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Casos de éxito

La apuesta por el futuro

Pisco 3Navajas implementa Microsoft Dynamics GP

[30/11/2010] Cuando la empresa crece es necesario invertir en su futuro. Pero ¿cuándo es el mejor momento para hacerlo? La prudencia aconseja que se haga cuando la inversión que se realice se encuentre plenamente respaldada por un buen ROI; sin embargo, existen momentos en los que las necesidades actuales y futuras son tan apremiantes que los cálculos al detalle no son imprescindibles.

Esa es la situación por la que pasó Pisco 3Navajas. Su buen crecimiento le otorgó a sus directivos la confianza necesaria para embarcarse en un proyecto de implementación de un ERP que financieramente, quizás, hubiera sido no aconsejable en ese momento, pero que en términos prácticos era lo que imperiosamente necesitaba la firma para seguir creciendo.
Por su puesto, hubo dificultades en el camino, pero como en toda buena historia de implementación, éstas se superaron con imaginación y, sobre todo, con empeño.
Un nuevo rubro
Es raro encontrar implementaciones de ERP en la industria del pisco. En general, es extraño el uso de estas herramientas en las empresas de los rubros relacionados a los alimentos, y por ello es que fue particularmente desafiante para G&S -el implementador de Microsoft Dynamics en Pisco 3Navajas- realizar un proyecto de ERP en una de estas firmas.
La empresa se dedica a la elaboración de pisco en siete variedades (Albilla, Torontel, Italia, Moscatel, acholado, Quebranta y un mosto verde con Italia que aún se encuentra madurando) pero comenzó como una empresa familiar con áreas de cultivo en Mala, que atendía principalmente a los conocidos cercanos y a algunas empresas a través de productos personalizados.
Hace ocho años comenzó su actividad, pero fue recién hace seis que se constituyó más profesionalmente como un negocio. Desde entonces y hasta el 2007 la firma emitía unas cuantas facturas mensuales, llegando a picos de 20 de estos documentos en meses como diciembre. La hoja de cálculo les era suficiente.
Sin embargo, hace dos años, la empresa decidió dar un paso más en su desarrollo e ingresó a distribuir su producto a través de supermercados, licorerías y restaurantes cinco tenedores. Se contrató personal administrativo y de ventas, y a pesar de ello la carga laboral seguía creciendo.
Al menos, yo que manejaba la parte administrativa sentía que los papeles me comenzaban a desbordar. El crecimiento, creo que debido a algunas buenas decisiones que se tomaron, fue de entre 100% y 200% anual. De hecho, nuestra inversión inicial como empresa fue de cinco mil dólares y hoy tenemos un stock de 150 mil dólares, afirma Juan Saona, gerente general de Pisco 3Navajas.
Saona percibía que dedicaba mucho tiempo a la labor administrativa en lugar de dedicarse a tareas como la venta o la producción del pisco, y por ello es que decidió invertir en un ERP para el manejo de la empresa.
Investigando el mercado consideró que una buena opción era la tecnología que Microsoft le ofrecía, y contactó con una empresa para comenzar el proceso de implementación. Pero aquí surgió el primer problema.
Algunos problemas
El nivel de compromiso que el implementador mostró hacia el proyecto no fue el que Saona esperaba. La clave del éxito no solo se basa en una buena tecnología sino también en encontrar a alguien que se comprometa contigo en la implementación, y que no solo se conforme con ser un proveedor que hace tres clics y se va. Debe ser alguien que perdure en el tiempo como socio estratégico, enfatiza el ejecutivo.
Esa decepción llevó a Saona a tomar una decisión poco frecuente en los procesos de implementación de un ERP: cambiar de implementador. Al mes y medio de iniciado el proyecto, Saona decidió dejar a la firma que inicialmente había contactado y buscar una empresa que cumpliera con sus expectativas. Gracias a los contactos, conocidos y referencias, luego de tan solo 15 días de búsqueda Saona eligió a G&S, empresa con la que finalmente llevó a cabo la implementación.
Comenzamos a hacer el modelo de negocio y la verdad éste fue mas allá de lo que esperaba. Yo deseaba capturar compras y ventas, registrarlas y hacerles seguimiento. Pero hicimos un proceso casi desde la base del producto, definimos inventarios, los ítems que iban a componer los productos finales y esos productos finales eran transformados en una factura, y al momento que se emitía la factura descargaba a los niveles de stock, recuerda Saona.
La implementación siguió su camino pero no estuvo exenta de problemas adicionales. ¿Qué otra cosa podía suceder? El contador, pieza clave del proceso, también cambió durante el curso de la implementación.
Había que seguir adelante y eso se hizo, a pesar de que obviamente este último imprevisto tuvo sus consecuencias sobre los plazos estimados de la implementación. Si antes se consideraba que el proceso podía concluirse en cuatro meses, al final, debido al cambio del contador, se tuvo que prolongar hasta los ocho meses.
Es un hecho que los cambios ocasionados por este tipo de eventos no pueden ser anticipados, sino que tienen que ser acometidos con empeño e ingenio una vez que se producen, como ciertamente lo hizo Pisco 3Navajas. Pero también es cierto que no son los únicos tipos de cambio por los que pueden pasar estos procesos; los cambios en la estrategia de implementación también pueden presentarse.
3Navajas tuvo que realizar un cambio de este tipo. Prácticamente a la mitad del proyecto decidieron que era mejor comenzar con un stock inicial y capturar la información a partir de ese momento, en lugar de -como lo habían planificado inicialmente- volcar toda la información histórica de la empresa en el ERP para comenzar a funcionar.
Cambio de implementador, de contador y de estrategia de implementación, son suficientes desafíos como para señalar que la empresa pasó por un proceso poco sencillo, pero también para afirmar que a pesar de todo ello llegaron a buen puerto.
Las ganancias
El producto que se acomodaba a una empresa mediana en evolución como 3Navajas fue Microsoft Dynamics GP. Los módulos que requería el negocio fueron los de compras, inventarios (stocks, ítems), y ventas. Todos esos módulos que llamamos operativos viajan en una sola interfase contable al módulo financiero. Esto permite en todo momento consultar remotamente aquellos reportes que te ayuden a tomar decisiones. Lo que se quiso fue mejorar el control, algo que debido a la dimensión que alcanzaba su negocio, había que hacer mediante la implementación de un ERP, sostiene Eder Arteaga, gerente de soluciones de negocios de G&S, a propósito de su experiencia en 3Navajas.
Por parte de la empresa conformó un grupo de cuatro personas lideradas por Saona para la implementación del ERP, mientras que por parte de G&S se constituyó un grupo similar conformado por cinco personas, lideradas por Javier Gonzáles, gerente de G&S y por el propio Arteaga.
Luego de la implementación, Saona reconoce que el cambio es espectacular. Ahora ya no debe distraer el tiempo de una persona si desea tener un reporte sobre alguna métrica en particular. Además, la herramienta le dio una visibilidad tal de su negocio que recién desde la implementación de ésta pudo darse cuenta que maneja aproximadamente ocho mil ítems como parte de las operaciones de la compañía.
Los diversos tipos de pisco, las botellas que usan, las tapas, las etiquetas, y todos los elementos que utilizan les son ahora totalmente transparentes. Igualmente visibles son los costos de cada uno de sus productos y el margen con el que se manejan en la actualidad. Antes, confiesa Saona, existía la posibilidad de que se perdieran algunos litros de producto o algunas botellas utilizadas en el proceso, ahora el control que mantiene sobre su empresa y sobre su producto es formidable.
Inversión y recomendaciones
Saona no proporcionó una cifra pero estimó que la inversión realizada es equivalente al 10% de sus ingresos. Un monto que señala fue más allá de nuestras capacidades, pero que creímos conveniente invertir para hacer una empresa sólida para el futuro.
Para aquellos que pasan o van a pasar por un proceso similar, Saona tiene algunas recomendaciones.
Si ya tomaron la decisión de implementar un ERP traten de entender su negocio, documentar los procesos, y adaptar estos procesos al ERP que van a implementar; no traten de transformar el ERP. Deben además comprometer a la gente interna y externa a conformar un equipo único de trabajo; tener un cronograma para la implementación; y, por ultimo, generar válvulas de escape en caso de que el proyecto no les esté caminando. Si hay algo que se tiene que cambiar hay que hacerlo a tiempo, porque continuar sería más perjudicial, finaliza el ejecutivo.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú