar cuántos usuarios estaban utilizando el ancho de banda. Solo podía mantener la adición de usuarios, que con el tiempo deterioraba la calidad de llamada.

La actualización Lync de gestión de ancho de banda también permite a los profesionales de TI, dividir lo que ocurre en la WAN y lo que pasa a través de Internet. Por ejemplo, puede enrutar las llamadas de voz a través de la WAN, pero enrutar el video a través de Internet si éste no tiene que tener una calidad perfecta. Esto es algo que no se podía hacer con el OCS.

El beneficio del precio de Lync: Lync Server 2010 sigue el modelo CAL (licencia de acceso de cliente), donde se requiere una licencia para cada usuario.
Hay tres opciones de licencia para Lync http://lync.microsoft.com/en-us/HowToBuy/Pages/pricing-licensing.aspx: una CAL estándar que incluye la mensajería y presencia instantáneas a un costo de 31 dólares por usuario; una CAL Enterprise que incluye todo lo de una CAL estándar, además de audio, video y conferencia web, a un costo de 107 dólares por usuario; y una CAL Plus que incluye las tecnologías empresariales de telefonía vocal, más todo lo que trae una CAL estándar y algunas características de Cal Plus -también a un costo de 107 dólares.

Para habilitar todas las características, el usuario debe tener licencias de las tres CAL.

En comparación, los certificados básicos de voz de Cisco y Avaya cuestan 250 dólares.

"Hay un buen argumento de negocio para implementar los productos de voz de Microsoft en lugar de Avaya o Cisco", indica Blood.

Los ahorros se hacen más evidentes cuando se comparan Lync y la suite de voz, video y mensajería de Cisco, llamada Cisco Unified Workspace Licensing. El costo de la edición profesional de la suite de Cisco es de 500 dólares.

Retos de Lync
Lync sigue usando mucho ancho de banda: A pesar de su gestión de ancho de banda mejorada, Lync todavía utiliza un mayor ancho de banda que las soluciones tradicionales, señala Blood, y las empresas tendrán que dar cuenta de ello de alguna manera.

Con un sistema PBX no se puede hacer video, por lo que limita la cantidad de ancho de banda que utiliza. Tener telefonía de voz y video en el mismo producto ocupa mucho ancho de banda, anota Blood.

"La desventaja es que con Lync va a gastar más dinero incrementando la capacidad de la WAN, posiblemente hasta 250 mil dólares para cubrir voz y vídeo", añade. "TI tiene que prepararse para eso".
Lync obligará a que las empresas evalúen cómo está estructurado TI: Lync también exigirá que las empresas miren más de cerca la forma en que sus redes están diseñadas, y cómo están estructuradas sus organizaciones de TI.

Tradicionalmente, la parte de la organización de TI que implementa Lync para la mensajería instantánea, SharePoint y Exchange es diferente de la parte de TI que implementa las herramientas de voz y video.

"Las empresas tienen que encontrar la manera de hacer que estas personas trabajen juntas", señala Blood, "lo que es particularmente difícil para las grandes empresas con gran cantidad de políticas internas".

¿Los usuarios se acostumbrarán a tener más interrupciones?: Blood señala que Lync hace la comunicación más fácil y más flexible, pero también podría dar lugar a una fuerza laboral que esté aún más distraída.

"Para que Lync sea realmente utilizada en toda la empresa, los trabajadores tendrán que superar el obstáculo de tener más interrupciones", indica. "Uno termina haciendo cosas que no estaba planeando hacer y que no son tan productivas. Esto se ha convertido en la norma de trabajo para muchas personas, pero fundamentalmente para trabajadores jóvenes".

Si introduce Lync en toda la empresa a la vez, advierte Blood, es posible que note que no todos la utilizarán.

Los primeros lanzamientos deben ser para grupos específicos de  trabajadores como prueba, para ver si Lync puede impulsar el negocio. "Hay que ver el ROI antes de lanzársela a todos ", finaliza Blood.
Shane O'Neill, CIO.com